Praktiline ajajuhtimine. Ardo Reinsalu
või dokumendiga teha saab.
1. Tee kohe ära
Hea ja efektiivse ajajuhtimise alus on tehtud tööde hulk ning kvaliteet. Seepärast on paljud ajajuhtimise tehnikad ja soovitused suunatud asjade ärategemisele, nende valmimisele. Siit lähtuvalt on ka sissetulevate ülesannete seast võetud tegevuse esimene samm küsida endalt: “Kas ma saaksin selle kohe ära teha?” Kui vastus on “jah”, siis tulekski nii teha. Nagu ütleb eesti vanasõna: “Mis täna tehtud, see homme hooleta.”
Kui ajajuhtimise koolitusel küsida osalejatelt, milline nende arvates on esimene samm, mida alustatud ülesandega teha saab, siis (paberil õiget vastust nägemata) pakutakse üsna tihti delegeerimist. Delegeerimine on hea juhtimisvõte, mida kindlasti tuleks mõistlikult kasutada, aga efektiivse ajajuhtimise kontekstis on see esimese sammuna vale lähenemine. Delegeerimine esimese sammuna tähendaks ülesande valmimise lükkumist määramatusse tulevikku. Seetõttu tuleks alati silmas pidada lihtsalt reeglit, et ajajuhtimine on suunatud asjade ärategemisele ning seetõttu tuleks võimalusel ülesanded kohe lõpetada.
Kui saad, tee kohe lõpuni
2. Delegeeri
Kui esimese sammu vastus on, et “mina ei saa kahjuks seda tegevust praegu lõpetada”, tuleb asjade ärategemise printsiibist lähtuvalt küsida, “kas keegi teine saab selle praegu ära teha?”. Ehk siis järgmine samm on delegeerimine. Delegeerimisel tuleb muidugi arvestada ülesande iseloomu, sest aeg-ajalt võib delegeerimisprotsess võtta rohkem aega, kui sa ise kulutaksid ülesande valmimisele esimesel vabamal võimalusel. Või siis on delegeerimine mõistlik kolleegi või alluva oskuste arendamise seisukohast ja kulunud aja kaalub üles hilisem kolleegi uute oskuste rakendamisest tekkinud efektiivsuse võit.
3. Ajata
Ajatamine on ülesandele tähtaja (või uue tähtaja) määramine. Mis on destruktiivse venitamise ja konstruktiivse ajatamise erinevus? Venitamine on siis, kui ülesannet oleks võimalik õigel ajal teha, aga seda ei tehta viitsimise, unustamise või muu põhjuse tõttu.
Ajatamine on ülesande teadlik planeerimine tulevikku, lähtudes prioriteetidest ja ressurssidest. Uue tähtaja määramisel on oluline teha seda ENNE, kui esialgne tähtaeg ümber saab. Kui kuu aega kestnud projekti tähtajani on nädal ja on mõistlik kvaliteedi tagamiseks lükata projekti valmimistähtaega nädala võrra edasi, on tegemist ajatamisega. Kui aga projekt pidi valmima täna ja me nüüd alles mõtleme uue tähtaja peale, on tegemist ebaefektiivse ajakasutusega.
Ajatamine on kolmas võimalus, kui me ise ei saa ülesannet kohe lõpetada ja keegi teine ei saa seda praegu valmis teha. Seejärel me teeme asja valmis määratud tähtajal tulevikus.
4. Ütle “ei” – viska ära
Neljas ja oluliselt alakasutatud võimalus on ülesandest loobumine. Loobumine võib tähendada seda, et antud tegevust pole üldse mõtet teha (ei sinul ega kellelgi teisel) või konkreetne laekunud dokument pole meie töös otseselt vajalik. Sellisel juhul tuleks öelda kohe “ei”, visata saabunud paber prügikorvi või kustutada e-kiri.
Loomulikult on võimalik, et sul on kasutusel juba teistsugune süsteem ja oled sellega 100 % rahul. Sellisel juhul on kõik hästi. Kasuta seda, kui see toimib! Kui ei, siis proovi midagi uut. Nendesse inimestesse, kelle sõnul ainult nende süsteem on see üks ja õige, tuleb suhtuda reservatsiooniga. Ajajuhtimisteooriaid on väga palju. Nende paljusus võimaldab valida endale sobiva lahenduse, mitte selle, millele on kõige rohkem reklaami tehtud. Käesolevas raamatus toodud näpunäited pole niivõrd ajajuhtimise teooriad, kuivõrd praktilised näpunäited eri tehnikatest, mida ka üsna väikese pühendumisega on võimalik realiseerida. Töökuhjade korraldamine “üks asi korraga” reeglit järgides toimib pisukeste muudatustega pea kõikides valdkondades ja on seetõttu üks universaalsemaid tööjuhiseid.
Juhtimisvõte nr 2 − õnne valem
Ebameeldivad asjad tee kohe, meeldivatega tegele hiljem.
