30 кейсов для малого бизнеса. Денис Баушев
инструкции для имеющегося числа работников, а взял объем задач и посчитал, сколько мне нужно для него сотрудников.
Я описывал все, что знал – о работе компании, о том, как действует каждый специалист, и о том, какие дыры мне приходится затыкать изо дня в день. И вот к чему пришел.
Прежде всего, я пересмотрел для себя понятие бизнес-процесса. Если раньше я связывал его исключительно с работой, то теперь стал подразумевать под ним любое регулярное действие в компании: от поливки цветов в офисе до скриптов работы с ключевыми клиентами.
Почему? Я пришел к тому, что даже самый незначительный процесс, протекающий в компании, очень важен для нее в целом.
Например, люди любят с утра пить кофе. Кофе всегда находится в определенном месте. И персонал, приходя на работу, наливает себе чашечку ароматного напитка. А теперь представьте, что кофе закончился – его забыли купить. Сотрудники компании в начале трудового дня не совершили небольшой привычный ритуал. Ерунда? А вот и нет! Отсутствие такой мелочи, как чашка кофе с утра, незаметно, но повлияет на работу всей компании. И не исключено, что приведет к печальным для бизнеса последствиям.
Самый простой пример: из-за несоблюденного «ритуала» сотрудник не в должном настроении поговорил с клиентом – сделка сорвалась и привела к потере сотен тысяч рублей. Почему? Потому что четко не закреплено, кто регулярно покупает кофе!
Конечно, я намеренно преувеличиваю. Но именно такова логика влияния любого регулярного процесса в рамках вашей компании на ее работу.
Решение
Ну а теперь – к самой технологии.
Старая добрая таблица Excel в GoogleDocs снова оказалась незаменимым инструментом – я начал вносить туда подряд все процессы, которые протекают в компании.
Сначала – самые незначительные и на первый взгляд пустяковые:
• Предложение клиентам чая или кофе, когда они приходят на встречу.
• Распечатка счетов и актов 25-го числа каждого месяца.
• Вызов курьера для отправки счетов и актов и т. д.
Постепенно я переходил к более сложным:
• Ответы на входящие телефонные звонки в бухгалтерии.
• Ответы на входящие телефонные звонки в отделе продаж.
• Встреча клиента при входе его в офис и т. д.
Спустя неделю ежедневной работы я получил список из 489 пунктов.
Теперь нужно было понять, как обстоят дела с выполнением описанных бизнес-процессов. Для этого каждый пункт я выделил своим цветом:
• Зеленый – бизнес-процесс на данный момент выполняется хорошо.
• Желтый – бизнес-процесс выполняется плохо.
• Красный – бизнес-процесс вообще не выполняется.
Собственно, моя задача была теперь в том, чтобы табличка «позеленела».
Не преувеличиваю – это было потрясающе: работа компании сразу стала восприниматься абсолютно объективно. Я ясно увидел, где мы недорабатываем,