Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. Ирина Топчиева
способности;
• Пунктуальность, т. е. точность, аккуратность;
• Умение хранить служебную тайну, т. к. секретарь владеет не предназначенной для распространения и обсуждения информацией;
• Умение предвидеть напряженную ситуацию и тщательно спланировать работу (действия) в этот момент.
К числу 2-х (личных) качеств относятся:
• Стрессоустойчивость, т. е. умение противостоять напряжению организма на неблагоприятные факторы, связанные в первую очередь с работой в приемной руководителя и ведением телефонных переговоров;
• Умение адаптироваться, т. е. быстро ориентироваться, приспосабливаться к меняющейся обстановке, быстро переключаться с одного вида работы на другой;
• Коммуникабельность – умение легко вступать в общение, налаживать деловые контакты;
• Аккуратность, т. е. склонность к порядку, опрятности, тщательности исполнения;
• Любезность, вежливость, доброжелательность, т. е. обходительность, учтивость, предупредительность, умение проявить доброе отношение, готовность к содействию благополучия, например, посетителей;
• Умение объективно оценивать себя и окружающих;
• Соответствующий деловой внешний вид;
• Стремление к самосовершенствованию, т. е. стремление становиться лучше, выработка в себе все больших достоинств;
• Обучаемость, т. е. способность усваивать какие-либо знания и приобретать соответствующие навыки, связанные в первую очередь с профессиональной деятельностью секретаря руководителя.
1. Что такое квалификационные характеристики, их назначение, структура, содержание?
2. Назовите две группы секретарей и укажите их различия.
3. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 1 группы.
4. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 2 группы.
5. Что понимается под «должностными обязанностями» работника?
6. Что такое «требования к квалификации»? Перечислите их различия в каждой категории секретарей.
7. Назовите и охарактеризуйте деловые качества секретаря.
8. Охарактеризуйте личные качества секретаря.
2.2. Функции и должностные обязанности секретаря в зависимости от категории секретарского обслуживания
Основные понятия: секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, технические функции, организационно-аналитические функции, самоактуализация секретаря.
Категория секретарского обслуживания определяет функции и должностные обязанности секретаря.
Для каждой из названных категорий характерны:
• Свои функции;
• Вытекающие из них должностные обязанности.
Несмотря на относительно одинаковые требования к квалификации секретарей и к тому, что должны знать все эти категории (за исключением корпоративного секретаря акционерного общества, относящегося к категории руководителей), их