Gestión de compras en el pequeño comercio. COMT0112. Álvaro Torres Rojas
3.1. Fase de planificación y presupuesto
En la fase de planificación se definen las primeras pautas, como que la cantidad de producto que se ha de comprar al proveedor satisfaga las necesidades de venta sin ser escaso (se agote antes de lo previsto), ni se exceda (quede stock en almacén sin vender hasta el punto que caduque, si es material perecedero, o pase de moda si no lo es), si permite cumplir los plazos de entrega, y los márgenes de beneficio que se pueden obtener, teniendo en cuenta el precio al que se adquiere el producto desde el proveedor y el que se ponga de venta al público.
Pero como es lógico, antes de producirse una venta, el comercio ha de disponer de productos necesarios para ello. Para esto debe quedar clara la filosofía empresarial, el nivel y tamaño del surtido a ofertar, y el stock necesario.
Basándose en esos datos, el comerciante debe establecer un presupuesto que equilibre en cierto modo la necesidad de productos a ofertar con el nivel de ventas esperado para recuperar esos beneficios que sirvan para obtener ganancias, pero también para afrontar los pagos a proveedores.
Este presupuesto debe ajustarse a criterios básicos tales como la previsión de productos necesarios a ofertar o stock (que ya se ha podido comprobar que nunca debe escatimarse ni por exceso ni por defecto), coste del producto y margen de beneficio, y programación de compras en función de si los productos tienen una mayor o menor salida en cuanto a línea temporal se refiere.
Evidentemente, para que esta primera fase tenga sentido, la siguiente fase en el ciclo de compras vendrá determinada por el tamaño del surtido necesario en cada comercio.
Cuando un local o establecimiento comercial es temático (por ejemplo una jabonería), se abastecerá de un mismo surtido de productos, pero cuando no lo es (por ejemplo un supermercado), el propietario necesitará abastecerse de un mayor surtido de productos para la obtención de beneficios, y probablemente, habrá de dirigirse a diferentes proveedores.
Definición
Surtido
Es el conjunto de artículos o productos que se consideran de la misma familia o de similares características.
Para controlar el nivel de surtido preciso se ha de tener en cuenta el número de existencias necesarias para ofertar en el punto de venta (estanterías, lineales, escaparates, etc.) y del stock preciso para la rotación de producto tanto en diferentes líneas o filas en sus estantes o lineales, como en almacén.
Se conoce como amplitud de surtido a la cantidad de familia de productos o surtido diferente que oferta cada comercio (ancho, si ofrece productos de muchos tipos como un supermercado, estrecho, si ofrece poca familia de productos como la jabonería antes indicada). De una mayor amplitud de surtido surge el término coherencia de surtido, debido a que cuando una serie de productos son complementarios o son coherentes entre sí (tornillos, tuercas y arandelas, por ejemplo) pueden estar relacionados con otra serie de productos temáticos (en este caso grifería, herramientas, demás utensilios de ferretería), o no, por ofertar una mayor amplitud de surtido (como ocurre en los hipermercados donde las secciones varían desde utensilios de cocina o mobiliario, a la alimentación o el ocio y electrodomésticos).
Actividades
5. Indicar qué diferencias claras se pueden hallar en la amplitud de surtido de un ultramarinos o pequeña tienda de comestibles de barrio frente a un supermercado o hipermercado de la zona.
6. Señalar en cuál de estos establecimientos puede existir una mayor coherencia de surtido y por qué. Razonar la respuesta.
Se conoce como profundidad del surtido, en cambio, a cuando se calcula el número de artículos que define esa amplitud de surtido, es decir, es un surtido profundo cuando se poseen diferentes marcas y tipos de productos similares de una familia de productos, y poco profundo, cuando no existe una amplia oferta donde elegir.
Aplicación práctica
Comienza la actividad de su empresa dedicada a los productos de librería y papelería. Comprobando un dossier de mercado que le han facilitado decide ajustar esos parámetros de venta de artículos con mejor salida comercial para establecer su planificación y presupuesto para el primer mes de apertura. Sin embargo, a solo dos semanas de la inauguración, un producto para el que había dedicado un limitado stock de margen, ya se ha agotado, no pudiéndolo ofrecer de nuevo hasta nueva reposición del mismo por parte del proveedor. ¿Qué ha podido fallar en la fase de planificación y presupuesto? ¿Supone este detalle una gran pérdida comercial?
SOLUCIÓN
Al comenzar de cero con una planificación puede ocurrir este tipo de imprevistos, muchas veces propiciados por una limitación de presupuesto, o como el caso mostrado, debido a tomar como referencia un dossier de ventas general o de otra localidad diferente. El comportamiento del mercado, la demanda y la tendencia de una zona a otra pueden variar considerablemente, por lo que en un proceso de apertura de nuevo comercio, y aunque en este caso se ha actuado correctamente con unos resultados de referencia, pueden alterarse los parámetros estimados.
No debe ocurrir nada grave ni tratarse de una pérdida inmediata de clientes si el hecho no es reiterado, ya que de repetirse en muchas ocasiones, el cliente quedará insatisfecho y optará por dirigirse a otro comercio de la competencia. Esta experiencia servirá para establecer nuevos presupuestos, nueva planificación de compras y número de stock y de existencias en almacén.
Las características de cada establecimiento o comercio definirán esta fase del proceso de compras. Una vez se ha estudiado el proceso y se han establecido los márgenes ideales de beneficio se procederá a la elección de proveedores.
3.2. Elección de proveedores
La elección de un proveedor u otro dependerá en gran parte de las decisiones que el dueño del pequeño comercio tome en función de criterios tan diversos como los económicos, afectivos, la experiencia, garantía, calidad o seriedad en el plazo de entrega.
Recuerde
Dependiendo de la propia idiosincrasia y forma de ser de cada propietario de comercio, este antepondrá un criterio u otro a la toma de decisiones en la elección de los proveedores.
Algunos se ceñirán en lo económico y en el margen de beneficios solamente, anteponiendo este criterio al de la calidad del servicio ofertado, otros preferirán anteponer calidad pese a no obtener mucho margen de ganancias, y otros se ceñirán a términos de garantía.
La garantía no es solo relativa a la capacidad de devolución de mercancía en mal estado o mal funcionamiento, o tiempo máximo de la devolución de los productos, sino que también va referida a las garantías que un proveedor ofrece sobre otro siguiendo un orden de características.
Un propietario de comercio con cierto vínculo amistoso o afectivo con un proveedor en concreto antepondrá esa confianza a otros términos como el económico o la calidad, un proveedor que garantiza el plazo de entrega quizá es más adecuado que otro mucho más económico pero inestable en ese sentido, o tal vez la experiencia