Schnelleinstieg in das SAP-Controlling (CO) – 2., erweiterte Auflage. Martin Munzel
KSH2) einzelne Knoten der Standardhierarchie bearbeiten und dort weitere Knoten einfügen (siehe Abbildung 1.13).
Abbildung 1.13: Kostenstellengruppe ändern (Transaktion KSH2)
Entsprechend der Stammdaten-Hierarchiepflege lassen sich über die Schaltflächen
Hier ermöglicht die Schaltfläche
Abbildung 1.14: Kostenstellengruppe NEWMEDIA (Transaktion KSH1)
In dieser Kostenstellengruppe sind unterschiedliche Abteilungen bzw. Kostenstellenintervalle zu neuen Bereichen zusammengestellt. Sie stellt eine alternative Verdichtung zur Standardhierarchie dar und ermöglicht u.a. eine Auswertung aller Kostenstellen, die mit der direkten Produktion in Verbindung stehen.
Bedeutung von Kostenstellengruppen
1.3 Schnittstelle zwischen Finanzbuchhaltung und Controlling
Nun haben Felix und Herr Fuchs einzelne Kostenarten, Kostenstellen und verschiedene Stammdatengruppen erfolgreich angelegt. Jetzt stellt sich die abschließende Frage, wie die Kostenstellen seitens der Finanzbuchhaltung genutzt werden können.
Probeweise nimmt Erwin Fuchs eine Rechnung und bucht diese in FI ein. Dabei handelt es sich um die Erfassung einer Weiterbildungsveranstaltung auf die Kostenstelle der Geschäftsleitung. Wie in Abbildung 1.15 zu sehen, können Sie hier Kostenstellen als Kontierungsobjekte bei der Belegerfassung angeben.
Abbildung 1.15: Kreditorenrechnung mit Kostenstelle kontieren
Plötzlich befürchtet der Buchhalter, dass sich durch die neue Rechnung möglicherweise das Ergebnis der GuV verändern könnte, da ja neue Belege gebucht werden und ggf. ein Beleg dann doppelt erfasst werden würde.
Einführung in Finanzbuchhaltung
Aus Sicht der Finanzbuchhaltung hat sich allerdings bis auf die Angabe einer Kostenstelle kaum eine Veränderung gegenüber den bisher erfassten Rechnungen ergeben. Trotzdem wirft Erwin Fuchs einen Blick in die relevanten Belege der Finanzbuchhaltung. Wie bisher werden in der Nebenbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung) die Verbindlichkeiten gegenüber dem Kreditorenkonto im Erfolgskonto der GuV dargestellt (siehe Abbildung 1.16).
Abbildung 1.16: Belegansicht (FB03) Kreditorenbuchhaltung
Innerhalb der Hauptbuchhaltung wird der Beleg am Bestandskonto 440000 (für die Bilanz) und Erfolgskonto 664000 (für die GuV) ausgewiesen (siehe Abbildung 1.17).
Abbildung 1.17: Belegansicht (FB03) Hauptbuch
Nachdem Herr Fuchs sich die Belegansichten der Kreditorenrechnung und des Hauptbuchs angeschaut hat, stellt er beruhigt fest, dass beide wie bisher dargestellt werden und er problemlos weiterhin Bilanz und GuV erstellen kann. Aus der Belegansicht (Transaktion FB03) kann über den Menüpfad Umfeld • Belegumfeld • Rechnungswesenbelege auf den Kostenrechnungsbeleg gewechselt werden (siehe Abbildung 1.18).
Abbildung 1.18: Belegansicht (KB5) Kostenrechnungsbeleg
Sobald eine Buchung auf ein CO-Objekt (im oberen Beispiel eine Kostenstelle) erfolgt, wird tatsächlich ein weiterer Beleg in SAP erzeugt. Die Belege der Finanzbuchhaltung werden hier als Buchhaltungsbelege (siehe Abbildungen 1.18 und 1.19) und im Controlling als Kostenrechnungsbelege (Abbildung 1.18) dargestellt. In unserem Beispiel hat der Kostenrechnungsbeleg nur eine Position, in der die Aufwandskostenart »Fort-Weiterbild« und die entsprechende Kostenstelle »Unternehmensleitung« aufgeführt sind.
Mitbuchtechnik/Überleitung FI nach CO
So langsam erkennt Felix durchaus Vorteile im Controlling. Durch die Mitgabe einer Kostenstelle ist eindeutig ersichtlich, dass die Geschäftsleitung die Kosten dieses Vortrags verursacht und sie zu verantworten hat. Aber je mehr er über das Thema »verursachungsgerechte Verteilung von Kosten« nachdenkt, umso überzeugter ist er, dass doch eigentlich die Abteilung »Controlling« die Kosten zumindest zum Teil mittragen müsste. Zum einen war das Thema der Veranstaltung »CO«, und zum anderen nahm auch diese Abteilung an der Schulung teil. Nach kurzer Rücksprache mit Kirsten Lotse (der neu eingestellten Controllerin) ist man sich einig, dass 500 € dieser Veranstaltung von der Kostenstelle 1040000 »Controlling« zu übernehmen sind. Erwin Fuchs ist nicht wirklich erfreut über dieses Vorhaben und befürchtet, alle Buchungen stornieren und dann mit mehreren Positionen und Kostenstellen erneut buchen zu müssen. Insbesondere wenn so etwas öfter vorkommen sollte, raubt ihm allein der Gedanke an die Diskussion mit den Wirtschaftsprüfern den Schlaf. Glücklicherweise weist Kirsten Lotse darauf hin, dass Umbuchungen auch direkt im Controlling möglich sind, ohne dass der eigentliche Beleg der Finanzbuchhaltung angepasst werden muss.
1.4 Manuelle Kostenumbuchung in CO
Eine CO-Umbuchung können Sie innerhalb des SAP-Menüs unter