5 vor Geschäftsvorfälle erfassen und zu Abschlüssen führen. Martin Weber
Beleg
Im Rechnungswesen ist ein Beleg ein Dokument, das alle wesentlichen Daten eines Geschäftsvorfalls enthält. Es gilt der Grundsatz:
„Keine Buchung ohne Beleg.“
Belege können sowohl als Fremdbelege (z. B. Eingangsrechnungen, Quittungen über geleistete Barzahlungen, Handelsbriefe und Steuerbescheide) als auch als Eigenbelege (z. B. Ausgangsrechnungen, Quittungen über erhaltene Barzahlungen, Entnahmebelege in der Warenwirtschaft oder Buchungsbelege) vorhanden sein.
26Bilanz- und Ergebnisrechnung als Resultat der Buchführung:
Bilanz
Um die Übersicht über das Vermögen zu behalten, wird eine Bilanz aufgestellt. Sie stellt die Besitzposten den Schulden gegenüber und weist als Unterschiedsbetrag das Eigenkapital aus. Auf der linken Seite der Bilanz (Aktiva) werden die Besitzposten und auf der rechten Seite die Schuldposten (Passiva) ausgewiesen. Überwiegen die Besitzposten, wird auf der rechten Seite als Differenzposten das Eigenkapital ausgewiesen. Im Gegensatz zum Inventar enthält die Bilanz keine Angaben mehr über Mengen, Einzelbezeichnungen und Einzelpreise.
Darüber hinaus weist die Bilanz einige Sonderpositionen aus, die entweder der periodengerechten Gewinnermittlung (z. B. Rechnungsabgrenzungsposten) dienen oder aus besonderen Bilanzierungsgrundsätzen (z. B. Wertberichtigungen) resultieren.
Das Ergebnis des wirtschaftlichen Handelns wird in der Gewinn- und Verlustrechnung abgebildet. Hier werden die Aufwendungen den Erträgen der jeweiligen Periode gegenübergestellt.
27Merkmale eines Beleges:
Beleg-Mindestangaben
Wie unter Tz. 25 dargestellt können Belege sowohl in Form von Fremdbelegen als auch in Form von Eigenbelegen vorliegen. Ein Beleg sollte mindestens folgende Informationen enthalten:
 | Bezeichnung des ausstellenden Unternehmens | |||
| Art des Vorgangs (z. B. Lieferung oder Dienstleistung) | |||
| Datum des Vorgangs (z. B. Lieferung oder Materialentnahme) | |||
| Beträge (z. B. Einzelpreis, Gesamtsumme, Mehrwertsteuer, Preisnachlässe) | |||
| Unterschrift des Belegerstellers | |||
| Unterschrift des Mitarbeiters, der die Buchungsanweisung veranlasst hat | |||
| Kontierung | |||
| Datum der Erfassung in der Buchhaltung | |||
Bei Fremdbelegen sollte zusätzlich gewährleistet sein, dass die nach § 14 UStG erforderlichen Angaben vorhanden sind.
28Belegfluss im Unternehmen:
Belegfluss
Der Belegfluss ist eine Abbildung der im System aufeinander folgenden Belege, die direkt zu einem Geschäftsvorgang gehören. Die einzelnen Belege bilden hierbei Belegketten. So kann sich im Vertriebsbereich folgende Belegkette ergeben:
| 1. | Angebot an den Kunden | |||
| 2. | Auftrag des Kunden | |||
| 3. | Warenentnahme aus dem Lager | |||
| 4. | Lieferung an den Kunden | |||
| 5. | Rechnungsstellung | |||
| 6. | Zahlungseingang | |||
29Belegarchivierung:
Archivierung
Buchhaltungsbelege sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO). Der Buchführungspflichtige hat zu gewährleisten, dass die gespeicherten Buchungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Er muss die dafür erforderlichen Daten, Programme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte, bereitstellen. Auf Verlangen eines berechtigten Dritten (z. B. Finanzbehörde, Abschlussprüfer) hat er in angemessener Zeit die gespeicherten Buchungen lesbar zu machen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und auf Anforderung ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (Rn. 8.0 der Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. 11. 1995, BStBl 1995 I S. 738).30
doppelte Buchführung
Die Buchführungsverfahren werden in die einfache und die doppelte Buchführung unterteilt. Nachfolgend sind die entscheidenden Merkmale beider Verfahren dargestellt:
Lediglich die doppelte Buchführung erfüllt sämtliche Voraussetzungen einer handels- und steuerrechtlich ordnungsgemäßen Buchführung.
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Hauptabschlussübersicht
Die Hauptabschlussübersicht stellt die Entwicklung aller Sachkonten von der Eröffnungs- bis zur Schlussbilanz dar. Sie ist somit ein Überblick über alle Geschäftsvorfälle der Betrachtungsperiode. Die Hauptabschlussübersicht ist tabellarisch in Doppelspaltenform aufgebaut und hat von links nach rechts folgende Bestandteile:
| Eröffnungsbilanz (Anfangsbestände) | |||
| Umsatzbilanz (Verkehrswerte) | |||
| Summenbilanz (Summe von Eröffnungs- und Umsatzbilanz) | |||
| Saldenbilanz (Ausweis der Salden der Summenbilanz) | |||
| Umbuchungen | |||
| Vermögensbilanz (vorläufige Schlussbilanz) | |||
| Erfolgsbilanz (Gewinn- und Verlustrechnung) | |||
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Abschlussbuchungen
Zum Jahresabschluss muss eine Soll-Ist-Abstimmung zwischen den buchhalterisch ermittelten Kontenständen und den durch Inventur festgestellten Werten vorgenommen werden. Hieraus können sich dann Abschlussbuchungen ergeben. Weitere Abschlussbuchungen sind durch die Einstellung von Rückstellungen, Anpassung der Rechnungsabgrenzungen und durch Abschreibungen veranlasst. In der Praxis orientieren sich die Abschlussbuchungen anhand von Kontenplänen. Es kommen u. a. folgende Konten in Betracht (SKR 04):
| 1200 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | |||