5 vor Jahresabschluss. Martin Weber
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Beginn der Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, bzw. die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO).
Dies bedeutet, dass die in 2015 erhaltenen Eingangsrechnungen bis zum 31. 12. 2025 und die für 2015 im Laufe des Jahres 2016 erstellte Bilanz bis zum 31. 12. 2026 aufzubewahren sind.
Fragen
1.) Nennen Sie drei wesentliche Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung.
Ermittlung des operativen Ergebnisses, Ermittlung der Selbstkosten und Kontrolle der Wirtschaftlichkeit (Tz. 36).
2.) Welche Kontrollen werden mittels des IKS durchgeführt (drei Nennungen)?
 | Überprüfung der Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten | |||
| manuelle Soll-Ist-Vergleiche | |||
| Einrichtung von programmierten Plausibilitätsprüfungen (Tz. 42). | |||
3.) Wie erfolgt die Ergebnisermittlung im Rahmen der doppelten Buchführung?
Die Ergebnisermittlung erfolgt durch Betriebsvermögensvergleich und Gewinn- und Verlustrechnung (Tz. 46).
4.) Wie lange sind Inventare aufzubewahren?
Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (Tz. 48).
5.) Wann dürfen die Buchhaltungsunterlagen für Dezember 2015 (Buchung im Februar 2016) vernichtet werden?
Die Unterlagen sind bis zum 31. 12. 2026 verpflichtend aufzubewahren (Tz. 49).
III. Kontenpläne aufbauen, einrichten und pflegen
1. Aufgaben und Funktionen des Kontenrahmens und Kontenplans
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Kontenrahmen
Die Zahlen, die die Buchführung liefert, sind oftmals eine wichtige Grundlage für unternehmerische Entscheidungen und Planungen. Es ist regelmäßig erforderlich, dass ein Vergleich mit den Zahlen früherer Perioden oder mit den Zahlen branchengleicher Betriebe vorgenommen wird. Um diese Vergleiche zu ermöglichen, ist ein allgemeingültiges, branchentypisches Ordnungsschema, das alle Konten beinhaltet, notwendig. Dieses Ordnungsschema ist der Kontenrahmen.51
Kontenplan
Aufgrund der Komplexität eines Kontenrahmens ist es unerlässlich, die unternehmensspezifischen Konten gesondert abzubilden. Aus diesem Grund wird aus dem Kontenrahmen der Kontenplan abgeleitet. Dort sind nur die Konten aufgeführt, die tatsächlich vom Unternehmen verwendet werden. Der Kontenplan ist im Gegensatz zum Kontenrahmen betriebsindividuell.
2. Aufbau und Systematik der Kontenrahmen
2.1 Kontenrahmen nach dem Abschlussgliederungsprinzip
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IKR
Zahlreiche Kontenrahmen sind nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut. Dies bedeutet, dass in der Geschäftsbuchführung die Konten entsprechend den Positionen der Bilanz (§ 266 HGB) bzw. der Gewinn- und Verlustrechnung (§ 275 HGB) geordnet sind. Ein Beispiel hierfür ist der Industriekontenrahmen (IKR):
ABB. 4: Industriekontenrahmen (IKR)
2.2 Kontenrahmen nach dem Prozessgliederungsprinzip
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GKR
Außerdem können Kontenrahmen nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut sein. Hierbei folgt die Gliederung dem Ablauf eines industriellen Produktionsprozesses. Aufgrund der engen Verzahnung der Finanzbuchhaltung als Grundlage für den Jahresabschluss mit der Betriebsbuchhaltung als Grundlage für Kontroll- und Planungszwecke wird dieser Kontenrahmen als Einkreissystem bezeichnet. Ein Beispiel für einen Kontenrahmen nach dem Prozessgliederungsprinzip ist der Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie (GKR):
ABB. 5: Gemeinschaftskontenrahmen (GKR)
2.3 Verschiedene Kontenrahmen
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DATEV-Kontenrahmen
In der Praxis orientieren sich die meisten Kontenrahmen an den von der DATEV eG entwickelten Standardkontenrahmen. Gängige Standardkontenrahmen sind:
| SKR 03: publizitätspflichtige Firmen – Prozessgliederungsprinzip | |||
| SKR 04: publizitätspflichtige Firmen – Abschlussgliederungsprinzip | |||
| SKR 14: Land- und Forstwirtschaft | |||
| SKR 30: Einzelhandelskontenrahmen | |||
| SKR 45: Heime und soziale Einrichtungen (Pflege-Buchführungsverordnung) | |||
| SKR 49: Vereinskontenrahmen | |||
| SKR 51: Kfz-Branche | |||
| SKR 70: Hotels und Gaststätten | |||
| SKR 80: Zahnärzte | |||
| SKR 81: Arztpraxen | |||
| SKR 99: Krankenhäuser (Krankenhaus-Buchführungsverordnung) | |||
3. Entwicklung eines unternehmensspezifischen Kontenplans aus einem allgemeinen Kontenrahmen
55Im Regelfall besteht ein Kontenrahmen aus zehn Kontenklassen (0-9), die sich in zehn Kontengruppen und diese wiederum in zehn Untergruppen (Kontenarten) unterteilen. Auf dieser Basis können die Unternehmen entsprechend ihrer Anforderungen ihren individuellen Kontenplan entwickeln. Dieser kann durchaus stark vom Einheitskontenrahmen abweichen.
4. Pflege und Neueinrichtung von Konten im Kontenplan des Unternehmens
56Die folgenden Beispiele zeigen anhand des