Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича
використані для передавання інформації в суспільстві.
В Україні офіційно прийняті три визначення документа, зафіксовані в Державних стандартах (ДСТУ):
– ДСТУ 2392-94: «Документ – записана інформація, яку можуть розглядати як одиницю під час здійснення інформаційної діяльності»;
– ДСТУ 3017-95: «Документ – матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі та просторі»;
– ДСТУ 2732:2004: «Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі».
Відношення між різними значеннями документа будуються за принципом ієрархії – підпорядкування одного поняття іншому, де кожне ширше поглинає, уміщує менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття «документ» зумовлена практичними цілями визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Так, перше визначення документа обов’язкове для використання в усіх проявах нормативної документації: у довідковій, навчально-методичній і тій літературі, що належить до галузі інформації та документації. Друге значення документа вживають у сфері книговидавництва та книгорозповсюдження. Сфера використання третього визначення – діловодство й архівна справа.
У статті 1 Закону України «Про інформацію» йдеться, що документ – це матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.
Ми послуговуватимемося таким визначенням: документ (з лат. dоситепtит – повчальний приклад, спосіб ведення) – це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.
Як джерело та носії інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджують офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.
Головною складовою документа є інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передання під час комунікації. Інформація, що міститься в документі, має певну специфіку, яка виражається ось у чому:
1. Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.
2. Документ передбачає наявність семантичної (значеннєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Змістовність – одна з головних характерних ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може.
3. Інформацію передають дискретно, тобто як низку повідомлень.