Clockwork: Damit dein Unternehmen läuft wie ein Uhrwerk. Mike Michalowicz
habe ich doch noch die Kurve gekriegt und bin für immer aus der Falle ausgestiegen. Ich habe damit angefangen, meinen Gewinn als erstes zu nehmen, wie ich es in Profit First beschreibe. Durch die Konzentration auf meine Top-Kunden wuchs mein Unternehmen schnell und organisch. Heute befinde ich mich auf der letzten Etappe, mein Leben zurückzuerobern, weil ich mein Unternehmen so konzipiert habe, dass es von selbst läuft. Du bist dabei, das Gleiche zu tun.
In Profit First habe ich einen kleinen Abschnitt geschrieben, der zum Ausgangspunkt dieses Buches wurde: „Nachhaltige Rentabilität basiert auf Effizienz. In einer Krise kannst Du nicht effizient werden. In der Krise rechtfertigen wir jede Art von Umsatz – unabhängig von den Ausgaben – sofort, selbst wenn wir dafür Steuern hinterziehen oder unsere Seele verkaufen. In der Krise wird die Überlebensfalle zu unserem modus operandi. Bis unsere Überlebensstrategien neue, noch schlimmere Krisen heraufbeschwören, die uns so erschrecken, dass wir künftig ordentlich wirtschaften oder – was häufiger passiert – die Brocken hinwerfen.“
Saß Celeste, die Besitzerin der Vorschule, die ich in der Einleitung erwähnt habe, in der Überlebensfalle? Auf jeden Fall. Sie hat die extreme Version der Falle erlebt. Vielleicht fühlst du dich in deiner Falle wohl. Vielleicht ist sie überschaubar. Vielleicht bist du stolz darauf, sie zu managen. Doch was macht das schon, wenn du immer noch in der Falle sitzt? Die Überlebensfalle ist es, die dich davon abhält, deine Vision zu verwirklichen und [27] kurz- oder langfristige Ziele zu erreichen. In gewisser Weise wissen wir das. Wir haben wegen des Fünfjahresplans ein schlechtes Gewissen, den wir uns seit sieben Jahren nicht mehr angesehen haben. Wir sehen, wie andere Unternehmen neue Initiativen oder Produkte einführen, die zu den aktuellen Trends passen, und wir fragen uns, woher sie die Zeit genommen haben, die Veränderungen in unserer Branche vorherzusagen und darauf zu reagieren. (Sie müssen Superkräfte haben, oder?) Wir wissen, dass wir bei der optimalen Nutzung von Innovationen in Technologie und Arbeitskultur im Hintertreffen sind. Und wir wissen, dass wir zu unseren visionären Wurzeln zurückkehren müssen, um unser Unternehmen auf die nächste Ebene zu bringen – zu den Ideen und Plänen und dem Herzen, das wir hatten, als wir unser Unternehmen gründeten.
Es ist schwer, der Überlebensfalle zu entkommen, denn dein Unternehmen zieht dich ständig in die Position zurück, es über Wasser halten zu müssen. Doch ich zeige dir, wie du der Falle dauerhaft entkommen kannst, indem du dein Unternehmen so einrichtest, dass es von selber läuft und dir die Freiheit lässt, nur das zu tun, was du willst, wann du willst. Lass uns also alles tun, um nichts mehr tun zu müssen, okay?
Die sieben Schritte des Clockwork-Systems
In den nächsten sieben Kapiteln gehen wir die Schritte durch, die du unternehmen musst, damit dein Unternehmen wie ein Uhrwerk laufen kann. Ein Schritt dauert möglicherweise länger als der andere, und du musst vielleicht von Zeit zu Zeit einen dieser Schritte optimieren. Dieser Prozess kann zwei Tage oder zwei Monate dauern, aber wenn du die Schritte befolgst, wirst du es schaffen.
Damit ein Unternehmen wachsen und seinen Kundenstamm bedienen kann, muss es Dinge erledigen. Dies ist der Doing-Teil (Tun) eines Unternehmens. Das Unternehmen muss auch seine Arbeiten so koordinieren, dass alle Mitarbeiter und Prozesse das Unternehmen in einer sich gegenseitig ergänzenden Dynamik voranbringen. Dies ist das Designing (Gestalten) eines Unternehmens. Während Menschen in deinem Team arbeiten, besteht die Kommunikation mit ihnen darin, Entscheidungen (Decisions) zu treffen und Aufgaben zu delegieren, die erfüllt werden müssen. Die Art und Weise, wie du die Zeit in deinem Unternehmens zwischen den Funktionen Doing (Tun), Deciding (Entscheiden), Delegating (Delegieren) und Designing (Gestalten) aufteilst, nenne ich den 4D-Mix. Diese Funktionen in [28] ein angemessenes Verhältnis zueinander zu bringen, ist entscheidend, um dein Unternehmen dahin zu bekommen, dass es sich selbst führt.
