Развитие бизнеса: первые три года работы. Василий Лошкарев
бумажными носителями.
Рассмотрим пример движения документов:
1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.
2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)», и хранится она у бухгалтера.
3. При этом договор должен быть зарегистрирован в каком-либо реестре как подписанный.
4. Все лица, имеющие отношение к договору (не все подряд, а именно эти), должны знать, где этот реестр находится, и иметь к нему доступ. К примеру, он может храниться прямо в папке «Договоры» или у ответственного исполнителя, бухгалтера, секретаря, у вас. Решайте сами в зависимости от размеров организации и вашей логики документооборота.
5. Далее по этому договору должны быть получены деньги и произведена отгрузка, либо должна быть выполнена отгрузка, а после, в оговоренный срок, поступят деньги. Это тоже должно где-то отражаться.
6. При этом непосредственному исполнителю по договору необходим дубликат договора для контроля ситуации. Вы должны быть уверены, что он точно получит копию договора и информацию о поступлении денег, а бухгалтер – сведения об осуществлении отгрузки по договору.
7. Когда все по договору выполнено – отгрузка полностью проведена, деньги получены, решены спорные вопросы, – договор считается закрытым. Об этом делается еще одна пометка в реестре, чтобы не отвлекаться на него в дальнейшем.
Простейшая ситуация, а сколько необходимо действий! Иначе будут сбои, которые ведут к потерям и, в конечном счете, к убыткам.
Еще раз повторю: в ситуации, когда документов не очень много, можно работать с бумажными копиями документов и бумажными реестрами. Реестр может быть простым, на обычном листе. Примерно так же может выглядеть реестр по письмам входящим и исходящим.
Обязательно, в форме краткой инструкции, устанавливается цветовая маркировка по каждому полю. Например, подписанный договор – поле выделяется желтым, отгруженный – синим, приход денег – зеленым, а выполненный договор – красным. Делается в соответствующую графу запись шариковой ручкой и закрашивается маркером – очень упрощает работу.
Цветовое деление существенно облегчает работу с документами и экономит время. Желательно однотипные документы хранить в регистраторах одного и того же цвета. Договоры на отгрузку в синем, на поставку – в зеленом, накладные в красном, отчет кассира в черном и т. д. Можно помечать документы по разным фирмам разными цветами. Настоятельно рекомендую подписывать полки на стеллажах. Регистраторы подписываются только отпечатанными машинным способом табличками в одном и том же стиле. Смешение и изменение