Управление проектами. Татьяна Зимнякова
анализ (или инициация) проекта – это фаза предварительного сбора и анализа информации о содержании и основных условиях реализации проекта.
Инициация проекта начинается с выявления его источника – проблемы или потребности в повседневной или профессиональной жизни людей. Примером проблемы может служить неудовлетворенность пользователей первоначальным дизайном приборной панели автомобиля из-за несоответствия эргономическим требованиям (к примеру, руль загораживает спидометр). Примером потребности является желание водителя иметь в автомобиле систему навигации.
В организации выявление проблем может осуществляться на уровне высшего руководства (при формировании стратегии фирмы или в ходе работы профессиональных консультантов, приглашенных руководством) или на уровне рядовых исполнителей и линейных менеджеров, если в организации создана система сбора информации о назревающих проблемах/потребностях, которая мотивирует сотрудников на постоянное улучшение работы компании. Существует несколько способов выявления проблем или потребностей, все они изучаются в рамках смежных управленческих дисциплин – общего менеджмента, маркетинга, социологии, теории статистики, финансового менеджмента и др.
Приведем несколько примеров таких методов:
Метод пяти почему. Этот метод похож на метод «дерева проблем», однако более прост в применении. Его автором считают Сакеши Тойода, основателя компании «Toyota motors». Суть метода состоит в том, чтобы, задав пять почему, сформулировать корневую проблему, а не бороться с ее последствиями.
Маркетинговые исследования проводятся для определения будущего спроса на новый продукт или создаваемый бизнес.
Бенчмаркинг помогает распознать проблему через сравнение показателей организации с данными организации-лидера или средними показателями в отрасли.
Методы опросных листов и интервью позволяют выявить источник проекта в общении с потребителями, работниками и другими целевыми группами.
Анализ финансово-хозяйственной деятельности компании позволяет выявить слабые звенья в организации.
Крайне важно доказать актуальность проекта с помощью одного или нескольких методов выявления проблем/потребностей, поскольку ресурсы организации ограничены и на них претендуют другие проекты. Упрощенно актуальность проекта отвечает на вопрос, зачем нужно реализовать проект. По итогам анализа проблемы/потребности уточняется содержание проекта – его предметная область. Предметной областью (содержанием) проекта является основной результат его реализации – новый мост, продукт, услуга, организационное изменение и др. Для уточнения содержания осуществляется сбор требований заинтересованных сторон проекта и создание на его основе описания содержания в виде технического задания, проектной документации строительного объекта, договора или соглашения и др.
Главный результат проекта формулируется в виде целей, удовлетворяющих критериям SMART:
● конкретная (specific) – дает четкое представление о