5 vor Jahresabschluss. Martin Weber
entscheidend. Dies bedeutet, dass im Inventar ggf. nicht alle dem Kaufmann nach § 903 BGB gehörenden Vermögensgegenstände aufzunehmen, andererseits aber ihm zivilrechtlich nicht gehörende Vermögensgegenstände zu berücksichtigen sind.
25Begriffe Handelsbücher und Belege:
Handelsbücher
Der Franziskanermönch Luca Pacioli (Lucas de Burgo) verfasste um 1500 die erste Publikation zur doppelten Buchführung. Hierin beschrieb er das noch heute gebräuchliche System mit
 | Grundbuch | |||
| Das Grundbuch, auch Journal genannt, beinhaltet alle Buchungen in ihrer zeitlichen Abfolge. Das Kassenbuch gilt auch als Grundbuch, da es die baren Geschäftsvorfälle in chronologischer Abfolge enthält. | ||||
| Hauptbuch | |||
| Das Hauptbuch enthält entsprechend dem Kontenplan des Unternehmens sämtliche Konten der Finanzbuchhaltung. Es ist Grundlage für die Schlussbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung eines Geschäftsjahres. | ||||
| Nebenbücher | |||
| Die Informationen, die das Hauptbuch enthält, werden oftmals in Hilfs- und Nebenbüchern ergänzt. Beispiele für Nebenbücher sind Anlagenbücher, Lagerbücher, das Kontokorrentbuch (auch Geschäftsfreundebuch genannt), die Lohnbuchhaltung sowie Wechselbücher. | ||||
Beleg
Im Rechnungswesen ist ein Beleg ein Dokument, das alle wesentlichen Daten eines Geschäftsvorfalls enthält. Es gilt der Grundsatz:
„Keine Buchung ohne Beleg.“
Belege können sowohl als Fremdbelege (z. B. Eingangsrechnungen, Quittungen über geleistete Barzahlungen, Handelsbriefe und Steuerbescheide) als auch als Eigenbelege (z. B. Ausgangsrechnungen, Quittungen über erhaltene Barzahlungen, Entnahmebelege in der Warenwirtschaft oder Buchungsbelege) vorhanden sein.
26Bilanz- und Ergebnisrechnung als Resultat der Buchführung:
Bilanz
Um die Übersicht über das Vermögen zu behalten, wird eine Bilanz aufgestellt. Sie stellt die Besitzposten den Schulden gegenüber und weist als Unterschiedsbetrag das Eigenkapital aus. Auf der linken Seite der Bilanz (Aktiva) werden die Besitzposten und auf der rechten Seite die Schuldposten (Passiva) ausgewiesen. Überwiegen die Besitzposten, wird auf der rechten Seite als Differenzposten das Eigenkapital ausgewiesen. Im Gegensatz zum Inventar enthält die Bilanz keine Angaben mehr über Mengen, Einzelbezeichnungen und Einzelpreise.
Darüber hinaus weist die Bilanz einige Sonderpositionen aus, die entweder der periodengerechten Gewinnermittlung (z. B. Rechnungsabgrenzungsposten) dienen oder aus besonderen Bilanzierungsgrundsätzen (z. B. Wertberichtigungen) resultieren.
Das Ergebnis des wirtschaftlichen Handelns wird in der Gewinn- und Verlustrechnung abgebildet. Hier werden die Aufwendungen den Erträgen der jeweiligen Periode gegenübergestellt.
3. Grundzüge der Bilanzierung und Bewertung
3.1 Vorschriften zur Führung von Handelsbüchern und zur Aufstellung von Jahresabschlüssen
3.1.1 Vorschriften für alle Kaufleute
27
Vorschriften für alle Kaufleute
Im Folgenden werden die wichtigsten Buchführungsvorschriften, die für alle Kaufleute gelten, genannt:
| § 238 Abs. 1 Satz 2 HGB: Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann (siehe auch § 145 Abs. 1 AO). | |||
| § 238 Abs. 1 Satz 3 HGB: Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. | |||
| § 238 Abs. 2 HGB: Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten. | |||
| § 239 Abs. 1 HGB: Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen. | |||
| § 239 Abs. 2 HGB: Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (siehe auch § 146 Abs. 1 AO). | |||
| § 239 Abs. 3 HGB: Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind (siehe auch § 146 Abs. 4 AO). | |||
| § 239 Abs. 4 HGB: Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, (. . .). Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können (siehe auch § 146 Abs. 5 AO). (. . .) | |||
| § 244 HGB: Der Jahresabschluss ist in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen. | |||
| § 245 HGB: Der Jahresabschluss ist vom Kaufmann unter Angabe des Datums zu unterzeichnen. Sind mehrere persönlich haftende Gesellschafter vorhanden, so haben sie alle zu unterzeichnen. | |||
| § 143 Abs. 1 AO: Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen. | |||
| § 144 Abs. 1 AO: Gewerbliche Unternehmer, die nach der Art ihres Geschäftsbetriebs Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch als Hilfsstoffe liefern, müssen den erkennbar für diese Zwecke bestimmten Warenausgang gesondert aufzeichnen. | |||
| § 146 Abs. | |||