Praktiline ajajuhtimine. Ardo Reinsalu
Eessõna
Ühiskonnas kehtivad mitmed kirjutatud ja kirjutamata seadused. Kirjutatud seadus käsib näiteks makse maksta ja kirjutamata seadus ei pea viisakaks tänaval sülitamist. Seadused ja reeglid on vajalikud ühiselt tegutsemiseks. Ma võin olla enam-vähem kindel, et kui mina maksan makse, siis teevad seda ka teised. Kui mina ei sülita maha, siis ei tee seda ka teised. Kahjuks on samalaadsed seadused ajajuhtimise kontekstis pea olematud.
Tänapäeval peab autojuhil olema juhiluba. Lisaks oodatakse temalt liikluseeskirjade järgimist. Ilma liikluskorralduseta ei mahuks järjest suurenev sõidukite hulk meie teedele lihtsalt ära. Tänavapilti ilmestaksid kokkupõrked, vihased liiklejad ja liiklusõnnetused.
Kui liikluses peavad ühele tänavale mahtuma ära eri kiiruse ja suurusega sõidukid, jalakäijad ja ühistransport, siis meie piiratud ajalisse ressurssi on raske mahutada kõiki kohtumisi, telefonikõnesid, e-kirju ja koosolekuid. Ajajuhtimises ei nõua aga keegi juhiluba. Seetõttu on tavalised möödarääkimised, üksteise aja raiskamine, konfliktid, asjatud koosolekud, lõputud telefonikõned, hilinemised, tegemata tööd jms. Seda kõike saab parandada lihtsate ajajuhtimise reeglite järgimisega. Reeglid, mida võiks ju tinglikult nimetada ajajuhtimise liikluseeskirjaks.
Hoiad käes raamatut, kus on kirjeldatud praktilisi ja lihtsaid näpunäiteid, mille järgimine tagab parema isikliku ning ühise aja kasutamise. Raamatu lugemisel soovitan alustada sisukorrast, kuna sealt saad hüpata kohe ennast huvitava teema juurde. Lisaks leidub raamatus küsimustikke, tabeleid ja lihtsalt valget ruumi, kuhu võid kritseldada endale sobivaid märksõnu. Usun, et raamatuga tutvumine on hea aja kasutus. Head lugemist!
Liikleja − aja juht
Kes palju teeb, see palju jõuab.
Igas ööpäevas on kakskümmend neli tundi. Mõistlikud inimesed kasutavad kolmandiku sellest magamiseks. Ülejäänud tunnid, minutid ja sekundid kuluvad igapäevaste toimingute peale. Neid tunde ja minuteid ei ole tänapäeva kiire elutempo ja külluslike valikute juures enam piisavalt. Kui sa ei ole just Dalai Laama (kelle sisemine rahu on tema kindlus) või Paris Hilton (kes pole ehk päevagi elus tööd teinud), on üsna kindel, et sinu kohta käib mõni järgnevatest iseloomustustest:
• tunned, et vaba aega võiks rohkem olla;
• tööl on inimesi või olukordi, mis raiskavad sinu aega;
• elutempo on pidevalt kiirenev ja raske on kõigega toime tulla;
• õpiksid mõne uue oskuse, kui selleks oleks ainult aega;
• tervisespordiga ei jõua tegeleda, kuna selleks ei jätku aega.
Ometi on palju inimesi, kelle kohta käib ütlus “kes teeb, see jõuab”. Nad rabelevad mitmel rindel, jõuavad teha ära mitme inimese töö ja leiavad veel aega, et olla koos oma perega. Kuidas nemad siis sellega hakkama saavad? On nad sündinud “ajajuhtimise geeniga”? Või on tegemist oskusega, mida minagi saan selgeks õppida?
Unusta aja juhtimine!
Juhi ennast!
Õige, ajajuhtimist on võimalik õppida. Sa ei eelda ju, et juhiloata ja juhioskusteta saaks Tallinna kesklinnas liiklemisega hakkama? Muidugi mitte!! Autosõiduoskus nõuab teadmisi ja kogemust. Ning ajajuhtimine ei ole erand. Õnneks on targad onud ja tädid uurinud paljude efektiivsete ja tublide inimeste käitumist ning leidnud mõned konkreetsed reeglid, mida nad kõik kas teadlikult või mitteteadlikult järgivad. Olen siia raamatusse valinud läbilõike mõnedest kõige olulisematest reeglitest ja “juhtimisvõtetest”, et aja juhina igapäevases kiires keskkonnas toime tulla.
Tähelepaneliku lugejana oled ilmselt juba märganud autori lohakust või kuulutanud selle toimetaja näpukaks – nimelt on tekstis kasutatud versioone “aja juhtimine” ja “ajajuhtimine”. Kumb on õige? Elu karm tõsiasi on, et füüsikalise aja juhtimine pole lisandunud Archimedese vanniskümblemise ja Newtoni õunakukkumise kõrval maailma teadussaavutuste nimekirja. Aega ennast ei saa juhtida. Mistõttu pole ka õige termini “aja juhtimine” kasutamine, vähemalt mitte selle raamatu kontekstis. Mida siis üldse saab juhtida? Juhtida saab ennast! Ajajuhtimine on inimese käitumise juhtimine ajas, üks paljudest oskustest, mis meil enesetäienduse tänamatul teel tuleb omandada.
Ajajuhtimine aitab valida õigemaid tegevusi
Üks levinud illusioon tuleb mul veel varakult purustada. Tihti arvatakse, et pärast mõne ajajuhtimise raamatu läbilugemist muutub meie ajakasutus maagiliselt rahulikumaks. Tekib küllaldaselt vaba aega, tööd saavad tehtud, rabelemine väheneb ja üldse on õnn kohe-kohe ukse ees. Kahjuks päris nii see ei ole. Kogemus on näidanud, et rabelemine, kiirustamine ja paljude asjadega tegelemine on osale inimestele iseloomulik. Nad lihtsalt ei saa teisiti, isegi kui nad selleks kõik maailma ajajuhtimistehnikad endale selgeks teeksid. Teisest küljest on ka inimesi, kellel alati paistab aega olevat, kes lahendavad probleeme rahulikult, ükshaaval ja ei üritagi sadat asja korraga teha. Milleks siis üldse ajajuhtimist vaja on? Aega sellega juhtida ei saa ja vaba aega samuti juurde ei teki? Vastus on tegelikult lihtne. Ajajuhtimine võimaldab tegeleda õigemate asjadega, olla efektiivsem. Efektiivsus teeb meist kasulikuma töötaja, efektiivne organisatsioon toodab rohkem tulu. Meil on pidev vajadus saavutada vähema ajaga rohkem1. Ajajuhtimine aitab määrata prioriteete ja valida sadade sissetulevate tegevuste seast välja just need õiged, mis viivad meid lähemale meie pikaajalistele eesmärkidele. Hea oleks kui selle kõige juures jääks aega tegeleda meile meeldivate tegevustega.
Ajajuhtimisteooria pärineb eelmise sajandi keskelt. Sel teemal on kirjutatud palju raamatuid, kus enamik teooriaid üritavad leida võimalikult häid mudeleid, mida järgides on efektiivne ajajuhtimine “garanteeritud”. Võiks arvata, et midagi uut on raske juurde leiutada. Ometi on internetiseerumine, suhtlustarkvara ja fotokatega mobiilid seda kõike ümber muutmas. Tüüpmudelite kasutamine enam ei toimi, kuna tegelik elu on mudelist tunduvalt keerulisem. Aina suureneva sissetuleva info pilves on vaja ka uusi ajajuhtimisteooriaid. Näiteks on mul võimalus öelda oma sõiduki autopiloodile, et “sõida 2 km otse, siis keera paremale, sõida veel 100 meetrit ja jää seisma.” Seda ainult teoreetiliselt. Praktikas on elu liiga keeruline, et sellist mudelit järgida. Mul päevad olema teadmised ja oskused auto juhtimiseks. Ma pean suutma sisseõpitud reflekside toel tegema õigeid juhtimisotsuseid hetkel, mil väliskeskkonnas midagi muutub. Ja alati muutub − on see mõni auto, mis keerab ette, aeglane jalakäija, suur teravate servadega asfaldiauk vms. Alati pean reageerima olukorrale, hoolimata sellest, kui hästi ma oma mudeli olen paika pannud. Ajajuhtimises on uudsem lähenemine käitumuslik teooria, kus universaalsete mudelite asemel jälgitakse häid ajajuhtijaid ning pannakse tähele, kuidas nad teatud olukordades käituvad. Käesolevasse raamatusse on kogutud kokku ülimalt praktilised ajajuhtimise võtted, mida head ajajuhtijad on kasutanud oma elu efektiivsemaks korraldamiseks.
Hoiatusmärgid − kas mul on probleem aja juhtimisega?
Inimesed jagunevad kaheks − need, kellel on alati aega, ja need, kellel ei ole.
Liikluses on hoiatusmärkide ülesanne anda teada eesootavast ohust või erilist tähelepanu nõudvast olukorrast, mis nõuab juhilt hoolikamat tegutsemist. Aja ebaefektiivse kasutamisega kaasuvad samuti teatud märgid. Märgid, mis annavad meile võimaluse hinnata individuaalset ajakasutamise oskust. Kõige lihtsam on alustada organiseerimatuse märkidest, mis põhjustavad ebaefektiivsust.
Kas sinu kohta kehtib üks või rohkem alljärgnevatest iseloomustustest?
• Sinu töölaual on paberite ja kaustade kuhjad, millest sa lahti ei saa
• Lükkad asju edasi, kuna ei taha või ei oska neid teha Tegeled “tulekustutamisega”, aga mitte probleemide vältimisega
• Sul ei ole piisavalt aega, et asju lõpuni või korralikult ära teha
• Ei
Horibe, Frances, Creating the Innovation Culture. Leveraging Visionaries, Dissenters and Other Useful Troublemakers in Your Organization, lk 12