Günter, der innere Schweinehund, geht ins Büro. Stefan Fradrich
23. »Sie haben Post!«
Auf den Punkt gebracht: Auch für E-Mails gelten Höflichkeit und guter Schreibstil.
»Zum Glück geht das bei E-Mails alles viel schneller: tippen, Anhänge ergänzen, klick und weg!« Das stimmt allerdings. E-Mails sind der schnellste Weg, um Informationen weiterzugeben.
Trotzdem nun ein paar wichtige Knigge-Tipps für elektronische Post: In der Kürze liegt die Würze. Beschränke dich auf das Wesentliche! Überlange Mails werden ungern bearbeitet. Verwende aussagekräftige Betreffzeilen! Es macht den Empfänger auf den Inhalt aufmerksam. Und deine Mail wird bestimmt gelesen. Lösche die ursprüngliche Nachricht oder reduziere sie auf das Wesentliche, wenn du nur auf eine E-Mail antwortest. Achte auf einen guten Schreibstil! Der Umgangston kann zwar etwas lockerer sein als beim Brief, aber schlampig verfasste Nachrichten hinterlassen einen schlechten Eindruck. Versende nur Texte, die du auch auf eine Postkarte schreiben würdest!
Arbeitgeber haben übrigens das Recht, während der Arbeitszeit versandte Mails zu kontrollieren. »Hm, also keine Witzesammlung über den Büro-PC versenden?« Nein, Günter, das solltest du bleiben lassen. Lass dir solche E-Mails am besten an ein privates E-Mail-Postfach senden.
24. E-Mail-Knigge
E-Mails nicht überfrachten! Das überfordert.
»Und wenn ich wichtige Informationen weitergeben muss, die vertraulich sind?« Dann solltest du ganz auf den Versand per E-Mail verzichten – es sei denn, alle Partner verfügen über sichere Verschlüsselungssysteme. Ein persönliches Gespräch oder ein Telefonat ist sicher die bessere Lösung.
Verzichte auch unbedingt auf blinkende Hintergründe und aufwendig gestaltete Texte! Manche E-Mail-Programme verarbeiten das zu wilden Hieroglyphen. Chaos statt Text – muss nicht sein! Überlade deine E-Mails auch nicht mit übergroßen Anhängen! Das verzögert den Versand und Empfang. Kündige solche Mails am besten an und verteile umfangreiche Daten auf mehrere Mails! Und: Es ist schlicht unhöflich, in einer Geschäfts-E-Mail auf die Groß- und Kleinschreibung zu verzichten!
»Schon gut, dann entferne ich das Feuerwerkbriefpapier eben wieder und versende meine Urlaubsbilder auf CD-ROM!« Kluge Idee, Schweinehund.
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