Günter, der innere Schweinehund, geht ins Büro. Stefan Fradrich
die Raumausstattung. Außerdem: Verzieh dich fürs Plaudern mit Kollegen in die Cafeteria.
Na, Günter? Lässt sich davon etwas bei dir umsetzen? »Ich glaub’ schon …«
17. Morgenstund’ hat Gold im Mund?
Lerche oder Eule? Unsere innere Uhr lässt sich nicht so einfach abstellen.
»Gutes Licht, Bilder, ausreichend Platz – alles schön und gut. Aber richtig konzentrieren kann ich mich sowieso erst am späten Vormittag. Am liebsten würde ich erst um 10 Uhr ins Büro kommen und dafür am Nachmittag länger bleiben.« Günter, du bist wohl ein Langschläfer-Schweinehund? Keine Sorge, damit bist du nicht alleine! »Tatsächlich?«
Sogenannte Chronobiologen sind Wissenschaftler, die erforschen, wie unsere innere Uhr tickt. Sie beachten dabei unseren Stoffwechsel, die Organtätigkeit und die Konzentrationsfähigkeit. Und dabei haben sie zwei Typen identifiziert. Günter, der Langschläfer, zählt zum Typ »Eule«: Solche kommen morgens nur langsam in die Gänge, sind aber dann bis Mittag sehr kreativ. Nun folgt zwar ein kleines Tief, aber ab Nachmittag bis in die späten Abendstunden sprühen diese Menschen noch einmal vor Energie. »Und die Frühaufsteher?«, will Günter wissen. Die werden »Lerchen« genannt. Sie sind schon in den frühen Morgenstunden topfit und schaffen bis zum Mittag auch einiges weg. Dann aber schließt sich ein längeres Mittagstief an. Erst am späteren Nachmittag starten diese Menschen noch einmal kurz durch. Trotzdem lassen Lerchen den Tag deutlich früher ausklingen als Eulen.
»Ich komme also künftig später zur Arbeit, bin aber dafür viel schneller – und gehe etwas später heim!« Aha, Günter bastelt an einem neuen Arbeitszeitmodell.
18. Der persönliche Takt
Hochs und Tiefs sinnvoll ausfüllen, dann klappt es mit der inneren Uhr.
Unser Büroschweinehund hat wohl ganz vergessen, dass sich Arbeitszeiten nur selten dem eigenen Rhythmus anpassen. »Aber was soll ich denn tun? Jeden Morgen gleich zwei Liter Kaffee in mich reinschütten?« Nein, Günter, das natürlich nicht.
Beobachte dich mal für eine Woche ganz genau. Wann bist du hellwach? Und wann hast du dein Tief? Routineaufgaben, die nur wenig Konzentration von dir verlangen, erledigst du am besten in diesen Tiefphasen. Beispielsweise die Post öffnen, den Vorrat an Büromaterial überprüfen oder Akten ablegen und Kopien machen. Du kannst diese Zeit auch zur Lesestunde für Fachzeitschriften oder zum Erledigen von kurzen E-Mails nutzen.
Wenn deinem Geist dann Flügel wachsen, solltest du dich an die komplizierten Aufgaben machen. Zum Beispiel eine Präsentation ausarbeiten, Pläne für das Firmenjubiläum schmieden, aufwendigen Schriftverkehr erledigen oder ein entscheidendes Telefonat führen. Auch wichtige Termine legst du am besten in diese Hochphase. »Aha, ich plane mir also den Tag meinem Rhythmus entsprechend?« Genau, Günter.
19. Wenn der Postmann klingelt
Posteingang – querlesen, dann wegwerfen, weiterleiten oder selbst erledigen.
»Aber wenn ich dann meinen Rhythmus gefunden habe, bleibt immer noch das Problem, dass alles viel zu lange dauert. Allein die Post zu öffnen, kostet mich viel Zeit.« Leider, Günter, ist das so. Doch es führt kein Weg daran vorbei: Was im Posteingang liegt, muss bearbeitet werden. Heute! »Briefe, Dokumente, E-Mails oder Faxe. Man ertrinkt noch in dieser Informationsflut!« Keine Panik, Günter! Mit der Fünf-Minuten-Methode hast du alles im Griff. »Fünf-Minuten-Methode?«
Pass mal auf: Für jedes Dokument nimmst du dir maximal fünf Minuten Zeit, um es grob zu überfliegen und dann sofort zu entscheiden, ob du es wegwirfst, weiterleitest oder selbst bearbeitest. Dabei hilft dir ein kleines Frage-Antwort-Spiel: Ist das Dokument nützlich? Nein? Weg damit! Ja? Für wen? Für andere? Weiterleiten! Für die Chefin oder den Chef? Behalten und ab in die Postmappe! Ist in dem Schreiben ein Termin genannt? Ja? Im Kalender vermerken und ab in die Postmappe! Muss auf den Inhalt reagiert werden? Ja? Eilt es? Sofort mit der Chefin oder dem Chef besprechen! Eilt nicht? Das Dokument wandert in die Wiedervorlage! Auf den Inhalt muss nicht reagiert werden? Gibt es dann gesetzliche Aufbewahrungsfristen? Ja? Ablage! Nein? Dann in den Papierkorb damit! Wird das Dokument dennoch intern aufbewahrt? Ja? Ablage!
