Günter, der innere Schweinehund, geht ins Büro. Stefan Fradrich
– bis spät in den Abend!« Aha, Günter verklärt die alten Zeiten. »Überhaupt nicht! Aber: Der Chef hat immer Vorrang, das Telefon darf maximal dreimal klingeln und E-Mails müssen sofort beantwortet werden. Zwischendrin muss man auch noch am Kopierer einen Großauftrag starten und ständig darauf achten, dass einem andere nicht den Job streitig machen!«
Hoppla, Günter, immer langsam! Das klingt ja nach Horror ohne Ende. Hat da der Schweinehund vielleicht ein paar Denkfehler zwischen den Hängeohren?
Nun mal der Reihe nach: Welche Aufgaben gibt es überhaupt im Büro? Nehmen wir das klassische Sekretariat: Das muss die Post bearbeiten, Termine klären, Diktate abschreiben und Ablagen erledigen, Protokolle schreiben und das Büromaterial verwalten. Dazu kommen dann noch ein paar Extraaufgaben wie Konferenzen und Veranstaltungen organisieren, Reisen planen und Besucher betreuen, den Chef beraten und manchmal auch vertreten und schließlich noch die Datenbank pflegen. Das müsste doch auch ohne Chaos zu schaffen sein …
6. Ein Job für Profis
Das Anforderungsprofil ist meist so vielfältig wie die Aufgaben im Büro.
»Puh, ganz schön viel!«, seufzt Günter. Nicht so schnell, Schweinehund! Da fehlt sogar noch was im Anforderungsprofil für professionelle Büroschweinehunde: Organisationstalent, Selbstständigkeit, gute Kenntnisse der deutschen Sprache, Führungsqualitäten, Motivations- und Teamfähigkeit, Verhandlungsgeschick, Einfühlungsvermögen und Durchsetzungskraft, hohe Leistungsbereitschaft, Kenntnis von Aufgaben und Verantwortungsbereich des Vorgesetzten und der Abteilung, sicherer Umgang mit Telefon, Fax und Computer, Marketing- und Branchenkenntnisse, Toleranz und Einfühlungsvermögen, unternehmerisches Denken, Kritikfähigkeit, Verantwortungsbereitschaft und -bewusstsein, Belastbarkeit, Konfliktlösungskompetenz, Kompromissfähigkeit, schnelle Auffassungsgabe, vorausschauende Handlungsorientierung, Pünktlichkeit, Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit, Unbestechlichkeit, Solidität, das richtige Auftreten, ein gepflegtes Outfit, Menschenkenntnis, Pflichtgefühl, Anpassungsfähigkeit, Taktgefühl und Umsicht, psychologisches Geschick und emotionale Intelligenz.
»Jetzt hör schon auf, mir schwirrt der Kopf!« Keine Sorge, Günter, alles machbar.
7. Anspruchsvoll – aber machbar
Büroschweinehunde und Assistenten assistieren – dem Betriebsablauf und dem Chef.
Bringen wir es mal auf den Punkt: Büroschweinehunde von heute halten den Laden am Laufen und unterstützen die Vorgesetzten bei der täglichen Arbeit. Sie denken immer einen Schritt voraus, haben wichtige Termine im Kopf. Sie organisieren große Projekte und haben auch kleinere Aufgaben im Griff. Sie sind Ansprechpartner für Chefs, Kollegen, Besucher und Kunden. Computer, Telefon und Fax, Ordner, Mappen und ein Terminkalender sind ihr unerlässliches Handwerkszeug.
»Das klingt nach einem Wunderwesen mit mindestens zwei Köpfen und vier Armen.« Keine Sorge, Günter! Bei der alltäglichen Arbeit helfen Regeln. Wer die kennt und beachtet, kriegt alles bestens in den Griff. Was dir hilft, ist eine klare Prioritätensetzung und genaueste Planung: Was wird wann wie und von wem erledigt?
Natürlich ist der Chef dabei ein wichtiger Ansprechpartner. Und natürlich gibt es auch immer wieder Tage mit riesigen Aufgabenbergen. Aber genau dafür braucht man ja die ganzen guten Tricks. Dann klappt es viel besser: Die Besucher fühlen sich wohl und umsorgt, ein Telefonklingeln bringt nicht alles durcheinander, der Großauftrag wird pünktlich erledigt – und der Chef ist zufrieden.
8. Home-Office: gleiche Aufgaben – gleiche Tipps
Einfache Tricks sorgen für gute Arbeit und einen leeren Schreibtisch – zu Hause und im Büro.
»Aber das alles gilt ja wohl nur, wenn man im Unternehmen arbeitet! Besser also, ich steige um auf ein Home-Office. Dann hab ich es ruhiger.« Sicher, Günter? Oder glaubst du nicht, dass auch zu Hause viel Disziplin angesagt ist? Sonst locken schließlich Freibad, Gartenarbeit und Haushaltspflichten. Dabei ist ein Büro immer ein Büro – egal, wo der Schreibtisch steht. Die Arbeit muss pünktlich erledigt sein.
Keine Sorge, Günter! Auch zu Hause kann dir die richtige Arbeitsweise helfen – sogar in deinem privaten Alltag: Schließlich bekommen wir auch da Post, sammeln wichtige Unterlagen und müssen uns ständig organisieren. Da kommen ein paar Organisationstipps doch gerade recht, oder?!
»Und wie ist das, wenn ich eine Chefin habe? Funktionieren die Tricks dann auch?« Klar, Günter! Alles ist für jeden überall anwendbar: für Office-Managerinnen und Office-Manager, Assistentinnen und Assistenten, Chefinnen und Chefs – zu Hause und im Büro.
9. Warum der Kaffee so wichtig ist
Die Kaffeepause – sie schafft Atmosphäre im stressigen Büroalltag!
»Klingt gut! Ich hol mir trotzdem erst einmal eine Tasse Kaffee!« Gutes Stichwort, Günter. Die Tasse Kaffee für den Chef ist für viele Assistentinnen eine lästige Pflicht! »Na logo – als Office-Managerin hat man ja schließlich anderes zu tun! Soll doch der Azubi mit der Tasse durch die Flure wackeln!«
Wie wäre es mit einem gedanklichen Richtungswechsel, Günter? Dieses »Kaffeeritual« kann mehr: Bei einer Tasse Kaffee können Visionen für neue Projekte entstehen, man kann sich austauschen oder einfach nur mal plaudern. Kurz gesagt: Pause vom Büroalltag für dich und Chef oder Chefin! Denn: Auch Chefs sind Menschen, die nicht nur für ihre Arbeit leben. Nimm dir also selbst auch eine Tasse und gönne dir diese zehn Minuten. So erfährst du, warum deine Chefin heute Morgen so gute Laune hatte oder wer der neue Kunde ist.
»Plaudern, plaudern! Meine Chefin will, dass ich arbeite!« Günter hat es noch nicht begriffen! Also noch mal: Chefs brauchen Menschen in ihrem Vorzimmer. Partner, auf die sie sich verlassen können. Helfer, die selbstständig ihre Aufgaben erledigen. Leute, die wissen, was gerade notwendig ist – und sei es nur die Tasse Kaffee!
10. Wissensspeicher
Arbeitsplatzhandbuch – ein schneller Ratgeber für alle Fälle.
Aber nicht nur die Kaffeepause ist wichtig. Noch etwas macht die Arbeit im Büro auf einfachste Weise viel leichter. »Ehrlich? Hast du einen Geheimtipp auf Lager?« Ja, er heißt Arbeitsplatzhandbuch. »Wie? Ein dickes Buch? Ein fetter Theorie-Schinken zur Deko im Bücherregal? Nö, das lese ich nicht!« Musst du auch nicht, Günter. Erstens gibt es dieses Arbeitsplatzhandbuch gar nicht zu kaufen. Zweitens stehen da nur Sachen drin, die für dich am Arbeitsplatz wirklich sinnvoll sind. Und drittens machst du dir dieses Handbuch selbst! »Nie im Leben – ich habe schon genug zu tun!«, wehrt sich Günter – leider mal wieder etwas zu früh.
Du sollst keinen Roman schreiben, sondern einfach nur auf Blättern notieren, was für dich selbstverständlich ist, aber deine Kollegen nicht wissen. Diese Zettel heftest du dann in einen Ordner mit alphabetischem Register. Und ganz vorne gibt es eine Liste mit Stichworten, was alles enthalten ist. Das ist dein Arbeitsplatzhandbuch. Und so findet deine Urlaubsvertretung unter B wie Büroartikel deine bevorzugten Lieferanten, eine Aufstellung darüber, wie du es mit dem Vorrat hältst, und auch die Kundennummer bei den verschiedenen Anbietern. Oder das Stichwort »Korrespondenz« gibt Hinweise, wo du Layoutvorlagen für Briefe oder Mails abgespeichert hast. So einfach ist das!
11. Themen von A bis Z
Kleine Hilfen für den Alltag? Mitschreiben