Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. Ирина Топчиева
(связи по должности)
Здесь определяется порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями и должностными лицами. В этом разделе указывается, с какими структурными подразделениями, их конкретными работниками, по каким вопросам взаимодействует секретарь руководителя. Необходимо указать, какие документы, в каком виде, от кого, как часто он получает и передает; кому передает информацию, с кем сотрудничает по определенным вопросам. Желательно этот раздел составить в табличной форме.
В последнее время в должностную инструкцию добавляют новый раздел «Оценка работы». Здесь необходимо указать, что оценка работы (деятельности) осуществляется в соответствии с качеством работы, а также сроками ее выполнения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен(на)», свою подпись, инициалы, фамилию и дату.
Должностная инструкция секретаря руководителя должна быть оформлена на бланке организации и иметь следующие реквизиты:
• наименование организации;
• наименование вида документа;
• гриф утверждения;
• дату составления;
• регистрационный номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• визу согласования;
• визу ознакомления;
• подпись;
• дату.
Положение о структурном подразделении: секретариате или службе ДОУ
Положение о структурном подразделении – правовой акт, устанавливающий правила организации и деятельности структурного подразделения.
При разработке положения необходимо опираться на действующее законодательство, современные государственные нормативно-методические документы, устав организации или положение об организации.
Формуляр положения и структура текста положения о любом структурном подразделении установлена УСОРД [27]. Унифицированная структура текста включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Цель и задачи.
3. Функции.
4. Права и ответственность.
5. Руководство.
6. Взаимоотношения (служебные связи).
1. Общие положения
Этот раздел определяет точное название структурного подразделения, его статус. Здесь обязательно надо оговорить, является ли секретариат самостоятельным структурным подразделением или входит в состав другого структурного подразделения, например, службы ДОУ. В этом разделе указывается также, кто возглавляет структурное подразделение и чьим приказом назначается на должность его руководитель. Необходимо оговорить, имеет ли руководитель заместителей. Следует также указать, чем в своей деятельности руководствуется секретариат или служба ДОУ, какую имеет структуру (наличие бюро, участков, секторов и т. д.), указывать перечень законодательных,