Daniel Gilbert on hinnatud ja auhinnatud Harvardi Ülikooli psühholoogiaprofessor. Tema sulest ilmus 2006. a kevadel raamat “Komistades õnnele”, kus Gilbert tutvustab lugejatele seda, mis teeb inimese õnnelikuks või õnnetuks. Suur osa raamatust tegeleb inimese võimega planeerida, hinnata või mõelda tulevikule. Mitmed uuringud on jõudnud järeldusele, et inimesed mõtlevad tulevikule ca 12 % oma päevasest ajast11. Sealjuures kujutavad nad enamiku ajast ette pigem seda, kuidas nad tulevikus midagi saavutavad ja ära teevad, mitte, kuidas läbi kukuvad. Tulevikule mõtlemine võib olla isegi meeldivam kui sinna jõudmine. Näiteks ühe uuringu raames teatati osalejatele, et nad on võitnud tasuta piduliku õhtusöögi suurepärases prantsuse restoranis. Neilt küsiti, millal nad soovivad seda võimalust kasutada – kohe, täna õhtul, homme? Ehkki pakutud õhtusöögi võlud olid ilmsed, soovis enamik vastanuist lükata selle “pisut” edasi – peamiselt järgmisse nädalasse. Miks nad nii käitusid? Selgub, et nädalakese oodates ei saa nad mitte ainult kalamarja süüa ja paarkümmend aastat vana veini juua, vaid neil on aega tervelt seitse päeva kalamarja ja veini konsumeerimist ette kujutada! Meeldiva tegevuse edasilükkamine on nutikas moodus lõigata ühest asjast kaks korda kasu.
Meeldiv tulevikuprognoos vähendab stressi
Ajajuhtimise kontekstis tekib siit lihtne järeldus ja nõuanne edaspidiseks. Stressi vähendamiseks on mõistlik teha kõik ebameeldivad ülesanded võimalikult kohe ja meeldivaid asju võib lükata edasi. Igaühel meist on ilmselt e-kirju, dokumente või tööülesandeid, millega töö alustamist oleme pidevalt edasi lükanud. Enamalt jaolt on need tegevused, mis pole meeldivad – nõuavad nad siis liigset ressurssi või on seotud ebameeldivate emotsioonidega. Tihti tuleb ette, kus juht lükkab edasi alluvale ebameeldiva uudise teatamist viimase hetkeni. Või kui palju ressurssi nõudvale tööle eelistame lihtsamat, mida saab kohe ära teha. Selline lähenemine võib antud hetkel tunduda mõistlik, aga samal ajal me tekitame endale järjekorra ebameeldivatest töödest, mis jäävad meid pidevalt kummitama. Mõtle korra eeltoodud prantsuse restorani näitele. Tunduvalt mõistlikum on ebameeldivad tegevused kohe ära teha ja meeldivaid oodata.
Juhtimisvõte nr 3 − ära unusta!
Meil on suurepärane mälu.
Me mäletame paljusid huvitavaid fakte, välja arvatud neid, millest hetkel kasu oleks.
Kes meist poleks käinud tsirkuses ja näinud suurepäraseid žonglööre?! Žonglöörid suudavad loopida õhku erinevaid esemeid ja hoida neid seal ringlemas ilma ühtegi maha pillamata. Näiteks pole ebatavaline, et mõni neist žongleerib kümne või rohkema palliga. Aga proovi seda kodus järele teha! Kas õnnestub? Noh, kui hästi proovida ja harjutada, saab igaüks meist ilmselt kolme tennisepalliga hakkama, aga enamaks läheb vaja rohkem praktikat, kui meie seda endale lubada saame. Jälgides tänapäevast infotihedust, on lihtne tõmmata paralleele žongleerimisega – ka meie peame iga päev “hoidma õhus” eri arvu projekte, ülesandeid, kohustusi, telefonikõnesid ja muud taolist. Ja hoidku jumal, kui me unustame ühele kolleegile tagasi helistada, sest tema võib võtta seda isikliku solvanguna… Seega – palle maha pillata ei tohi, aga kas inimmõistus on üldse loodud nii suure hulga info meelespidamiseks?
Kasuta abivahendeid asjade meeldetuletamiseks
Eestis käis 2004. aastal esinemas mälutreener David Thomas. Ta on Guinnessi rekordi omanik, kuna suudab pidada meeles 28,000 arvu π kohta pärast koma! See on märkimisväärne saavutus ja huvitav oli kuulata hr Thomase selgitusi, kuidas ta neid meelde jättis. Ent mida meie saame siit kõrva taha panna? Muidugi on võimalik oma mälu treenida, et rohkem asju meelde jätta. David Thomasega konkureerimiseks tuleb mäluga tegeleda 8 tundi päevas, seitse päeva nädalas. See on hea plaan, juhul kui sinu töölepingus on tööülesannete juures kirjas “mälutreener”. Kui see aga ei ole nii,
Gilbert, Daniel, Stumbling on Happiness, lk 16−17