Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. Ирина Топчиева
характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях» 1 подраздел содержит должности руководителей, 2-ой – должности специалистов, 3-ий – должности других служащих (технических исполнителей). В Справочнике указаны следующие категории секретарей:
• Секретарь-машинистка;
• Секретарь-стенографистка;
• Секретарь незрячего специалиста;
• Секретарь руководителя;
• Корпоративный секретарь акционерного общества.
Необходимо подчеркнуть, что все категории секретарей, за исключением корпоративного секретаря акционерного общества, относятся к техническим исполнителям наряду с дежурным по комнате отдыха, этажу гостиницы, залу; операторам диспетчерской движения и погрузочно-разгрузочных работ; комендантом и т. д., поэтому проанализируем отдельно именно четыре вышеназванные категории.
Ко всем категориям секретарей, за исключением секретаря руководителя, предъявляются почти одинаковые требования к их образованию.
Для наглядности автор составил таблицу, обратимся к ней:
Таким образом, все категории секретарей, за исключением секретаря руководителя, могут иметь начальное профессиональное образование или среднее (полное) общее и специальную подготовку по установленной программе.
Секретарь руководителя должен иметь среднее профессиональное или высшее профессиональное образование.
Требования к статусу также не очень высоки: только секретарь руководителя, имеющий среднее профессиональное образование, должен иметь стаж работы по специальности не менее 2 лет, а секретарь незрячего специалиста при начальном профессиональном образовании – не менее 3 лет.
Требования к знаниям секретарей включают перечень нормативно-правовых актов, положений, инструкций, а также специальных знаний.
Все четыре категории секретарей должны знать:
1. Положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
2. Правила орфографии и пунктуации;
3. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами;
5. Основы организации труда;
6. Основы законодательства о труде;
7. Правила внутреннего трудового распорядка;
8. Правила и нормы охраны труда;
9. Машинопись (в том числе брайлевскую – секретарь незрячего специалиста);
10. Правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов (за исключением секретаря руководителя);
11. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (кроме секретаря незрячего специалиста).
Дополнительно к этому различные категории секретарей должны знать:
12. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений (кроме секретаря незрячего