Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. Ирина Топчиева
документов, большая часть документов – организационных и распорядительных (стенограммы, положения, инструкции, правила, приказы, распоряжения и др.), подлежащих долговременному (свыше 10 лет) или постоянному хранению. Это требует от секретаря ответственного отношения к формированию дел для подготовки их к сдаче в архив, а следовательно, взаимодействию с архивом организации, учитывая то обстоятельство, что заведующий архивом или лицо, ответственное за него, одновременно является секретарем Экспертной комиссии.
Только в очень крупных организациях существуют протокольные отделы, части, сотрудники которых не только готовят проекты документов (стенограммы, протоколы заседаний), их регистрируют, но и отвечают за их сохранность в текущем делопроизводстве и подготовку для дальнейшего хранения в архиве.
Таким образом, складывается и плодотворно работает система служебных взаимоотношений, возникающих в процессе выполнения секретарем своих ежедневных функций.
Рабочий день секретаря, его должностные обязанности, выполняемые им виды работ во многом зависят от места работы секретаря.
Принято различать работу секретаря:
• в аппарате руководителя (секретариате);
• в структурном подразделении;
• в структуре службы ДОУ
Принятая в организации система делопроизводства также в значительной степени определяет «наполнение» рабочего дня секретаря.
Самой распространенной и характерной для крупных организаций является смешанная система делопроизводства, где имеется специальное структурное подразделение – служба ДОУ. При этом часть технологических операций с документами осуществляется в структурных подразделениях.
В таких организациях, как правило, создается секретариат, в составе которого работают секретари руководителя организации и его заместителей. Большую долю их служебной нагрузки составляет бездокументное обслуживание:
• организация рабочего дня руководителя;
• выполнение его заданий и поручений;
• сбор и обработка информации;
• подготовка рефератов, обзоров, докладов;
• прием посетителей;
• телефонные переговоры.
Секретари руководителей структурных подразделений, являясь работниками этих подразделений, главным образом осуществляют документное обслуживание, т. к. их руководители по роду своей деятельности и ранга не нуждаются в реферировании текстов, не ведут прием посетителей в строго установленные дни и часы и т. д. Секретари работают с документами, при этом, чем ниже уровень руководителя в организационной структуре учреждения, тем меньше бездокументного обслуживания в структуре работы его секретаря. Так, секретари мелких структурных подразделений (секторов, бюро и др.) являются делопроизводственными работниками, выполняют весь делопроизводственный цикл (от приема и первичной обработки до отправки и подготовки к архивному хранению).
Секретарь