Gestión de compras en el pequeño comercio. COMT0112. Álvaro Torres Rojas
como fuere, el criterio de elección es mucho más abstracto de lo que en principio pueda parecer, y será un factor u otro, dependiendo de la propia forma de ser del propietario del pequeño comercio, el que incline la balanza en favor de uno u otro proveedor.
Aunque si algo es común a todo comerciante en este punto, es que siempre es preferible tener contacto con varios proveedores que con uno solo. La competencia, al igual que entre los diferentes empresarios del pequeño y mediano comercio, es igualmente favorable en este campo.
Sabía que...
Al existir competencia entre proveedores se suele favorecer la mejora de ofertas de unos frente a otros y servirá para obligar a que el cumplimiento en el plazo de entrega sea riguroso, ya que de no serlo, el propietario del comercio podría decantarse por otro proveedor de similares características.
3.3. Fase de producto, calidad e inspección de pedidos
En la fase producto, calidad e inspección de pedidos se comprobará que se han cumplido con las cantidades referidas por artículo solicitadas al proveedor, que estas se encuentran en condiciones de calidad, o que de no estarlo, este se hará cargo de devoluciones o reposiciones.
Pasado ese control de calidad de productos se puede finalmente poner el surtido a disposición del cliente en la zona de ventas. De la venta de los productos ofertados surgirán los beneficios, que por un lado permitirán realizar nuevos pedidos a proveedores, y por otro, deberán garantizar cierta ganancia al comerciante, por lo que es muy importante establecer correctamente el precio final del artículo ofertado.
Inspección y comprobación de pedidos
Muchos factores entran de nuevo en esta fase del ciclo de compras, ya que una mayor o menor venta de producto vendrá determinada en gran parte por la fidelidad de los clientes. Para ello se le debe garantizar un buen servicio, un trato cordial, y en caso de que las existencias sean limitadas, un correcto plazo de entrega que permita mantener la confianza de los mismos.
La última fase, lógica en cada cierre de ciclo, es el pago a los proveedores, ya que es una vez cerrado el proceso de compras cuando se comprueban las ganancias reales y totales del proceso comercial.
En la primera fase, de planificación y presupuesto, ya se deben haber establecido y pactado con los proveedores el plazo de pago por sus servicios y productos, los términos de pago y demás condiciones.
Solo al establecerse este pago se habrá cerrado el ciclo y se podrán comprobar los verdaderos beneficios que permitirán o no generar riqueza y volver a realizar pedidos a proveedores para continuar con la acción comercial.
4. Criterios de aprovisionamiento en el pequeño comercio
Se conoce como aprovisionamiento en el sector del pequeño comercio a la correcta y necesaria adquisición de productos en una lógica y razonable relación de cuantía económica con el mayorista que permita ofrecer tales artículos al cliente final en las condiciones más favorables y en el menor coste posible.
Los criterios de aprovisionamiento en el pequeño comercio derivan de tres factores principalmente: el nivel de compras, la gestión del stock y el almacenamiento de productos.
El nivel de compras vendrá definido por la propia filosofía empresarial y por su capacidad adquisitiva principalmente.
Evidentemente, a mayor número de ventas mayor será la necesidad de reposición y de aprovisionamiento de tales artículos en la zona de ventas. Para ello, el comercio debe garantizar unos beneficios, o al menos, unas condiciones de pago flexibles con los proveedores que lo abastecen para que esa relación comercial pueda continuar, y a su vez, seguir pudiendo ofertar tales productos para que la relación comercial se mantenga.
Existen artículos que tienen una rápida salida de ventas y requerirán mayor reposición, y por tanto, mayor existencia en stock y almacén, y otros con menor salida y que no se valdrán de un mayor aprovisionamiento.
De esos niveles de compra dependerán otros factores tan importantes como el propio aprovisionamiento, el nivel de stock o existencias de productos y el control del almacenamiento de los mismos.
Definición
Stock o existencias
Cantidades de producto que cada comercio tiene en sus instalaciones o almacenes.
4.1. Gestión del stock
En la gestión del stock o de existencias se debe cumplir la labor de controlar el número de artículos que cada comercio mantiene en sus instalaciones, y su necesidad.
Una de las prioridades en la gestión del stock es precisamente esta: saber definir la necesidad y cantidad de cada producto en dichas instalaciones, recordando que en el pequeño comercio no se suelen disponer de amplios espacios para el almacenaje de los mismos.
De hecho, se suele hacer un estudio pormenorizado de cada producto para definir cuál va a ser su stock de presentación, cuál será su stock de reserva y en qué medida se necesitará un stock de seguridad del mismo.
Se conoce como stock o existencias de presentación a la cantidad de productos de un tipo que se pueden ofertar al cliente en la zona de ventas, ya sean en zonas concretas del local, ciertos estantes o baldas, lineales, o en el mostrador de ventas.
Dependiendo de la situación donde se encuentren permitirán una mayor presentación y número de artículos, ya sea en diferentes filas o columnas (productos de similares características mostrados unos detrás de otros o unos sobre otros, horizontal o verticalmente).
Nota
Del propio comerciante dependerá la decisión de ofertar un mayor o menor número de productos en la zona de ventas, dependiendo normalmente de su mayor o menor salida comercial.
Eso sí, es importante recordar que la reposición de productos es completamente necesaria, por lo que siempre se ha de estar atento y no dejar ningún espacio vacío (ya sea zona, balda o estante) de productos, ya que la sensación de no tener existencias es igualmente perjudicial que si realmente no se dispone de stock suficiente para satisfacer la necesidad del cliente.
El stock de reserva es esa cantidad de cada producto que se mantiene en almacén para reponer la zona de ventas en previsión natural de rotación o salida de un producto en concreto.
Será también labor del comerciante el controlar la salida de cada producto para poder a su vez calcular la cantidad de productos de reserva que ha de tener en almacén para ir reponiendo la zona de ventas y que esta nunca quede desprovista o vacía de tal artículo.
Finalmente se conoce como stock de seguridad a aquellos productos que son adquiridos de más, pese a haberse realizado los cálculos de rotación correctamente, en previsión a posibles retrasos en la entrega de proveedores o una inesperada necesidad o demanda por parte de los clientes.
Este tipo de previsiones se suele tener en cuenta cuando el comerciante comprueba una buena salida de producto que pudiese desencadenar en una mayor demanda repentina por la atracción de