Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage. Martin Munzel
Rechnungswesens (Finanzbuchhaltung) dar, für die eine vollständige Buchhaltung abgebildet werden soll. Ein Buchungskreis sollte daher für jedes rechtlich selbstständige Unternehmen angelegt werden, wofür entsprechende Vorschriften zur Erstellung einer Bilanz sowie GuV erforderlich sind.
Innerhalb eines Konzerns können verschiedene Konzerngesellschaften in einzelnen Buchungskreisen abgebildet werden. Im Controlling ist der Kostenrechnungskreis die zentrale Einheit, für die eine Kostenrechnung durchgeführt wird. Ein Kostenrechnungskreis kann einen oder mehrere Buchungskreise umfassen. Für den Verlag »Neue Medien« reicht eine Verknüpfung zwischen Buchungskreis und Kostenrechnungskreis. Sobald das Unternehmen allerdings wächst und verschiedene Filialen einen eigenen Buchungskreis innehaben, können diese zu einem Kostenrechnungskreis zusammengefasst werden.
Für unseren Verlag haben wir als Bezeichnung des Buchungs- und Kostenrechnungskreises »BUCH« gewählt und nutzen den hinterlegten Kontenplan »IKR«.
Eine schnelle Möglichkeit der Einzelanlage von Kostenarten zu Sachkonten können Sie in der Stammdatenpflege des Controllings finden. Unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenartenrechnung • Stammdaten • Kostenart • Einzelbearbeitung • Anlegen Primär oder alternativ über die Transaktion KA01 gelangen Sie auf das Einstiegsbild zur Anlage (siehe Abbildung 1.1). Hier können Sie die Nummer des Sachkontos angeben und einen Zeitraum, von wann bis wann die Kostenart gültig sein soll. Die primären Kostenarten sowie die Erlösarten entsprechen den Aufwandskonten der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) innerhalb der Finanzbuchhaltung.
Daher können die Primärkostenarten erst angelegt werden, wenn das entsprechende Sachkonto in der Finanzbuchhaltung bereits existiert. Die Nummer der Kostenart entspricht dann der des zugeordneten Sachkontos, da sie mit den Sachkonten in der Finanzbuchhaltung verknüpft ist. Neben den primären Kostenarten gibt es auch sekundäre Kostenarten, denen kein Sachkonto in der Finanzbuchhaltung zugeordnet ist und die ausschließlich in der Kostenrechnung (im internen Rechnungswesen) genutzt werden. Ein Anwendungsgebiet dieser Kostenarten findet sich in der internen Leistungsverrechnung (siehe Abschnitt 3.1). Im weiteren Verlauf legen wir die GuV-Konten (Erfolgskonten) auch im Controlling als primäre Kostenarten an.
Abbildung 1.1: Kostenart anlegen – Einstiegsbild
Nach Bestätigung der Gültigkeit mit Enter werden im folgenden Fenster einige Grunddaten direkt aus dem Sachkontostammsatz übernommen (siehe Abbildung 1.2). Dieses betrifft sowohl die Bezeichnung (Kurztext) als auch die Beschreibung (Langtext).
Abbildung 1.2: Kostenart anlegen – Grunddaten
Als weiteres Datenelement müssen Sie nun noch den Kostenartentyp angeben. Dieser bestimmt, für welche betriebswirtschaftlichen Vorgänge eine Kostenart verwendet werden soll. Für Kosten der Finanzbuchhaltung (im Beispiel Kontenklasse 5) bietet sich hier der Kostenartentyp 1 »Primärkosten/kostenmindernde Erlöse« an, der für alle in der Finanzbuchhaltung (FI) oder der Materialwirtschaft (MM) gebuchten Kosten verwendet wird. Für Erlöskonten (im Beispiel Kontenklasse 6) bietet sich der Kostenartentyp 11 »Erlöse« an. Nachdem Sie den entsprechenden Kostenartentyp gewählt haben, können Sie die Kostenart über das Icon
Nachdem Felix gemeinsam mit Herrn Fuchs alle Kostenarten angelegt hat, schwirren ihm nun die einzelnen Nummern im Kopf herum und verwandeln die eigentlich vorhandene Ordnung in ein kleines Zahlenchaos. Beide sind der Meinung, dass seitens SAP doch auch eine Gruppierung der einzelnen Kostenarten möglich sein sollte. Innerhalb der Finanzbuchhaltung hat man wenigstens eine Bilanz bzw. GuV, die einer Gliederungslogik folgt. Entsprechendes sollte es doch auch im Controlling geben.