20. Aufbewahren oder wegwerfen?
Vier Wertstufen für die Aufbewahrung – was wirklich wichtig ist, kommt ins Archiv.
»Puh! Für all diese Dokumente brauchst du ziemlich viele Ordner!« Klar, man muss ja auch nicht alles aufbewahren. Dafür gibt es sogenannte Wertstufen bei Dokumenten. Sie erleichtern die Entscheidung, wie lange etwas archiviert wird.
Dokumente mit Tageswert wie Zeitungen, Notizzettel oder unverlangte Angebote werden gelesen, erledigt und dann weggeworfen oder weitergeleitet. Angebote, Bewerbungsunterlagen, Fahrpläne oder Preislisten sind an eine bestimmte Frist gebunden. Vernichtungs- oder Rücksendetermin festlegen und ab damit in die Wiedervorlage! Unterlagen mit Gesetzeswert dokumentieren lückenlos die Handels- und Geschäftsvorgänge. Sie werden sechs Jahre (Unterlagen mit Bedeutung für das Steuerrecht) beziehungsweise zehn Jahre (Geschäftsbücher und Bilanzen, Journale, Aufzeichnungen, Inventare) aufbewahrt. Dauerwert besitzen Unterlagen über den Betrieb, seine juristischen Grundlagen und seine Entwicklung wie der Gesellschaftervertrag, die Patentschriften oder Grundstücksunterlagen. Sie werden dauerhaft aufbewahrt und gehören in ein sicheres, separates Archiv.
»Okay verstanden: aufbewahren, Papierkorb, aufbewahren, Papierkorb … Ich fange gleich mal mit diesem Stapel hier an!«
21. Postmappe – kompakt und komplett
Aus dem Poststapel wird eine komplette Infomappe.
»So, jetzt steckt die gesamte Post von heute in einer Mappe. Der Eingangsstempel ist drauf. Also ab damit zum Boss!« Halt, Günter! Einfach Umschlag aufreißen, abstempeln und abliefern – so läuft das nicht. Die Chefin oder der Chef muss sich die Zeit noch viel besser einteilen als du. Du hilfst dabei, wenn du die Unterlagen so vorbereitest, dass sie oder er sich schnell einen Überblick verschaffen kann: Füge zu den Schriftstücken schon vorhandene Unterlagen hinzu. Ergänzende Informationen – zum Beispiel aus einem Telefonat – kannst du auf einer Haftnotiz festhalten. Zu einem eingehenden Auftrag ergänzt du auch das Angebot deiner Firma. Rechnungen werden mit Bestellungen verglichen und abgezeichnet. Wenn die Chefin oder der Chef einverstanden ist, kannst du wichtige Stellen im Brief schon vorab markieren. Fachzeitschriften blätterst du grob durch, interessante Artikel werden mit einer Haftnotiz gekennzeichnet.
»So wird die Postmappe ja zu einem richtigen Arbeitshandbuch.« Genau, Günter, gut erkannt!
22. Ab die Post
Alles drin? Dann geht die Post wirklich ab!
»Zum Glück musst ich beim Versand ja nur dafür sorgen, dass alles rechtzeitig zur Post kommt.« Na, Günter, wieder mal nur den Feierabend im Sinn? Nimm dir für den Postversand ein wenig mehr Zeit und du sparst dir aufwendige Nachsendungen: Du prüfst, ob alle ergänzenden Unterlagen tatsächlich beigefügt sind. Stimmen Name und Anschrift – auch bei der Anrede? Doktortitel nicht vergessen!
Rechtschreibfehler sprechen nicht gerade für den Absender. Deshalb liest du Briefe vor dem Versand am besten noch einmal durch und achtest auf flüchtige Buchstabendreher oder falsche Satzzeichen. Und: Auch Chefs übersehen manchmal etwas