.
состоит работа по организации документов в пределах архивного фонда?
Построение архивного фонда организации осуществляется на основе классификационной схемы – систематизированного списка наименований структурных подразделений организации – фондообразователя, их функций и направлений деятельности.
Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенные в отдельную папку. Дела обычно формируются в процессе делопроизводства, и могут состоять как из нескольких документов, так и из одного документа внутри папки. В государственных и муниципальных архивах дела принято называть единицами хранения.
Вполне возможно, что на практике – например, при реорганизации учреждения – медицинскому архивариусу придется столкнуться с необходимостью проведения классификации дел в пределах архивного фонда – то есть, с проведением группировки дел внутри фонда в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.
Таким образом, комплекс работ по организации документов дел архивного фонда состоит из двух процессов:
– определение классификационных признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация);
– распределение дел в соответствии со схемой классификации (систематизация).
Каких правил следует придерживаться при разработке классификационной схемы?
Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является дело или единица хранения – совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации [15, п. 2.9].
Все дела должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов [15, п. 2.11].
Схема классификации дел архивного фонда – это систематизированный список наименований структурных подразделений организации – фондообразователя, его функций и направлений деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения документов и дел фонда по группам. Классификационная схема лежит в основе составления описи дел.
Дела внутри архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками [15, п. 2.11]:
– структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
– хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
– функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный