Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича
так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.
Відмітка про засвідчення копії документа містить слова «Згідно з оригіналом», назву посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, дату засвідчення копії. Проставляють її нижче від реквізиту «Підпис»:
Згідно з оригіналом
Секретар
Підпис Ініціал(и), прізвище
26.06.2001
За потреби підпис особи, що засвідчує копію, можна засвідчувати печаткою.
Прізвище або прізвище, ім’я та по батькові виконавця документа й номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа:
Іваненко 556 07 24
або
Іваненко Петро Михайлович 556 07 24
Цей реквізит є обов’язковим на вихідних документах (листах, довідках, висновках).
Відмітку про виконання документа й направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова До справи, номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади й підпис виконавця:
До справи № 03-4
Відповідь надіслано 13.05.2001 № 03–12/113
Посада Ініціал(и), прізвище
14.05.2001
Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім’я файла та його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітка про надходження (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби – годину та хвилину) надходження документа й реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
Відмітку про надходження документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа. Відбиток штампа має містити назву організації, дату надходження документа та його індекс.
Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади». Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа має свій формуляр.
Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах.
Виділяють обов’язкові реквізити: назва документа, текст документа, дата і підпис.
Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу.
Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності