Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича
єдності, а отже, й документа.
Документ – це система поглядів, ідей, принципів, що покладено в основу політичної діяльності окремої особи чи політичної організації. Ділова документація відображає характер суспільних відносин, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми.
У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна – документ зберігає інформацію.
До загальних функцій документа належить соціальна (документ є соціально значущим об’єктом), культурна (документ є засобом зв’язку між організаціями та суспільними структурами) та комунікативна (документ є засобом закріплення та передання культурних традицій). Загальні функції характерні для всіх документів незалежно від їх типу та виду.
На відміну від загальних, специфічні функції властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства.
Специфічними функціями документа є правова (документ є засобом закріплення та зміни правових норм і відносин у суспільстві), управлінська (документ виступає інструментом управління), історична (документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства). Сюди ж відносять і статистичну функцію, що виражається в здатності документа відображати кількісну характеристику інформації, бути засобом реєстрації та групування у формалізованому цифровому вираженні інформації, пов’язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації.
Документ має відповідати таким основним вимогам:
– його має видавати уповноважений орган або особа відповідно до її компетенції;
– не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;
– бути точним, достовірним і переконливим;
– бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;
– містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;
– бути придатним для тривалого зберігання.
Дотримання цих вимог у практичній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання та опрацювання, а також організувати чіткий контроль за проходженням і виконанням, налагодити нові ділові відносини та продемонструвати ступінь володіння навичками професійного спілкування. Правильно складений та оформлений документ є свідченням високого рівня культури його виконавця. Тому важливим і неодмінним складником фаховості майбутнього працівника будь-якого профілю є набуття вмінь та навичок роботи з документами.
Види документів
Відповідно до загальних ознак документи поділяють:
1. За способом фіксації інформації:
– письмові – рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної