Сучасні ділові документи та папери. Як правильно оформити і підготувати. Зразки та приклади. Вікторія Садовнича
листі назву виду документа не зазначають.
Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік: 15.01.2001.
Дату дозволено оформлювати в послідовності: рік, місяць, число: 2001.01.15.
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року. У міжнародній практиці листування дату також зазначають словесно-цифровим способом.
Дати на певну тривалість події, заходу, роботи тощо зазначають у такий спосіб: 10–15.07.2009 (у межах одного місяця); з16.09 до 09.10.99 (протягом двох місяців, у межах одного року); на 07.12.99–07.04.2000 (протягом п’яти місяців, у межах двох років).
Роки, що не збігаються з календарними, слід подавати за таким шаблоном: 2013/14 бюджетний рік; 2014/15 навчальний рік.
Позначення десятиріч і сторіч слід подавати за таким шаблоном: у 60-ті роки XX ст.; у ХІ—XV сторіччях.
Коли визначають час за роком, слід користуватися Р. відмінком іменника, а не прийменником у (в). Наприклад: народився 1979р. (року)…; 1999р. (року) закінчив…, вступив…, була зарахована.
Для акта, протоколу датою є час здійснювання зафіксованих у них фактів або вчинків. Для звіту, інструкції, плану датою є день їх затвердження, датою наказу, листа – день написання. Розпорядчі документи набувають чинності в день одержання (ознайомлення) адресатом, якщо в документі не обумовлено інший термін.
На бланках дату ставлять у лівій верхній частині разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва.
Реєстраційний індекс документа є необхідним реквізитом, що дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук та обробку документа, його збереження й контроль виконання. Індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Так, наприклад, три пари арабських цифр індексу № 07–14/89 для вхідного документа означають:
07 – шифр структурного підрозділу автора документа;
14 – номер справи, де зберігається копія вихідного документа (за номенклатурою для підрозділу);
89 – порядковий реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.
Літери ВК, що можуть стояти через дефіс після реєстраційного індекса наказу, означають, що його видав відділ кадрів.
Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.
Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.
Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який