Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. Ирина Топчиева
должна сформулировать и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Стандарт перечисляет все этапы работы с документами.
В связи с расширяющейся интеграцией Российской экономики в мировую, вступлением нашей страны в ВТО, все более проявляющейся тенденцией сближения требований к формированию системы ДОУ, актуальными являются международные стандарты на документацию, принятые Международной организацией по стандартизации – ИСО (International Organization for standartization, ISO). Например, терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1:1983, ИСО 5127-2:1983, ИСО 5127-3:1988); форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 8439:1990) и др.
Стандарты серии ИСО 9000 – пакет документов по обеспечению качества. Три стандарта из серии ИСО 9000: ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003 являются основополагающими документами «Системы качества», по которым могут быть получены сертификаты на соответствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, так как в нем характеризуется система качества, которая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая вопросы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по «управлению документацией и данными».
За последние годы ВНИИДАД и Росархивом изданы методические материалы, которые могут использоваться службами ДОУ организаций и секретарями руководителей: «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации» [29], а также «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) [30].
Секретарь должен также знать, что разработаны и утверждены нормы времени или выработки на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Конечно, в деятельности секретаря руководителя значительное место занимает творческая, аналитическая, логическая части, которые трудно поддаются нормированию. Однако существует большое количество нормативных документов, которыми может воспользоваться секретарь, поскольку они рекомендуются для применения в управленческом аппарате организаций, учреждений и предприятий независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности:
• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября, 1994 г. № 72) [31];
• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской федерации от 10 сентября 1993 г. № 152) [32];
• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития