Praktiline ajajuhtimine. Ardo Reinsalu
pärit võtted ja tehnikad mõjutavad ometi alati meie otsuseid, soovime me seda või mitte.
Manuaal- vs automaatkäigukast
Aeg-ajalt küsitakse koolitustel, millist ajajuhtimise tehnikat peaks kasutama? Ajajuhtimise valdkonna ühe guru Stephen R. Covey hinnangul on olemas 8 eri ajajuhtimise mudelit7:
“Organiseeru” tehnikad – ajajuhtimise probleemide lahendamiseks tuleb kõik ära korraldada, järjestada, organiseerida.
“Võitleja” tehnikad – eeldavad, et “igaüks on oma saatuse sepp” ja ajajuhtimine sõltub sinust ja ainult sinust. Tuleb leida endale aega, et asju ära teha, delegeerida, isoleeruda.
“Eesmärgi” tehnikad – üks enim levinud ja ka käesolevas raamatus lihtsustatult käsitletud põhimõte – tea mida tahad ja fookusta kogu oma tegevus selle saavutamiseks. Sisaldab ajajuhtimise tehnikaid nagu planeerimine, eesmärgistamine, visualiseerimine, enesemotiveerimine jne.
“ABC” tehnikad – teeb vahet olulistel ja ebaolulistel tegevustel, kasutab tegevuste järjestamist ja hindamist.
“Võluväe” tehnikad – kiidab n-ö õigeid töövahendeid. Õige kalendermärkmik, PDA (pihuarvuti), arvutiprogramm vms lahendab ajajuhtimise probleemid võluväel.
“101” lähenemine – väidab, et ajajuhtimine on eelkõige oskus, mis koosneb põhialustest nagu delegeerimine, organiseerumine, eesmärgistamine jms. Selline lähenemine ütleb, et need põhioskused moodustavad üldise harituse, mis viib parema ajajuhtimiseni.
“Vooluga kaasa” tehnikad – tavalisest ajajuhtimise lähenemisest üsna erinev, kus avatakse ennast ümbritsevale, sellega harmooniliselt kaasa minnes ja inimese loomuomast loovust kasutades ning spontaansust olukordade paremaks lahendamiseks.
“Taastumise” tehnikad – uuema aja suund, mis väidab, et inimese ajajuhtimise oskused on kinni tema taustas, kasvatuses, hariduses, suhtumises ümbritsevatesse jmt. Lahendusena tegeletaksegi hirmudest vabanemisega, piirangute kaotamisega, mis viib siis edu puhul parema toimetulemiseni oma isikliku aja juhtimisega.
Ja kujutage ette, et need on kõigest kaheksa mudelit, mille alla kuuluvad veel kümned eri tehnikad! Vähe sellest, kui keegi suudakski kõik ajajuhtimise tehnikad endale selgeks teha, suureneks temas segadus, kuna mõned tehnikad räägivad täiesti risti vastupidist juttu. Seetõttu on lahendus täpselt sama nagu autovaliku puhul. Kellele manuaal-, kellele automaatkäigukastiga mudel. Üks soovib avara pagasiruumiga pereautot, teine sportlikku ralliautot. Bemarikasutajad on veendunud tagarattaveo fännid, jaapanlase sõber nõuab esirattavedu, Subaruist ei tunnista autoks midagi, millel veab alla nelja ratta. Teiste sõnadega – maitse ja sobivuse asi!
Hea on see ajajuhtimise tehnika, mis aitab just SIND
Ajajuhtimise tehnikate seast tuleb endale sobivaim välja valida ning seda siis edaspidi regulaarselt kasutada. Tõeline vilumus tuleb ajaga. Loomulikult ei keela keegi rohkem kui ühte tehnikat õppimast – üsna paljud inimesed sõidavad nii manuaal- kui ka automaatkäigukastiga. Lihtsalt ühelt teisele üle minemine nõuab pisukest harjumisperioodi. Kõige parem on teha endale ajajuhtimise tehnikatest tagasihoidlik ülevaade ja valida välja selline lähenemine, mis hakkab sinu elukorraldust kõige vähem muutma. Paljud head tehnikad jäävad kasutamata, sest nende elluviimiseks vajalik pingutus ületab keskmise inimese valuläve. Ajajuhtimise koolituse puhul on tihtipeale tegemist paradoksiga – ühest küljest tahab osaleja õppida aega paremini kasutama, kuna tal on pidevalt vähe aega, teisest küljest aga vajab eesmärgistamine ja planeerimine omakorda aega, mida tal pole kusagilt võtta. See omakorda pärsib õpitud tehnikate realiseerimist. Hea soovitus on keskenduda esialgu kergesti elluviidavatele ajajuhtimise näpunäidetele ja lihtsamatele praktilistele tehnikatele. Hiljem, kui tekib mõningane kontroll oma aja korraldamise üle, võib edasi liikuda järgmiste, keerulisemate tehnikate juurde. Seetõttu ei ole käesolevasse raamatusse kuhjatud eri ajajuhtimise tehnikate peensusi, vaid pigem praktilisi, kõikidele sobivaid näpunäiteid isikliku ajakasutuse paremaks korraldamiseks.
