Развитие бизнеса: первые три года работы. Василий Лошкарев
При этом непосредственному исполнителю по договору необходим дубликат договора для контроля ситуации. Вы должны быть уверены, что он точно получит копию договора и информацию о поступлении денег, а бухгалтер – сведения об осуществлении отгрузки по договору. Дубликат доступен в отсканированном виде в графическом формате (не текстовом!) и защищен от редактирования. Бухгалтер отражает поступление денег по договору. Внесение в реестр происходит автоматически по связи с бухгалтерским блоком либо вручную.
6. Когда по договору все выполнено – отгрузка полностью проведена, деньги получены, решены спорные вопросы, – договор считается закрытым. Об этом делается еще одна пометка в реестре, чтобы больше не отвлекаться на этот договор.
Доступ к реестру регламентируется, точно так же вводится цветовое обозначение по разделам.
С самого начала работы организации имеет смысл ограничивать бумажное делопроизводство, лучше переходить на безбумажные электронные формы. В самом простом варианте различные распоряжения и указания можно отправлять по внутренней электронной почте с применением специализированных программ, таких как LanTalk PRO, WinPopup, WinMessenger. В них автоматически создается электронный реестр обращений и отметки о получении. Даже если сотрудник не просмотрел сообщение сразу, он прочитает его позже. Письма и заявки никуда не теряются. Но такие программы – палка о двух концах. Вы тоже будете нести ответственность перед подчиненными: если вам от них приходят запросы, письма, то игнорировать или забыть их не удастся. Подобная система дисциплинирует всех.
Оптимальным вариантом является, конечно, ERP-система, или система управления предприятием. Именно такие системы решают проблему комплексно и позволяют уйти от «кусочной» автоматизации. Головной болью многих фирм становится «кусочная» автоматизация, когда бухгалтерия работает со своим блоком, отдел продаж со своим (обычно на базе Microsoft Exel или Microsoft Access), маркетинг с третьим, склад с четвертым. В дополнение к этому, если направлений в организации несколько, то каждый отдел продаж или продавец работает со своим блоком. Отличная мозаика, потрясающе неэффективная, особенно в долгосрочном плане. Берите сразу комплексное решение либо решение, сочетаемое с какой-либо хорошей системой. В крайнем случае ставьте Microsoft Access для всех пользователей с синхронизацией и архивированием данных. Самые продвинутые, с наибольшим количеством возможностей и (вероятно) с наилучшей поддержкой – это западные системы SAP, Oracl и семейства Microsoft Business Solution – Axapta и Navision. Существуют давно, «детскими» болезнями не страдают. Но они настолько дороги и сложны, что нам обсуждать их не имеет смысла. В нашей стране позволить себе такие системы могут немногие, время на них тратить не будем. Есть смысл рассматривать российские разработки. Их достаточно много. Это программные продукты «Компас», «Монолит SQL», «Бухта», БОСС, БЭСТ, «Галактика», «Парус», 1С, в конце концов, и еще многие другие. Выбор есть. Основная проблема существенной части наших программных продуктов в том, что созданы они