GABALs großer Methodenkoffer. Walter Simon
an der Situation orientieren, in der man sich befindet und künftig befinden wird. Das gilt sowohl intern für die Situation im eigenen Unternehmen als auch extern für das Umfeld des Unternehmens (Markt, Konkurrenz usw.). Diese Situation muss analysiert bzw. prognostiziert werden. Erst danach kann man Aktionen planen.
Alternativen auflisten
2. In jeder komplexen Situation sind mehrere Maßnahmen denkbar und möglich. Hierüber sollte man sich einen Überblick verschaffen. Zunächst einmal werden vorurteilslos alle möglichen Maßnahmen aufgelistet und damit der Handlungsspielraum abgesteckt. Solche Planalternativen sollten systematisch entwickelt werden, um möglichst nichts Wesentliches zu übersehen.
Alternativen bewerten
3. Danach werden die Alternativen bewertet. Man muss sich fragen, welche Vor- und Nachteile mit jeder einzelnen Alternative verbunden sind. Wie groß ist zum Beispiel die Wahrscheinlichkeit, mit den geplanten Maßnahmen tatsächlich die gesetzten Ziele zu erreichen? Welcher Aufwand steckt hinter den einzelnen Maßnahmen? Vertragen sich diese Maßnahmen mit anderen Plänen, oder führen sie zu Schwierigkeiten in anderen Bereichen?
Beste Alternative auswählen
4. Schließlich ist von den Alternativen die beste auszuwählen. Normalerweise wird man jetzt auch erst mit der Feinplanung beginnen. Da dieser Schritt mit viel Arbeit verbunden ist, wäre es nicht sinnvoll, schon in einer früheren Stufe, in der man sich noch nicht für eine der entwickelten Alternativen entschieden hat, damit anzufangen.
Stufe 3: Abweichungskontrolle und Plankorrektur
Plan überwachen
Mit der Planerstellung und mit der mehr oder minder genauen Ausführung ist die Planung nicht abgeschlossen. Planung muss überwacht und korrigiert werden. Zu starres Festhalten am Plan kann genauso falsch sein wie planloses Vorgehen. Andererseits zwingt aber nicht jede kleine Abweichung schon zur Plankorrektur. Eine völlige Deckung zwischen Soll und Ist lässt sich schwer erreichen.
Toleranzgrenzen im Blick haben
Man muss sich also überlegen, welche Abweichungen hinnehmbar sind. Erst wenn der Soll-Ist-Vergleich die vorgegebene Toleranz überschreitet, sind die Abweichungen zu analysieren, um Ansatzpunkte für Korrekturmaßnahmen zu finden.
Literatur
Robert Klein und Armin Scholl: Planung und Entscheidung. Konzepte, Modelle und Methoden einer modernen betriebswirtschaftlichen Entscheidungsanalyse. München: Vahlen 2004.
Rudolf Grünig und Richard Kühn: Methodik der strategischen Planung. Ein prozessorientierter Ansatz für Strategieplanungsprojekte. 3., überarb. Aufl. Bern: Haupt 2005.
Raimund Heuser, Frank Günther und Oliver Hatzfeld: Integrierte Planung mit SAP. Konzeption, Methodik, Vorgehen. Bonn: Galileo Press 2003.
Gerald Schwetje und Sam Vaseghi: Der Businessplan. Wie Sie Kapitalgeber überzeugen. Berlin: Springer 2004.
Jürgen Wiegand: Handbuch Planungserfolg. Methoden, Zusammenarbeit und Management als integraler Prozess. Zürich: VDF Hochschulverlag 2005.
2. Die ABC-Analyse und die Pareto-Analyse
Bei der ABC-Analyse und der Pareto-Analyse handelt es sich um einfache Hilfsmittel, mit denen im Rahmen der Planung Prioritäten gebildet werden können.
2.1 Die ABC-Analyse
Ursprung
Die ABC-Analyse wurde erstmals von der Firma General Electric angewendet und 1951 von H. Ford Dickie in einem Artikel öffentlichkeitswirksam beschrieben. Ursprünglich wurde sie eingesetzt, um die umsatzstärksten Produkte im Produktionsprogramm des Unternehmens zu ermitteln. Sie eignet sich aber auch für viele andere Aufgaben, zum Beispiel für die Lagerplanung (Ermittlung häufiger Zugriffszonen im Lager) oder die Qualitätssicherung (Erkennen häufigster Fehlerursachen und deren Beseitigung).
Vielfältig angewendet
Heute findet die ABC-Analyse aufgrund ihrer einfachen Anwendbarkeit und der Unabhängigkeit des zu untersuchenden Gegenstandes in vielen verschiedenen Gebieten Anwendung. So wird sie auch als persönliche Arbeitsmethodik zum Setzen von Prioritäten bei der Erledigung von Aufgaben im Berufs- und Privatleben genutzt. Daran orientiert sich das folgende Anwendungsbeispiel.
Konstante Verhältnisse
Die ABC-Analyse im Kontext persönlicher Arbeitsmethodik basiert auf der Erfahrung, dass die Anteile der wichtigen und weniger wichtigen Sachverhalte (zum Beispiel Aufgaben, Kunden oder Produkte) an der Gesamtmenge aller Sachverhalte im Allgemeinen jeweils in etwa konstant sind. So kann man zum Beispiel Arbeitsaufgaben oder Kundengruppen gemäß ihrer Wichtigkeit für das Erreichen eines Ziels in drei Klassen einteilen:
Am Wert orientieren
Die Zuweisung eines Zeitbudgets zur Erledigung von Aufgaben oder zur Akquisition von Kunden sollte sich an der Bedeutung und dem Wert orientieren, nicht aber am prozentualen Anteil an der Menge aller Aufgaben bzw. Kunden. Die ABC-Analyse dient dazu, die Zuweisung von Zeit zu den Aufgaben zu optimieren.
Wichtigkeit und Menge von Tätigkeiten
In der Literatur zum Thema „Zeitmanagement“ werden oft die folgenden Zahlen zugrunde gelegt, allerdings ohne die Quelle zu spezifizieren:
Weitere Aspekte
Im Berufsleben können außer der Wichtigkeit je nach Position weitere Aspekte berücksichtigt werden: