Praktiline ajajuhtimine. Ardo Reinsalu
õppimine? Õige – see on praktika. Ajajuhtimisega on sama lugu, et ma võin siin heietada eesmärkide vajalikkusest, aga midagi ei juhtu enne, kui sina reaalselt midagi ette ei võta. Seetõttu olen siia lisanud ühe tühja tabeli, mille võiksid täita.
Aega kulub 10–15 minutit, kuid vastu saad orientiirid, mille märkamiseks meil igapäevases kiires ajaliikluses tähelepanu ei jätku. Vasakul on valdkonnad, millesse säti oma isiklikud eesmärgid. Paremal asuvad tähtajad vastavalt kas lühiajalised, keskmised või pikaajalised. Alusta pikaajalistest eesmärkidest, kuna lühemad eesmärgid peaksid just pikaajalistest lähtuma ja nendeni välja viima.
Isiklike eesmärkide tabel
Kui tihti võiks eesmärke üle vaadata ja täiendada? Siinkohal pole kindlat ajalist nõuet. Mõistlik on olla kaine ning kaalutlev – aastavahetuse eufoorias antud lubadused hakata heaks või loobuda suitsetamisest surevad koos jõulupuuga. Eesmärkide üle vaatamine peaks olema regulaarne, soovitatavalt vähemalt kaks korda aastas. Kui eesmärgid aasta jooksul muutuvad, ei juhtu midagi halba. Muutuvad tingimused, muutuvad olukorrad – elu vajab korrektuure. Ühele konkreetsele eesmärgile lukustudes, et miski muu elus ei ole enam oluline, teed endale karuteene tänu keskkonna pidevale muutumisele. Näiteks sportlane, kelle elu ainuke eesmärk on tulla olümpiavõitjaks, võib loobuda kõikidest muudest huvidest. Elus võib aga kõike juhtuda – näiteks vigastus, mis muudab tipptulemuse saavutamise võimatuks. Sellise inimese maailm variseb kokku ja ta ei suudagi antud olukorrast välja tulla. Seetõttu tuleb pidada meeles, et eesmärke peab olema mitu ja need võivad muutuda. Muutub ju kogu maailm meie ümber, miks mitte ka meie ise.
Õnneks pole meie seast veel kadunud terve ebausk. On olemas inimesi − ehk oled isegi üks nendest − kes teatud olukordades esitavad salasoove. Näiteks lähed raudtee alt tunnelist läbi ajal, kui rong üle sõidab − väidetavalt lähevad siis esitatud soovid täide. Või kui silmalt kukub ripsmekarv, pane see endale põue ning esita oma soov. Taolisele ebausule vaadatakse tavaliselt imelikult, aga ajajuhtimises on sellest tegelikult kasu. Miks? Nimelt tulevad sellistes olukordades spontaanselt esile inimeste tegelikud soovid. “Tahan väga seda uut töökohta saada”, “Loodan, et selle kuu müügitulemus on preemiat väärt”, “Ma tahan, et selle uue boyfriend’iga tekiks tõsine suhe” jne. Pane tähele, tegemist on tüüpiliste lühiajaliste või keskmise pikkusega eesmärkidega. Arvestades, et inimesed ei leia eesmärkide sõnastamiseks tavaliselt aega, on ebausu tõttu sõnastatust kasu − eesmärgi sõnastamine aitab meil alateadlikult fookustada selle saavutamisele. Nii on lihtsam seada prioriteete ja liikuda mingi loodetava tulemuse suunas.
Olukorra analüüs
Eesmärgid saime paika. Ma tean, kuhu ma tahan jõuda. Enne, kui minema hakata, oleks hea teada, kus ma praegu asun. Olen ma eesmärgist kaugel? Mis suunas peaksin hakkama minema? Ehk ajajuhtimise kontekstis – kuidas kasutan oma aega praegu? Kas tegelen projektidega, mis tunduvad hetkel tähtsad, kuid ei ole tegelikult seotud minu pikaajaliste eesmärkidega? Või olen pigem hõivatud esmapilgul vähemtähtsate projektidega, aga mis tegelikult viivad minu püstitatud eesmärkidele lähemale?
Kas tegelen kiirete või oluliste asjadega?
Ajakasutamise hindamine hõlmab muu hulgas toimetulemist igapäevaste probleemidega. Nagu eelpool juba selgitatud, ei tähenda tegevuste rohkus iseenesest veel probleeme ajajuhtimisega. Samuti ei tähenda ülesannete vähesus ajajuhtimise probleemide puudumist. Üks olulisemaid hindamismeetodeid on subjektiivne enesehinnang – kas ma olen rahul sellega kuidas ma oma ajaga toime tulen? Kui vastus on “ei”, tuleb vaadata põhjuseid ja otsida lahendusi.
Ajaplaani koostamine
Plaani, mida ei ole võimalik töö käigus muuta, ei ole võimalik ellu viia.
Ajaplaani on eesmärkide püstitamisega võrreldes lihtsam koostada. Kasutame ju iga päev plaane ja tegevuskavasid. Näiteks, kuidas jõuda lähimasse poodi.
• Alustan sõitu
• Järgmisel nurgal keeran vasakule
• Sõidan kakssada meetrit otse
• Valgusfoori juurest keeran paremale
• Ringteelt sõidan X-koha suunas maha
• Esimene tee vasakule keeran parklasse – ja, voilà, kohal!
Lihtne? Ajaplaan on sisuliselt tegevuskava, kuidas jõuda enda püstitatud eesmärkideni. Kuigi enamik inimesi teavad, mida nad tahavad, puudub neil plaan selle saavutamiseks. Kuidas aga saavutada oma tulemusi, kui sul pole plaani? Hästi sõnastatud eesmärgid aitavad ise plaani koostamisele kaasa.
Näiteks:
Eesmärk nr 1: Viie aasta pärast oskan nelja võõrkeelt
Olukorra analüüs: Praegu oskan ühte võõrkeelt, kolm on puudu
Tegevusplaan:
• Valida välja uus huvitav keel
• Panna ennast kirja kursustele
Eesmärk nr 2: Olen 40aastaselt nelja lapse isa
Olukorra analüüs: Praegu pole ühtegi last, pole isegi potentsiaalset laste ema
Tegevusplaan:
• Asun lappama tutvumiskuulutusi
• Tutvun erinevate naiskandidaatidega
• Valin ühe välja
• Alustan laste soetamist ☺
Head plaani peab saama muuta!
Nali naljaks, aga täpselt nii näevad välja plaanid, mis viivad püstitatud eesmärkidele lähemale. Heal plaanil on vahe-eesmärgid, mille saavutamist on võimalik jälgida. Vaheeesmärkide saavutamine on ka hea motivaator – liiga kaugete eesmärkide puhul kipub jaks otsa saama. Veel üks hea plaani tunnus on, et seda saab muuta – plaan on vahend (Rooma viib rohkem kui üks tee!). Plaani tuleb muidugi muuta enne, kui tähtajad kätte jõuavad!
Nimekirjad
Nimekirjade koostamine on üks ajaplaani lihtsamaid variante. Nimekiri on hea abimees, et tekitada endale ülevaade tegevustest või jooksvatest projektidest. Ajajuhtimise guru David Allen ei ütle küll “All I need is love” (ingl – kõik, mida vajan, on armastus), vaid “All I need is lists” (ingl – kõik mida vajan, on nimekirjad)6. Nende abil saab tegevusi prioriseerida, nad võiksid olla olemas nii personaalse kui ka tööalase tegevuse jaoks. Mõned nimekirjad on pikaajalised – näiteks eesmärgid ja tegevused, mis on vaja järgmise aasta jooksul saavutada. Mõned aga käivad vaid järgmise päeva kohta.
Veel üks alternatiivne (ehkki mitte kõige parem) nimekirjade pidamine on post-it-märkmepaberite kleepimine oma arvutiekraani ümber. Nii on tähtsad märksõnad pidevalt silme ees.
Aja efektiivne kasutamine
Aja efektiivse kasutamise etapp on eelmistest erinev, kuna see toimub tegelikult kogu aeg. Seda siis paremini või halvemini, kuidas parasjagu välja tuleb. Loomulikult on ajajuhtimist korraldada seda lihtsam, mida paremini on tehtud varasemad etapid.
Ressursi kulu ajajuhtimise ettappide lõikes
Kasutame analoogiat autoga liikluskeerises tormlemisest. Autot hästi juhtides on vajalik tunda teooriat ja omada praktilist kogemust. Samas ei hakka me liikluses enne manöövrit mõtlema, et, ahaa, käiguvahetuseks nüüd vasakuga sidurile, siis parema käega käigukang uude asendisse, siis vasaku jalaga sidur üles ja pisut paremaga gaasi… Kui me liikluskeerises peaksime selliseid detaile teadlikult läbi kordama, hakkab meie kohustusliku kindlustuse makse tänu korduvatele avariidele valuläve ilmselt ületama. Piisab, et
Roush, Wade, “David Allen’s Digitized Organization Man”, MIT Technology Review, 20.04.2006, http://www.technologyreview.com/Infotech/16717/page1/