Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя. Ирина Топчиева
руководителя секретариата или службы ДОУ нашли отражение в его должностной инструкции.
6. Взаимоотношения (служебные связи)
Здесь прописывается, с какими структурными подразделениями и по каким вопросам взаимодействует секретариат, то есть характер и наличие взаимосвязей.
Положение о структурном подразделении заканчивается пунктом о том, в каких случаях Положение должно быть заменено новым:
1. Изменение структуры организации.
2. Изменение структуры самой службы, ее переподчинение.
3. Внедрение новых технологий.
Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации и имеет следующие реквизиты:
• наименование организации, структурного подразделения;
• вид документа;
• дату и гриф утверждения;
• регистрационный номер;
• место составления;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• гриф согласования или визы согласования.
Положение подписывает должностное лицо, являющееся разработчиком, визирует юридический отдел, утверждает руководитель организации.
Положение вступает в силу с момента утверждения.
Инструкция по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации.
Инструкции могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые распространяются на определенную категорию учреждений или организаций. Взяв за основу типовую, любая организация может разработать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству. В ней необходимо учесть все особенности организации и технологии делопроизводства конкретного учреждения. Инструкция по делопроизводству, как правило, включает следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Порядок оформления документов, а также требования к реквизитам.
3. Организация документооборота.
4. Регистрация документов.
5. Организация справочной работы.
6. Оперативное хранение документов.
7. Подготовка документов к сдаче в архив.
8. Приложения, которые содержат образцы бланков, формуляры документов, образцы учетных форм и документов, а также разного рода перечни, например:
• Перечень документов, не подлежащих регистрации;
• Форма журнала регистрации входящих документов;
• Форма журнала регистрации исходящих документов;
• Формы журнала регистрации внутренних документов (по видам);
• Оттиски печатей и штампов;
• Образцы бланков документов;
• Перечень документов, заверяемых печатью;
• Форма положения о структурном подразделении;
• Схемы документооборота;
• Форма должностной инструкции и др.;
• Перечень