§ 146 Abs. 2 AO: Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind im Geltungsbereich dieses Gesetzes zu führen und aufzubewahren. (. . .)
§ 146 Abs. 3 AO: Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind in einer lebenden Sprache vorzunehmen. Wird eine andere als die deutsche Sprache verwendet, so kann die Finanzbehörde Übersetzungen verlangen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.
§ 22 Abs. 1 UStG: Der Unternehmer ist verpflichtet, zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung Aufzeichnungen zu machen.
3.1.2 Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften
28 Vorschriften für Kapitalgesellschaften§ 264 Abs. 2 HGB: Der Jahresabschluss der Kapitalgesellschaft hat unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Kapitalgesellschaft zu vermitteln. Führen besondere Umstände dazu, dass der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild im Sinne des Satzes 1 nicht vermittelt, so sind im Anhang zusätzliche Angaben zu machen.
§ 265 Abs. 2 HGB: In der Bilanz sowie in der Gewinn- und Verlustrechnung ist zu jedem Posten der entsprechende Betrag des vorhergehenden Geschäftsjahres anzugeben. Sind die Beträge nicht vergleichbar, so ist dies im Anhang anzugeben und zu erläutern. Wird der Vorjahresbetrag angepasst, so ist auch dies im Anhang anzugeben und zu erläutern.
§ 150 AktG: In der Bilanz des nach den §§ 242, 264 HGB aufzustellenden Jahresabschlusses ist eine gesetzliche Rücklage zu bilden.
§ 152 Abs. 1 AktG: Das Grundkapital ist in der Bilanz als gezeichnetes Kapital auszuweisen. Dabei ist der auf jede Aktiengattung entfallende Betrag des Grundkapitals gesondert anzugeben. Bedingtes Kapital ist mit dem Nennbetrag zu vermerken. Bestehen Mehrstimmrechtsaktien, so sind beim gezeichneten Kapital die Gesamtstimmenzahl der Mehrstimmrechtsaktien und die der übrigen Aktien zu vermerken.
§ 161 Abs. 1 AktG: Vorstand und Aufsichtsrat der börsennotierten Gesellschaft erklären jährlich, dass den vom Bundesministerium der Justiz im amtlichen Teil des elektronischen Bundesanzeigers bekannt gemachten Empfehlungen der „Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex“ entsprochen wurde und wird oder welche Empfehlungen nicht angewendet wurden oder werden und warum nicht. (. . .).
§ 41 GmbHG: Die Geschäftsführer sind verpflichtet, für die ordnungsmäßige Buchführung der Gesellschaft zu sorgen.
§ 43 Abs. 1 GmbHG: Die Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden.
3.1.3 Verstöße gegen die genannten Vorschriften
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Mängel der Buchführung
Liegen Verstöße gegen die genannten Anforderungen an das Rechnungswesen vor, wird in formelle, unwesentliche materielle und wesentliche materielle Mängel unterschieden:
Formelle Mängel: Das Durchstreichen bzw. das Überschreiben von Daten oder die Verwendung von gleichen Abkürzungen für verschiedene Sachverhalte führt zu formellen Mängeln. Durch diese wird das sachliche Ergebnis der Buchführung nicht beeinflusst.
Unwesentliche materielle Mängel: Werden Geschäftsvorfälle falsch oder unvollständig erfasst, können diese als unwesentlich eingestuft werden, wenn das Ergebnis der Buchhaltung hierdurch nicht wesentlich verzerrt wird. Diese Fehler müssen jedoch in einer nachfolgenden Buchungsperiode, spätestens im Jahresabschluss, korrigiert werden.
Wesentliche materielle Mängel: Wird beispielsweise im Jahresabschluss ein Vermögensgegenstand deutlich zu niedrig oder zu hoch ausgewiesen, liegt ein wesentlicher materieller Mangel vor.
3.2 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
3.2.1 Systematik, Begriff und Rechtsnatur der GoB
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GoB
Werden Bücher geführt bzw. bilanziert, sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu beachten. Der Begriff GoB ist ein unbestimmter Rechtsbegriff, der sich insbesondere in folgender Grundregel wieder findet:
„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB, § 145 Abs. 1 Satz 1 AO).“
Die wichtigsten GoB sind im Einzelnen:
Die Eintragungen müssen vollständig und lückenlos sein.
Belege dürfen nicht verändert werden.
Abkürzungen müssen eindeutig sein.
Kassenbewegungen sollen täglich aufgezeichnet werden. Außerdem sollte täglich ein Soll-/Ist-Abgleich des Kassenbestandes stattfinden.
Posten dürfen nicht saldiert werden.
Jeder Buchung muss ein Beleg zugeordnet werden können.
Jedem Beleg muss eine Buchung zugeordnet werden können.
Belege sind geordnet abzulegen.
Bei elektronischer Aufbewahrung müssen die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können. Die Datensicherheit muss gewährleistet sein.
