Gestión de compras en el pequeño comercio. COMT0112. Álvaro Torres Rojas
este ratio de reaprovisionamiento periódico se garantiza la existencia de mercancía en almacén, pero evidentemente variarán las cantidades a comprar cada vez, ya que al ser un control periódico (por ejemplo cada semana) las ventas son muy variables, por lo que a veces se exigirá un mayor número de mercancía y otras veces ni siquiera se hará un pedido por estar cubierto el stock.
Se conoce como ratio de cantidades a punto de pedido, cuando el comerciante, a sabiendas de la salida de un producto en concreto, establece un umbral de alerta o de seguridad para determinar una mayor demanda inesperada del mismo.
Esto es debido a que, pese a ser un producto con unas ventas y por tanto una salida comercial fija, ha tenido ciertas oscilaciones temporales en su ciclo de vida observadas por el comerciante. De este modo se establece un umbral de seguridad o alerta que determina hasta donde el stock permite seguir abasteciendo la demanda sin ser insuficiente, mientras se realiza un nuevo pedido que reponga tales cantidades.
El stock, al fin y al cabo, lo constituye el número de productos ofertados en el punto de venta, por lo que se considera stock de seguridad a la cantidad de productos de más que se solicita y almacena para poder hacer frente a tales posibles variaciones en la demanda.
Estas oscilaciones pueden ser previsibles y evitables gracias simplemente a la cautela comercial o por una experiencia anterior sufrida, pero son datos que se pueden obtener con la revisión de los índices de cobertura, de rotación, de rotura de stocks o de nivel de servicio.
6.1. Índice de cobertura
Como se ha podido comprobar, el número de unidades necesarias en stock y en almacén puede ser previsible simplemente con la observación continuada del comportamiento de los productos en el mercado.
De hecho, gracias a la experiencia se obtienen los datos relativos a la compra y venta de productos de mejor manera, ya que serán datos cuantitativos mucho más fiables que los que se dejan al azar o a la suposición, como son los estadísticos generales, menos útiles para el pequeño comercio donde los productos suelen tener otro ciclo de vida distinto.
El índice de cobertura es el que está más relacionado con la observación del comportamiento del producto en su zona de venta (estanterías, lineales, etc.) en cada pequeño comercio y con la experiencia del comerciante sobre cada uno de sus artículos ofertados, y que al fin al cabo, reflejará en gran medida la necesidad real de mercancía en stock de cada uno de los productos.
El índice de cobertura es una medida de tiempo que se refleja al determinar el número aproximado de días en que el producto puede estar ofrecido en zona de ventas (cubrir la demanda) sin necesidad de aumentar tal cantidad, o lo que es lo mismo, sin reponer todos esos productos una vez vendidos valiéndose solo con el stock disponible en zona de ventas.
De este modo se calcula qué cantidad es necesaria para cubrir esa demanda sin necesidad de recurrir al stock de seguridad o al que se encuentra en almacén.
Este índice es muy aconsejable en productos de baja rotación o poca salida comercial, y se centra más en los productos ofertados en zona de ventas, ya que estos (con baja salida) necesitarán de un menor número de unidades en almacén que otros con mayor rotación. La fórmula aplicable en este caso sería:
Índice de cobertura:
6.2. Índice de rotación
El índice de rotación cuantifica el número de unidades exactas que habría que mantener en existencias para poder satisfacer las necesidades de los demandantes sin dejar de ofrecer productos hasta un nuevo pedido, por lo que permite calcular (aumentando la cantidad en ciertas unidades más de las necesarias) hasta el stock de seguridad en cada producto concreto.
Nota
Cuando se habla de rotación en argot comercial, el concepto de cobertura se amplía en mayor grado, ya que se hace referencia al nivel de renovación de existencias totales, o lo que es lo mismo, cuántas veces es necesario reponer un producto en la zona de ventas con las existencias totales (stock y almacén) para determinar la cantidad aproximada de mercancía necesaria que hay que reservar en almacén para poder cubrir tal reposición.
Por lo que, aunque este índice se basa también en un control periódico o de tiempo, se centra más en la cantidad de producto de reserva, siendo una medida cuantitativa que se puede calcular de este modo:
Índice de rotación:
O a través de un cálculo que refleja el índice de rotación total del stock y almacén tomando como referencia el número de días que este puede cubrir por las existencias que en ese momento se tienen almacenadas en el comercio y que se refleja en la siguiente fórmula:
Índice de rotación:
6.3. Índice de rotura de stocks
Las fórmulas antes mencionadas permiten obtener resultados cuantitativos en relación a un espacio de tiempo en concreto, y de hecho son muy válidas ya que determinan los plazos de pedido y entrega en los que estaría cubierto el stock suficiente para soportar la demanda en un periodo de tiempo si las variables se mantienen.
Pero como ya se ha podido comprobar, no siempre se pueden predecir con estabilidad tales datos, ya que existe la posibilidad de que surjan ciertos imprevistos sociales como cambios políticos, crisis económicas, subidas de impuestos o modas y tendencias que hagan oscilar drásticamente esos datos obtenidos inesperadamente.
Con más frecuencia de lo habitual, lo que suele suceder es que el propietario del pequeño comercio haga caso omiso del control de existencias, o no lleve un control exhaustivo de cada uno de los productos, y haga los pedidos según le vaya pareciendo. Esto conlleva que se produzca el efecto denominado rotura de stock.
Cuando no se lleva un control del stock en el punto de venta, o incluso del almacén de existencias, puede ocurrir como consecuencia que se produzca esta rotura de stock o una reposición de productos mal gestionada. Es el resultado de no haber llevado un control de la salida de ciertos artículos y no se dispone de productos suficientes en existencia para poder cubrir la demanda de los clientes con inmediatez en ese periodo de tiempo específico.
Esta rotura de stock supone un impacto negativo en la percepción del cliente, quien debe esperar un tiempo (el tiempo estimado que la relación entre el proveedor de ese producto y el comercio tenga pactado para plazos de entrega, o bien por hacer un pedido de urgencia), que no siempre ha de respetar el demandante.
Importante
Es labor del comerciante mantener suficientes existencias como para cubrir una demanda, por lo que es muy probable que si la inmediatez de compra es necesaria, y no se tenga el producto demandado en ese momento, se haya perdido al cliente.
No es un problema cuando esto ocurre una sola vez, o si es solo un cliente el que se pierde por esa falta de control de existencias, sino cuando se convierte en una costumbre o en un hecho reiterado, ya que el pequeño comercio perderá más clientes, y estos a su vez, insatisfechos, harán uso del boca a boca entre amigos y familiares derivando en un problema mayor cuando el descontento generalizado empiece a suponer abandono de clientes que acaben por ocasionar pérdidas finales.