Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. Ирина Топчиева
секретарей (значительно более многочисленная) не имеет соответственного нормативного оформления должности, т. к. основывается исключительно на практической деятельности.
Ко 2-ой группе секретарей относятся:
• Секретарь на телефоне;
• Технический секретарь;
• Секретарь приемной;
• Секретарь офиса;
• Секретарь-референт;
• Офис-менеджер;
• Секретарь коллегии.
Секретарь на телефоне выполняет технические функции, связанные с телефонным общением, он:
• Принимает заказы и сообщения;
• Дает необходимые справки о товарах и услугах, предоставляемых фирмой.
Технический секретарь также выполняет технические функции, т. к. работает с оргтехникой.
Секретарь приемной осуществляет бездокументную работу:
• Отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению;
• Осуществляет прием посетителей;
• Принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте.
Секретарь офиса осуществляет работу по документному и бездокументному обслуживанию руководства:
• Принимает и анализирует корреспонденцию;
• Готовит проекты документов и организует работу с ними;
• Выполняет поручения руководителя и его заместителей;
• Координирует работу офиса.
Как видно из перечисленных обязанностей, в его работе присутствует аналитическая функция.
Офис-менеджер наделен административными и хозяйственными функциями, он работает как с первым руководителем, так и со службами фирмы и сотрудниками, фактически является главным администратором, ему подчиняются секретари, водители и другой обслуживающий персонал.
Секретарь-референт – высококвалифицированный специалист, одна из основных его функций – реферирование, т. е. сбор, изучение, анализ информации, составление рефератов, отчетов, подготовка докладов. Требования, предъявляемые к секретарю-референту:
• Знание иностранного языка (одного и более);
• Ведение деловой переписки на иностранном языке;
• Аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с целью и задачами деятельности фирмы;
• Ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод.
В связи с этим встречается должность секретарь-переводчик. При этом к нему сохраняются традиционные требования:
• Быстро печатать;
• Правильно составлять и оформлять документы;
• Редактировать проекты;
• Рационально организовывать прием посетителей;
• Осуществлять телефонное обслуживание;
• Готовить и документировать совещания;
• Самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с указаниями руководителя.
Секретарь коллегии осуществляет организационные и технические функции, его обязанности закрепляют такие организационные