Projektmanagement konkret (E-Book, Neuauflage). Hans Peter Gächter
B ist dem Projekt gegenüber sehr negativ eingestellt und hat einen mittleren Einfluss darauf. Hier ist angezeigt, nach geeigneten Maßnahmen zu suchen, die den Stakeholder B zufriedenstellen können.
–Stakeholder C steht dem Projekt tendenziell positiv gegenüber und hat einen eher überdurchschnittlichen Einfluss darauf. Er könnte für die Unterstützung des Projektes herangezogen werden, weil sich die Interessen des Projektes vermutlich mit den seinigen decken.
AUS DER PRAXIS
Schon manches Projekt ist durch Stakeholder in Schwierigkeiten geraten. Es lohnt sich und ist schlicht zwingend, diesen die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken.
1.7 Projektantrag, Projektauftrag
Die Startphase eines Projektes endet in der Regel mit einem schriftlichen Antrag oder mit einem Auftrag. In diesem Papier ist die Projektidee so weit konkretisiert, dass entschieden werden kann, ob das Projekt weiterbearbeitet werden soll. Was alles im Projektantrag stehen muss, sollte im Projekthandbuch des Unternehmens oder der Organisation festgelegt werden.
Wie bereits beschrieben, wird zwischen Antrag und Auftrag unterschieden. Ziel ist, schließlich einen Projektauftrag für die weitere Bearbeitung des Vorhabens vorliegen zu haben. Den Zusammenhang zwischen Antrag und Auftrag zeigt die folgende Grafik.
Inhalte Projektantrag
Welche Informationen gehören in einen Projektantrag? Dazu ist zunächst zu sagen, dass das organisationsspezifisch festgelegt sein sollte. In der Regel beinhaltet ein solcher Antrag aber die folgenden Themen:
–Name des Projekts
–Auftraggeber
–Projektleiterin/Projektleiter
–Ausgangslage
–Projekthistorie, vergleichbare Projekte
–Ziele, Ergebnisse
–Termine
–Projektfinanzen
–Restriktionen
–Projektnutzen
–Strategische Bedeutung
–Erfassung im Portfolio
–Unterschriften Auftraggeber und Projektleiterin/Projektleiter
Es ist nicht immer zwingend, dass zu allen Themen Aussagen gemacht werden. Es kann durchaus vorkommen, dass es zu einzelnen Themen zu diesem Zeitpunkt keine klaren Informationen gibt.
BEISPIEL: Projektantrag «Tag der offenen Tür»
Open door Musterfirma AG
Auftraggeber
Auftraggeber ist die Geschäftsleitung, Kontaktperson Herr Hans Schmidt, Leiter Marketing & Sales
Projektleitung
Frau Lara Ichtus, Stellvertretung Herr Franz M. Achermann
Situation
Das Unternehmen wird am 12.9.2019 zehnjährig. Die Firma ist bislang in der näheren Umgebung wenig bekannt. Die Angehörigen der Mitarbeitenden wurden noch nie in die Firma eingeladen, ebenso wenig Kunden und Behörden. Der Neubau im Jahr 2020 wird wegen seiner speziellen Architektur in der Umgebung viel zu reden geben. Die Verunreinigung des Stadtbaches 2012 ist noch nicht überall vergessen. Unsere besonderen Leistungen im Bereich Personalentwicklung, Training on the Job und Computer aided Learning CAL sollen besonders hervorgehoben werden.
Projekthistorie
Gleiche Projekte: keine
Ähnliche Projekte: keine
Gleiche oder ähnliche Projekte anderer Unternehmen: KMU Klein AG
Ziel
Das Ziel ist, den Bekanntheitsgrad der Firma zu steigern, die Kundenbindung zu verbessern und den Behördenkontakt auszuweiten.
Möglichst viele Personen sollen wissen, was wir herstellen und wie wir unser Personal ausbilden und kontinuierlich fördern.
Das Ziel ist noch in messbare Teilziele aufzugliedern.
Termine
Aktivitäten finden im Zeitraum 12.9.2019 ±1 Monat statt.
Projektfinanzen
Im Budget 2019 werden 80 000 Franken für dieses Projekt bereitgestellt. Diese Mittel stehen für alle Aktivitäten, die Festschrift, Werbung usw. zur Verfügung. Die Maßnahmen sind dem Budgetrahmen anzupassen. Der Personalaufwand ist ebenfalls zu erfassen, er wird aber nicht dem Projekt angelastet.
Restriktionen
Die Kabelstopfanlage darf nicht gezeigt werden (Betriebsgeheimnis).
Es wird ein separater Tag der offenen Tür für die Angehörigen der Mitarbeitenden durchgeführt (Bestandteil dieses Projektes).
Schüler und Jugendliche müssen gesondert angesprochen werden.
Weitere Restriktionen sind noch nicht bekannt.
Nutzen
Anerkennung für die Mitarbeitenden
Erhöhung des Bekanntheitsgrades
Goodwill bei Behörden im Hinblick auf Neubau
Erhöhte Chancen, Auszubildende zu finden
Vertiefung der Kundenbindung
Abbau des Negativimages (Stadtbach-Affäre 12)
Weitere Verbesserung des Zusammenhalts in der Firma
Strategische Bedeutung
Trägt zu den Zielen 8 und 13 der Unternehmensstrategie bei
Kundenbindung verbessern
Erweiterung Firma mit Neubau
Projektportfolio
Noch nicht erfasst
Oberstadt, den
| AuftraggeberUnterschrift | ProjektleitungUnterschrift |
Es kann natürlich sein, dass ein Projektantrag durch die Genehmigungsinstanz noch ergänzt, erweitert, korrigiert wird, sodass Projektantrag und -auftrag nicht zwingend identisch sind. Entscheidend für die weitere Projektarbeit ist schließlich der Projektauftrag.
AUS DER PRAXIS
Es lohnt sich, Zeit und Arbeit in die Abfassung des Projektauftrages zu investieren. Damit werden kostspielige Umwege im Projekt verhindert.
Ob ein Projekt wirklich notwendig und sinnvoll ist, zeigt die Antwort auf folgende Frage: Was wäre, wenn wir es nicht realisieren würden?
Das Projektportfolio eines Unternehmens oder einer Organisation bietet einen Gesamtüberblick über alle gewünschten, laufenden und abgeschlossenen Projekte, wobei der Schwerpunkt in der Regel bei den laufenden Projekten liegt. Mit dem Antrag oder spätestens mit der Genehmigung eines Projekts wird es in das Projektportfolio aufgenommen. Im Portfolio laufen alle Informationen aus den Projekten zusammen. So entsteht eine Gesamtsicht der Projektsituation im Unternehmen, und die Projekte können insgesamt bewirtschaftet werden. Das Portfolio dient der Priorisierung von Projekten, dem Ressourcenausgleich, der Gesamtprojektsteuerung durch z. B. die Geschäftsleitung und nicht