1.1.2 Gruppierung der Kostenarten
Sie haben es sich sicherlich schon gedacht und werden daher nicht überrascht sein, dass es zu den meisten Stammdaten entsprechende Gruppen gibt, in denen einzelne Stammdaten oder ganze Intervalle zusammengefasst werden können. Unter dem Pfad Rechnungswesen • Controlling • Kostenartenrechnung • Stammdaten • Kostenartengruppe oder mit der Transaktion KAH1 finden Sie die Möglichkeit, Kostenartengruppen zu Ihren Kostenarten anzulegen. Für eine erste Gliederung legen wir hier die Kostenartengruppe IKR an. Nach Angabe des Namens gelangen wir in einen Pflegedialog der Kostenartengruppe (siehe Abbildung 1.3).
Abbildung 1.3: Kostenartengruppe anlegen (Transaktion KAH1)
Auf der linken Seite ist der Gruppenname (im Beispiel IKR) angegeben, und wir können im Kasten daneben eine Beschreibung (bspw. Industriekontenrahmen – IKR) zu dieser Gruppe eintragen. Über die Schaltflächen
Ein Beispiel einer Gruppierung von Kostenarten ist in Abbildung 1.4 dargestellt.
Abbildung 1.4: Kostenartengruppe IKR
Durch die Pflege von Intervallen (bspw. in der Gruppe IKR-682 das Nummernintervall 682000 bis 682999) werden zukünftig anzulegende Kostenarten direkt dieser Gruppe zugeordnet, sofern sie im gleichen Nummernintervall liegen. Innerhalb der Stammdatengruppepflege erfolgt eine Kontrolle auf Eindeutigkeit (jede Kostenart kann nur einer Kostenartengruppe innerhalb der Gesamtgruppe zugeordnet werden).
Felix hat inzwischen ein etwas genaueres Bild von der Kostenstruktur innerhalb seines Unternehmens. Es stellt sich ihm nur noch die Frage, wie nun die einzelnen Kosten auf eine Kostenstelle gelangen.
Bedeutung von Kostenartengruppen
1.2 Kostenstellenrechnung
Nachdem die Kostenarten angelegt sind, gibt es schon mal einen Überblick über die angefallenen Kosten. Damit wäre zumindest die Frage »Welche Kosten sind entstanden?« beantwortet. Nun kann jedoch anhand der Kostenart noch nicht festgestellt werden, wo diese Kosten verursacht wurden. Diese Frage soll die Kostenstellenrechnung beantworten, die die einzelnen Kosten ihrem Entstehungsort und damit auch Verantwortungsbereich zuordnet. Die Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung und der Leistungserbringung. Durch sie ist es möglich, nicht nur eine Aussage über z.B. die Höhe entstandener Personalkosten zu machen, sondern auch, die Zuordnung der Personalkosten zu den unterschiedlichen Bereichen zu ermitteln. Die durch die Kombination von Kostenarten- und Kostenstellenrechnung mögliche Kostenkontrolle ist ein Handwerkszeug des operativen Controllings sowie ein wichtiger Bestandteil der kurzfristigen (bis 1 Jahr) und mittelfristigen (unter 3 oder 5 Jahren) Unternehmensplanung. Um die Kostenstellenrechnung zu nutzen, muss innerhalb des Customizings für CO in der Transaktion SPRO über den Pfad Controlling • Kostenstellenrechnung • Kostenstellenrechnung im Kostenrechnungskreis aktivieren für den Kostenrechnungskreis (hier BUCH) eine Kostenstellenstandardhierarchie (hier ebenfalls BUCH) angelegt werden (siehe Abbildung 1.5). Alternativ