Sõidugraafik − planeeri oma päev
Ebarealistlik päevaplaan − 100 % ajast on täpselt planeeritud
Realistlik päevaplaan − 80 % ajast on täpselt planeeritud
Planeerimiseks kulutatud aeg on hästi kulutatud aeg. Tegelikult öeldakse isegi, et kui sa ei leia aega planeerimiseks, oled juba ette planeerinud läbikukkumist.
Süsteemi olemasolu on parim süsteem
Ometi jätab planeerimine sulle väga vabad käed. Millal planeerida, kuidas planeerida, milliseid vahendeid kasutada, mida planeerida jne – need kõik on küsimused, millele pole üheseid vastuseid. Loomulikult saab soovitada ja suunata, eriti nende puhul, kellel endal pole üldse mingit süsteemi. Kuid ettevaatlik tuleb olla nn võluvahendite pakkujatega. Võluvahend on siis abivahend või tehnika, mis maagiliselt lahendab kõik sinu ajajuhtimise probleemid. Näiteks mõni osav ajaplaneerimistarkvara müügimees või elektroonilise märkmiku paadunud fänn. Selliseid müstilisi lahendusi pole olemas. Nii nagu ei lahenda autoga liiklemisel probleeme võimsam mootor või katuseluugi olemasolu. Kõikidel sellistel lisavidinatel on muidugi oma koht, oma tarbija ja oma lisaväärtus. Niisamuti sobib ühele ajakasutajale paremini elektrooniline märkmik, teisele pabermärkmik. Üks eelistab planeerida oma aega õhtuti, teine hommikuti. Ühele meeldib oma märkmikku kirjutada korralik tegevuskava, teine eelistab värvilisi pliiatseid ja abstraktseid joonistusi. Organiseeri oma tegevusi just nii, nagu see sulle sobib! 80 % ajajuhtimise lahendusest moodustab fakt, et sul on mingi süsteem üldse olemas ja sa tegeled teadlikult oma aja korraldamisega. Ülejäänud 20 % lahendusest lisandub konkreetsete tehnikate ja abivahendite kasutamisest.
Millal planeerida?
Mul pole aega, sest ma ei planeeri enda tegevust. Ma ei planeeri, sest mul pole selleks aega.
Homseks tööpäevaks on soovitatav planeerida tänase tööpäeva lõpus. Sel hetkel on peas veel keerlemas selge ülevaade tehtavatest töödest ja prioriteetidest. Hiljem, kui on alanud sinu “teine” või “kolmas” elu – ehk siis pereelu või muu tööga mitteseotud tegevus –, on lihtne unustada päeva olulisi detaile. Õhtused tegemised ja mured hägustavad tööpäeva detailid ja kui need eelnevalt kirja ei saanud, on tõsine oht nad üldse unustada. Seetõttu peaks päeva tegelikult planeerima kaks korda! Esimene kord tööpäeva lõpus ja teine kord päris enne magamaminekut. Tööpäeva lõpus planeerid oma järgmise tööpäeva, magamistoas oma muud tegevused. Kusjuures oma päevaplaneerija või märkmik on soovitatav hoida kogu aeg voodi kõrval! Oled tähele pannud, et enne, kui uni tuleb, hakkavad igasugused mõtted peas nagu viidikad ringi sebima? Tihti tulevad sellise poolärkvel-poolunes staadiumi ajal pähe head mõtted, meenuvad tegemata jäänud tegevused ja tulevad meelde asjad, mis homme vaja ära teha. Üks selgitus sellisele olukorrale on, et enne unne vajumist tuleb peidust välja meie alateadvus. Alateadvusest on muidu raske infot kätte saada, aga une ja ärkveloleku vahel on selline huvitav aeg, kus alateadvus pääseb pisut kontrolli alt ja aitab registreerida loovaid ja häid mõtteid8.
Unine mõte on väärt mõte – hoia märkmik käepärast!
Poolune staadiumis saabunud mõtete puhul on ka üks suur miinus – nad kipuvad hommikuks olema nagu peast pühitud. Nii mõnigi hea idee on jäänud realiseerimata, kuna õhtul tundub ta kindel ja selge, hommikul aga pole temast jälgegi. Siin tuleb appi juba meile tuttav päevaplaneerija või märkmik. Hoia seda ikka endale lähedal – miks mitte päris voodi kõrval?! Enne magamajäämist saabunud ideed ja olulised tegevused tuleb kohe kirja panna ning sellega on suured mõtted tulevastele põlvedele päästetud ☺! Muidugi pead olema valmis ka selleks, et õhtul vingena tundunud idee näeb hommikuvalguses üsna kahvatu välja. Sellest pole hullu. Kui ka kümnest ideest
Covey, Stephen R., Merrill, A. Roger, Merrill, Rebecca R., First Things First, lk 322−330
King, Lloyd, Test Your Creative Thinking, lk 6