Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича
першої особи).
Звичайно, зі стандартним текстом значно легше працювати: за даними інженерної психології такий текст сприймають у 8—10 разів швидше, ніж нестандартизований, отже, стандартизація мови ділових паперів ще й економічно вигідна. Тому стандартизацію мови документації слід розглядати як ефективний засіб скорочення надлишкової інформації, а також підвищення загальної культури ділового мовлення.
Вимоги до мови документа
Укладаючи документ, слід дотримувати певних вимог, що стосуються його мови, зокрема таких, як об’єктивність, логічна послідовність, ясність викладу і точність опису, переконливість, лаконічність, етикет ділових паперів, типізація мовних засобів, стандартизація мови ділових паперів, нормативність мовних засобів.
Об’єктивність змісту документа виявляється у формах вираження в ньому громадських інтересів. Ці форми повинні строго відповідати нормам державного адміністративного права. Найважливіші, найвідповідальніші документи завжди є предметом колегіального, колективного розгляду. Службові папери оформляють переважно від імені юридичної особи – установи або її структурного підрозділу, тому особистий момент в оцінці фактів, подій, виробничих ситуацій повинен бути зведений до мінімуму. Як відомо, більшість службових документів пишуть не від першої, а від третьої особи (при цьому зазвичай займенники замінюють іменниками: Інститут просить… Міністерство не заперечує… Заводові потрібні… Можлива й інша, теж беззайменникова конструкція: Просимо (Прошу)… та ін.).
Переважна форма оцінки ситуації у таких документах – це констатація дій підприємства, установи, організації, уже здійснених чи здійснюваних. Повної об’єктивності досягають високим ступенем безособовості, відсутністю будь-яких суб’єктивно-оцінних моментів у викладі (зокрема у доборі лексики, синтаксичній будові та ін.). Проте не слід звертатися до повного знеособлення всіх типів ділових документів (насамперед це стосується ділового листа). Таким чином, об’єктивність забезпечують точно винайденими пропорціями для кожного виду документів.
Логічна послідовність викладу особливо увиразнюється в тих видах ділових паперів, де зовсім виключають (або якнайретельніше уникають) суб’єктивні (експресивні, емоційні) елементи: вияви роздратування, незадоволення; привнесення особистого ставлення до справи чи до особи в текст документа тощо.
Ознаки логічної послідовності:
– тісний логічний зв’язок усіх компонентів документа;
– чітко виявлені причиново-наслідкові зв’язки між повідомлюваними фактами (ці зв’язки можуть виражатися як у межах одного речення, так і в межах усього документа, повним його текстом).
Крім причиново-наслідкових зв’язків, логічна послідовність ділового документа може реалізуватися й іншими типами зв’язків, зокрема через протиставлення (воно найчастіше виражається