Projektmanagement konkret (E-Book, Neuauflage). Hans Peter Gächter
über internationale Vereinigungen eine gewisse Klarheit in die Begrifflichkeit des Projektmanagements zu bringen. Bislang ist das aber nur teilweise gelungen. Die eher europäisch orientierte International Project Management Association (IPMA) und das US-amerikanisch orientierte Project Management Institute (PMI) haben eine führende Rolle im Bestreben nach Standardisierungen eingenommen. Verschiedene Länderorganisationen wie etwa die deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) oder die Schweizerische Gesellschaft für Organisation (SGO) tragen in Kooperation mit diesen Instituten ebenfalls zur Verbreitung von Grundlagenwissen bei. Sowohl IPMA wie PMI bieten Zertifizierungsmöglichkeiten für Projektleitende und -mitarbeitende an.
In der Literatur finden sich sehr unterschiedliche Definitionen. Hier vier Beispiele:
«Wenn ein einmaliges, bereichsübergreifendes Vorhaben zeitlich begrenzt, zielgerichtet, interdisziplinär und so wichtig, kritisch und dringend ist, dass es nicht einfach in der bestehenden Linienorganisation bearbeitet werden kann, sondern besondere organisatorische Vorkehrungen getroffen werden müssen, dann handelt es sich um ein Projekt.» (Kuster et al. 2011)
«Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation.» (DIN-Norm 69901 – Deutsches Institut für Normung e.V.)
«Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Unternehmen, das unternommen wird, um ein einmaliges Produkt, eine Dienstleistung oder ein Ergebnis zu erzeugen.» (PMI Project Management Body of Knowledge)
«Projekte sind Vorhaben, die sich in identischer Form nicht wiederholen. Folgerichtig kann man Projektmanagement als das Management nicht repetitiver Aufgaben bezeichnen.» (Scheuring 1993)
1.1.1 Charakterisierung von Projekten
Vielleicht hilft eine Auflistung von Merkmalen von Projekten, diesem Begriff etwas näherzukommen.
Projekte
–sind komplex. Projekte überschreiten oft die ordentlichen, bestehenden Organisationsstrukturen.
–haben häufig innovative Aufgabenstellungen.
–sind einmalige Anstrengungen und keine Wiederholungen früherer Aufgaben.
–sind zielgerichtete Vorhaben.
–haben das Ziel, bestimmte Resultate zu erbringen.
–sind zeitlich begrenzt. Sie haben einen vorbestimmten Anfangs- und einen Endzeitpunkt.
–haben verschiedene Phasen, und der Projektcharakter ändert von Phase zu Phase.
–haben eine eigene Organisationsform.
–haben einen Auftraggeber.
–sind begrenzt, z. B. in Bezug auf Arbeitskraft, Finanzen, Zeit, Maschinen, Räumen etc.
–sind mit Unsicherheiten in Bezug auf Zeit, Erfolg und Kosten verbunden.
–sind mit Risiken verbunden.
–sind immer mit Kosten verbunden.
–haben für das Projektumfeld oft eine bedrohliche Wirkung, weil meist nicht vollständig vorhersehbar ist, mit welchen Konsequenzen für das Umfeld ein Projekt verbunden ist.
–sind integral (umfassend, bereichsübergreifend und interdisziplinär) und führen deshalb oft zu Kollisionen zwischen Projektleitung und bestehender Organisation respektive deren Hierarchie.
1.1.2 «Nichtprojekte»
Die Abgrenzung zwischen Projekten und «Nichtprojekten» ist kaum trennscharf zu bewerkstelligen. Nicht als Projekt gelten sicherlich Aufgabenstellungen, die nur einzelne Aspekte eines Projektes aufweisen, die einfach und überschaubar sind. Solche Aufgaben können als Sonderauftrag durch die Linie erledigt werden.
Manche Organisationen behelfen sich mit Kriterien, um die Abgrenzung zu bewältigen. Die Risiken sind hier nach A (hoch), B (mittel) und C (tief) kategorisiert.
| BEISPIEL: Kriterien Projektwürdigkeit | ||
| Projekt | Nichtprojekt | |
| Finanzaufwand in Franken | > 10 000 | < 10 000 |
| Anzahl Mitarbeitende | > 5 | = < 4 |
| Beteiligte Abteilungen | > 1 | 1 |
| Dauer in Monaten | > 6 | maximal 6 |
| Risikokategorien | A und B | nur C |
| Wenn mindestens zwei Kriterien erfüllt sind, wird das Projekt nach den Regeln des Projektmanagements durchgeführt, wie sie im Projekthandbuch festgelegt sind. | ||
Achtung: Obige Tabelle ist lediglich ein Beispiel und zeigt keine allgemeingültigen Kriterien.
1.1.3 Projektmanagement
Der zusammengesetzte Begriff Projektmanagement bringt das Vorhaben mit den methodischen Aspekten in Verbindung:
Ein Projekthandbuch beschreibt alle erforderlichen Standards, die für die Abwicklung sämtlicher Projekte in einem bestimmten Bereich oder in der ganzen Organisation verbindlich sind. Gemäß DIN 69905 ist ein Projekthandbuch die «Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung von Projekten gelten sollen». Ein Projekthandbuch sollte dies kurz und klar beschreiben.
Während im Projekthandbuch also Grundlegendes festgelegt wird, werden im Projektmanagement-Handbuch Verfahren und Methoden beschrieben, und es wird definiert, wie bestimmte Vorgehensweisen gehandhabt werden müssen, welche Tools eingesetzt werden sollen usw.
Beide Handbücher können zur Professionalisierung und zur Harmonisierung des Projektmanagements in einer Organisation oder einem Unternehmen beitragen. Sie stellen auch eine gute Grundlage für die systematische Schulung der Mitarbeitenden dar. Die Verlässlichkeit von Vorgehen und Prozessen sowie die Vergleichbarkeit von Projekten wird so ermöglicht. Was die Handbücher beinhalten, ist letztlich ein Entscheid der jeweiligen Organisation.
Einige allgemeine Hinweise auf potenzielle Inhalte lassen sich hingegen schon geben:
–Ziele
–Aufgaben
–Organisation
–Funktionen
–Planung
–Dokumentation
–Projektantrag, -auftrag
–Lastenheft
–Pflichtenheft
–Projektstrukturplan
–Ablaufplanung
–Kostenplanung
–Meilensteine (MS)
–Projektinformationssystem
–Garantieleistungen
–Projektglossar
–Risikoanalyse
–Vertragswesen
–Verbindliche Vorlagen, Formblätter, Checklisten
Von der Auswahl der Personen, die ein Projekt verantwortlich oder mitverantwortlich leiten, hängt ein guter Teil des Erfolges ab. Daher sollten diese Entscheide gut überlegt sein. Im Alltag werden sie leider häufig aufgrund der Verfügbarkeit (… wer hat noch etwas Zeit?) getroffen. In Anbetracht der Bedeutung vieler Projekte sollte die Selektion aber systematisch angegangen