Кодекс одного чиновника. Евгений Домбровский
представителями общественности.
Производственные совещания. Цель: заслушивание отчетов о проделанной работе, коллективное обсуждение текущих проблем, например, кризисной ситуации в какой-либо команде.
Итоговые совещания. Проводятся время от времени для оценки прогресса, достигнутого организацией, подразделением, отдельными работниками в продвижении к поставленной цели. Иногда полезно присутствие фасилитатора (посредника).
Есть такая шутка: «Лучшее совещание – это то, которого не было». Если её еще продолжить словами «… но при этом цель достигнута», шутка становится очень правдивой.
Обратившись к всемирной паутине за помощью указать случаи, когда не стоит собирать людей на рабочую встречу, так как такие совещания априори являются неэффективными, получил следующие результаты.
1) Нет чёткой цели.
Сначала её нужно сформулировать, а потом звать коллег – и никак иначе.
2) Есть более привычный способ донести информацию.
Например, если надо просто ознакомить с новым приказом руководства или донести информацию по статусам контрольных точек, то можно это сделать более привычными и простыми способами.
3) Решение уже принято.
Не стоит имитировать встречу по поиску решения – лучше провести совещание для разработки плана действий или просто рассказать о решении привычным способом.
4) У участников нет квалификации или полномочий, чтобы принять решение.
Например, главы отделов или департаментов должны были разобрать проблемную ситуацию, а вместо этого делегировали это своим сотрудникам – «сходи, послушай». Лучше перенести встречу на время, когда смогут прийти те, кто будет принимать решения.
5) Противостояние между участниками.
Лучше сделать две предварительные встречи с противоборствующими сторонами, выяснить их позиции и подумать, как их сблизить. После этого можно собираться на встречу, где будут обе стороны.
6) Проще написать, чем встречаться.
Если все участники очень заняты, невозможно найти общее устраивающее всех время, и организация займёт больше времени, чем само совещание – лучше сэкономить силы.
Полностью согласен со всем, что здесь указано, но решил на всякий случай ещё спросить у искусственного интеллекта, что же плохого может быть в совещаниях.
Одно из возможных негативных последствий совещаний по мнению ИИ – это потеря времени.
Наверное, это самое важное и ключевое последствие неэффективного совещания. Для того чтобы неэффективный инструмент сделать эффективным, надо просто устранить все его недостатки. Конечно, порой даже и это не помогает. Тем не менее, считаю, что к совещаниям это не относится. Они могут и должны быть эффективными. Так почему же мы теряем на совещаниях время?
Первое – время на дорогу.
Пандемия изменила формат совещаний и даже в постковидное время многие из них ушли в онлайн, что позволяет присутствовать на них людям из разных точек,