Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA. Karlheinz Weber
wir Ihnen das Thema, wann immer es möglich ist, anhand von Grafiken und anschaulichen Screenshots aus dem SAP-System auch visuell näherbringen.
Viele Tipps und Tricks sowie Hinweise auf vermeidbare Fallstricke ergänzen das Buch.
Das sollten Sie mitbringen
Wie gehen davon aus, dass Sie allgemein bestens mit der Buchhaltung vertraut sind, sodass wir Ihnen in diesem Buch deren Grundsätze nicht erst beibringen müssen. Auch sollten Sie bereits über Grundkenntnisse in SAP S/4HANA verfügen.
Danksagung
Herzlichen Dank an alle, die zum Gelingen dieses Buches beigetragen haben. Besonders bedanken wollen wir uns bei Anja Achilles für das professionelle Lektorat, bei Tanja Jahns für den perfekten Satz und bei beiden für die gute Zusammenarbeit.
Im Text verwenden wir Kästen, um wichtige Informationen besonders hervorzuheben. Jeder Kasten ist zusätzlich mit einem Piktogramm versehen, das diesen genauer klassifiziert:
Hinweis
Hinweise bieten praktische Tipps zum Umgang mit dem jeweiligen Thema.
Beispiel
Beispiele dienen dazu, ein Thema besser zu illustrieren.
Achtung
Warnungen weisen auf mögliche Fehlerquellen oder Stolpersteine im Zusammenhang mit einem Thema hin.
Die Form der Anrede
Um den Lesefluss nicht zu beeinträchtigen, verwenden wir im vorliegenden Buch bei personenbezogenen Substantiven und Pronomen zwar nur die gewohnte männliche Sprachform, meinen aber gleichermaßen Personen weiblichen und diversen Geschlechts.
Hinweis zum Urheberrecht
Sämtliche in diesem Buch abgedruckten Screenshots unterliegen dem Copyright der SAP SE. Alle Rechte an den Screenshots hält die SAP SE. Der Einfachheit halber haben wir im Rest des Buches darauf verzichtet, dies unter jedem Screenshot gesondert auszuweisen.
1 Praxisbeispiel, das Sie durch das Buch begleiten wird
Zunächst stellen wir Ihnen das leicht nachvollziehbare Praxisbeispiel aus dem Alltag eines Unternehmens vor, anhand dessen wir Sie aus der Sicht eines Kreditorenbuchhalters durch den Beschaffungsprozess »Purchase to Pay« (von der Bestellung bis zur Zahlung) sowie durch weitere Prozesse der Kreditorenbuchhaltung führen werden.
Die Fair Trade Coffee GmbH ist eine neu gegründete deutsche Firma, deren Fokus auf dem fairen Handel von Kaffee liegt. Parallel zu ihrem deutschen Hauptstandort betreibt sie eine Tochterfirma in den USA (siehe Abbildung 1.1).
Abbildung 1.1: Fair Trade Coffee GmbH
Neben dem Verkaufsprozess »Lead to Cash« spielt in jedem Unternehmen der Beschaffungsprozess »Source to Pay« bzw. »Purchase to Pay« eine zentrale Rolle. Viele Teilprozesse, die zur Beschaffung gehören, sind in der Kreditorenbuchhaltung zu berücksichtigen (siehe Abbildung 1.2).
Abbildung 1.2: Fair Trade Coffee GmbH – Teilprozesse in der Beschaffung
Als Handelsfirma wählt unser Beispielunternehmen die den Fair-Trade-Bedingungen entsprechenden Kaffeelieferanten aus, schließt mit ihnen die gewünschten Verträge und bestellt die benötigten Mengen. Später wird die gelieferte Menge eingelagert und die erhaltene Rechnung von der Kreditorenbuchhaltung verbucht sowie innerhalb der Zahlungsfrist bezahlt. Darüber hinaus müssen Anlagen und andere Güter bzw. Dienstleistungen gekauft und bezahlt werden. Für all diese Vorgänge sind Stammdaten anzulegen und für die meisten Teilprozesse auch entsprechende Buchungen im Finanzwesen vorzunehmen.
Am Perioden- bzw. Jahresende sind schließlich die Abschlussarbeiten für die Kreditorenbuchhaltung durchzuführen.
Damit Sie das Praxisbeispiel der fiktiven Firma »Fair Trade Coffee GmbH« in allen Schritten gut nachvollziehen können, haben wir in jedem Kapitel bzw. Abschnitt die angesprochenen Geschäftsfälle mit den damit verbundenen Stammdaten und Buchungen in Form von 16 »Szenarien« dargestellt:
Szenario 1: Buchung Stammkapital auf Sachkonto
Szenario 2: Anlage Sachkonten
Szenario 3: Anlage Geschäftspartner
Szenario 4: Anlage Anlagenstamm
Szenario 5: Anlage Hausbank und -konto
Szenario 6: Anzeige Materialstamm
Szenario 7: Eingangsrechnungen ohne Integration
Szenario 8: Kreditorenkonto ausgleichen
Szenario 9: Ausgangszahlung
Szenario 10: Anlagenzugang durch Kauf
Szenario 11: Rechnung und Zahlung mit Skonto
Szenario 12: Anzahlung
Szenario 13: Beschaffungsprozess mit Integration
Szenario 14: Periodenabschluss Kreditoren
Szenario 15: Analysen in der Kreditorenbuchhaltung
Szenario 16: Periodenabschluss Hauptbuchhaltung
Für alle in den Szenarien näher beschriebenen Stammdaten und Buchungen ist der jeweilige Abschnitt angegeben. So wird beispielsweise die Verbuchung der Stammeinlage aus Szenario 1 in Abschnitt 3.1 näher beschrieben, während Sie die Anlage des Sachkontos für die Commerzbank aus Szenario 2 in Abschnitt 4.1.1 finden.
Nutzen Sie die Szenario-Übersichten
Die Szenario-Übersichten sind so angelegt, dass Sie schnell von den dargestellten Geschäftsfällen eines Szenarios in den zugehörigen Abschnitt oder von ebendiesem Abschnitt in die für das Szenario ausgewiesenen Stammdaten und Buchungen springen können. Machen Sie sich dies zunutze, denn es wird Ihnen helfen, den Praxisbezug herzustellen.
2 Das sollten Sie über SAP S/4HANA wissen
In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über SAP S/4HANA mit den wesentlichen Neuerungen gegenüber der alten Business Suite. Anschließend gehen wir auf die SAP-Module und -Organisationseinheiten sowie auf die neuen Möglichkeiten von Embedded Analytics ein.
2.1 Überblick SAP S/4HANA
SAP S/4HANA ist die neueste Business Suite der Softwarefirma SAP. Im Vergleich zu den Vorgängerversionen SAP ERP bzw. SAP R/3 sind aus Sicht des Rechnungswesens – und insbesondere der Kreditorenbuchhaltung – die folgenden Unterschiede bzw. Neuerungen hervorzuheben (siehe Abbildung 2.1).
Abbildung 2.1: Überblick SAP S/4HANA
SAP S/4HANA verwendet die selbst entwickelte In-Memory-Datenbank SAP HANA, bei der die Daten des gesamten Unternehmens im Hauptspeicher gehalten werden.
Für die Anwender bedeutet dies ein wesentlich effizienteres Arbeiten. So ist beispielsweise eine umfangreiche Offene-Posten-Liste, deren Verarbeitung