Praxishandbuch Kreditorenbuchhaltung in SAP S/4HANA. Karlheinz Weber
Debitorenzahlung
Tabelle 3.1: Belegarten in SAP
Eigene Belegarten für Buchungen aus anderen Modulen
Verwenden Sie beispielsweise für Rechnungen, die im Modul Finanzwesen (FI) gebucht werden, die Belegarten KR oder KN und in der Materialwirtschaft (MM) die Belegarten RE oder RN.
Auf der Belegpositionsebene steuert der Buchungsschlüssel, ob Sie ein Sachkonto, einen Kreditor, einen Debitor oder eine Anlage im Soll bzw. im Haben bebuchen wollen.
Tabelle 3.2 zeigt die wichtigsten Buchungsschlüssel:
| Buchungsschlüssel | Bezeichnung |
|---|---|
| 01 | Debitor (Soll) |
| 11 | Debitor (Haben) |
| 21 | Kreditor (Soll) |
| 31 | Kreditor (Haben) |
| 40 | Hauptbuch (Soll) |
| 50 | Hauptbuch (Haben) |
| 70 | Anlage (Soll) |
| 75 | Anlage (Haben) |
Tabelle 3.2: Buchungsschlüssel in SAP
Die primär für den Kreditorenbuchhalter relevanten Buchungsschlüssel haben wir wieder hervorgehoben. Bei den neuen Fiori-Apps sind diese Buchungsschlüssel bereits fest mit der Anwendung verknüpft und müssen nicht mehr eingegeben werden.
Die geforderte chronologische Darstellung aller Geschäftsvorfälle erreichen Sie über verschiedene Datumsfelder:
Das Belegdatum ist der Tag, an dem der Originalbeleg erstellt wurde. Dieses Datum wird in der Regel vom Belegersteller auf dem Originalbeleg vermerkt. So ist beispielsweise auf Eingangsrechnungen neben der Rechnungsnummer meist das Rechnungsdatum (= Belegdatum) ausgewiesen.
Das Buchungsdatum weist den Tag aus, dem der Beleg in der Buchhaltung wirtschaftlich zuzuordnen ist. Auf Basis des Buchungsdatums wird automatisch die Buchungsperiode abgeleitet. Die SAP-Hauptbuchhaltung kennt nicht nur zwölf Buchungsperioden für die zwölf Monate, sondern auch bis zu vier Sonderperioden: Jahresabschlussbuchungen per 31.12. können in eine Sonderperiode (13 bis 16) gebucht werden. Für den Kreditorenbuchhalter sind die Sonderperioden allerdings meist nicht relevant.
Das Erfassungsdatum stellt den Tag der Eingabe im System dar. Es ist nicht manuell eintragbar, sondern wird vom System automatisch bei jeder Buchung vergeben.
Zusätzlich kann auf Buchungskreisebene ein für die Steuermeldung relevantes Steuermeldedatum aktiviert werden.
Daneben existieren noch mehrere andere Datumsfelder auf Belegpositionsebene, beispielsweise das Valutadatum für das Cash-Management oder das Bezugsdatum für die Anlagenbuchhaltung.
Rechnungsdatum = Belegdatum = Buchungsdatum
Wir empfehlen Ihnen, bei der Verbuchung von Rechnungen das Rechnungsdatum als Belegdatum UND Buchungsdatum zu verwenden. So ist der Beleg stets der richtigen Buchungsperiode zugeordnet. Sollte die Buchungsperiode aufgrund des späten Eintreffens einer Rechnung bereits geschlossen sein, dann müssen Sie ein Buchungsdatum der offenen Periode wählen.
Einfache Sachkontenbuchung auf Bilanzkonten
Die wichtigste Aufgabe jedes Buchhalters ist die Verbuchung der im Unternehmen stattfindenden Geschäftsvorfälle.
Damit kommen wir zum ersten der angekündigten Buchungsbeispiele. In »Szenario 1« unserer Firma »Fair Trade Coffee GmbH« wird nach der Firmengründung das Stammkapital eingezahlt. Wir zeigen Ihnen, wie Sie die dafür notwendige Buchung durchführen.
Abbildung 3.3: »Szenario 1« – Buchung im Hauptbuch
Für die Erfassung einer Buchung im Hauptbuch rufen Sie die App »Hauptbuchbelege buchen« auf (siehe Abbildung 3.4).
Abbildung 3.4: App »Hauptbuchbelege buchen«
Um die Eingabe auf Positionsebene zu erleichtern, stehen unterschiedliche Erfassungsvarianten zur Verfügung (siehe Abbildung 3.5).
Abbildung 3.5: Auswahl Erfassungsvariante
In unserem Fall verwenden wir die Erfassungsvariante Standard 2. Bei dieser stehen Ihnen die wichtigsten Eingabefelder auf Positionsebene zur Verfügung, weshalb sie auch von vielen Buchhaltern häufig genutzt wird. Wenn Sie keine passende Erfassungsvariante auswählen, werden Ihnen zu viele nicht benötigte Eingabefelder angeboten.
Anlage von eigenen Erfassungsvarianten
Überlegen Sie sich, welche Eingabefelder Sie und Ihre Kollegen beim Buchen oft benötigen, und lassen Sie sich von der IT eine oder mehrere kundenspezifische Erfassungsvarianten anlegen. Damit können Sie sich die Arbeit sehr erleichtern.
In Abbildung 3.6 sehen Sie die wichtigsten Felder