Die meisten Kleinunternehmen und KMUs verbringen zu viel Zeit mit dem Tun. Stell dir einen Solopreneur vor, der wie ein aufgescheuchtes Huhn kopflos umherläuft und alles macht, oder ein kleines Unternehmen, in dem alle, auch der Chef, wie verrückt arbeiten und keine Zeit mehr für das Planen haben. Das Ziel von Clockwork in deinem Unternehmen ist es, dich in den Designing-Modus (Gestalten) zu versetzen, um es so zu optimieren, dass es von selbst läuft, während andere Menschen oder Systeme sich um das Tun (Doing) kümmern. Um dies zu erreichen, müssen wir bei dir anfangen und uns klar werden, wie viel Zeit du im Doing-Modus verbringst: Und dafür müssen wir deinen 4D-Mix und den deines Unternehmens analysieren.
Wie bei jedem Problem und jeder Chance im Leben gilt, dass du deine Ausgangslage kennen musst, wenn du die Dinge verbessern willst. Sobald wir wissen, wo du stehst, unternehmen wir direkt gezielte und spezifische Schritte, um dein Unternehmen (und dich) dorthin zu bringen, wo du hinwillst.
Der 4D-Mix ist dann optimal, wenn das Unternehmen 80 Prozent seiner Zeit damit verbringt Dinge zu tun (Doing), 2 Prozent damit, Entscheidungen zu treffen (Deciding), 8 Prozent damit, Verantwortung zu delegieren (Delegating) und 10 Prozent für das Gestalten (Designing), mit dem Ziel, mehr Effizienz, bessere Ergebnisse und geringere Kosten zu haben. Unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter du hast, bleibt der optimale 4D-Mix immer gleich.
Hier sind die sieben Schritte, die dazu führen, dass sich dein Unternehmen selbst führt:
1. Analysiere den 4D-Mix – Lege die Benchmark-Level für die Mischung aus Tun, Entscheiden, Delegieren und Gestalten fest, mit der dein Unternehmen derzeit arbeitet. Ein Clockwork-Business findet eine gesunde Balance zwischen dem Erledigen der Arbeit, der Ressourcenverwaltung und der ständigen Prozessoptimierung. In der ersten Phase, in der wir dein Unternehmen dazu bringen möchten, von selbst zu laufen, machen wir eine einfache Zeitanalyse. So können wir erkennen, wie viel Zeit für jede der vier Kategorien aufgewendet wird. Und sobald wir das wissen, kannst du dein Unternehmen auf den optimalen 4D-Mix einstellen.
2. Bestimme die Rolle der [29] Bienenkönigin, die QBR – Identifiziere die Kernfunktion in deinem Unternehmen als entscheidenden Faktor für den Erfolg deines Unternehmens. In jedem Unternehmen gibt es eine einzige Funktion als wichtigste Voraussetzung für die Gesundheit des Unternehmens. Hier trifft die Einzigartigkeit deines Portfolios auf die größten Stärken deiner Mitarbeiter und von dir. Ich nenne es die Rolle der Bienenkönigin, die QBR (Queen Bee Role). Wenn diese Funktion auf Hochtouren läuft, floriert das Geschäft, und wenn sie gebremst oder gestoppt wird, leidet das gesamte Unternehmen. Jedes Unternehmen hat eine QBR. Du musst die QBR deines Unternehmens identifizieren und bestimmen; wenn du diese Leistung verbesserst, wird sich die Leistung deines gesamten Unternehmens steigern. Die QBR ist der „Erfolgsfaktor“ für dein Unternehmen, und du musst entscheiden, was genau das ist.
3. Schütze und erfülle die QBR – Versetze dein Team in die Lage, den größten Erfolgsfaktor deines Unternehmens zu beschützen und zu erfüllen. Die QBR ist eine so wichtige Rolle in deinem Unternehmen, dass jeder Mitarbeiter, auch wenn er selbst nicht die QBR ausfüllt, wissen muss, worin sie besteht und wie er sie schützt und sie unterstützt. In einem hocheffizienten Unternehmen hat die QBR immer Vorrang, und es gibt Systeme, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter und Ressourcen, die ihr dienen, nicht abgezogen werden. Nur wenn die QBR brummt, können alle im Unternehmen ihre eigene jeweils wichtigste Arbeit verrichten (ihren jeweils spezifischen Hauptjob).
4. Erfasse deine Systeme – Dokumentiere oder protokolliere die Prozesse, die du bereits installiert hast, damit dein Team die Arbeit so erledigt, wie du es dir wünschst. Auch wenn es nicht so aussieht, als ob du systematische Prozesse hättest, hast du sie. Tatsächlich verfügt jedes Unternehmen in jeder Phase über alle Systeme, die es braucht. Diese Systeme müssen lediglich erfasst, und dann abgeschafft, abgegeben und/oder abgespeckt werden. Jeder Unternehmer und Mitarbeiter hat die Möglichkeit, verschiedene Aufgaben auszuführen, doch oft sind sie undokumentiert und damit nicht leicht zu übertragen. Mit einer einfachen Auswertungs- und Erfassungsmethode kannst du diese Informationen problemlos an dein Team und Freelancer weitergeben. Hinweis: Du erstellst kein Handbuch. Sowohl das Erstellen als auch der Gebrauch von Handbüchern ist ineffizient und hat daher keinen Platz in einem Clockwork-Unternehmen.
5. Stell dein [30] Team optimal auf – Anpassen von Rollen und Verschieben von Ressourcen, um die Effizienz deines Unternehmens und die Qualität deines Portfolios zu maximieren. Unternehmen sind wie Organismen;