Protocolo para la organización de actos oficiales y empresariales.. Juan de Dios Orozco López
las instituciones a su público objetivo y busca hacer coherente la realidad institucional y la actuación personal de sus representantes.
Pero es importante destacar, también, que el protocolo debe ser un instrumento de las organizaciones y no un fin en sí mismo. Aplicar las normas de organización de actos o las exigidas en las relaciones sociales debe permitirnos ser eficientes y eficaces, minimizar errores y hacer rentable la actuación personal o de la institución, según sea el caso.
A modo de conclusión de este apartado, se puede afirmar que el protocolo oficial y el social se constituyen como verdaderas herramientas de comunicación y de marketing para las relaciones institucionales y personales.
La finalidad del protocolo es poner en valor a las instituciones, a las empresas y a las personas.
5. Tipología del protocolo
Hacer referencia al protocolo obliga necesariamente mencionar la norma como ya se ha comentado con anterioridad. Genéricamente, y a los efectos que persigue este libro, según el ámbito de aplicación de esa norma, se podrían distinguir tres tipos de protocolo.
Protocolo oficial
Protocolo empresarial
Protocolo social
Aun cuando estas tres categorías gozan de peculiaridades suficientes como para ser diferentes, todas ellas se complementan y afectan entre sí.
Si nos referimos al protocolo como las normas que hacen cómoda la relación entre personas, parecería que el protocolo social debería ocupar la base de todo el protocolo. Sobre él se crea la estructura del protocolo oficial y del protocolo empresarial.
No obstante, parece que es el protocolo empresarial el que más utiliza y se nutre del conocimiento de las reglas sociales para convertirlas en herramientas que permiten a la empresa ofrecer excelencia en la atención a sus clientes, las relaciones públicas y relaciones institucionales. Además, el conocimiento de los usos y costumbres de otros países es absolutamente necesario para negociar con éxito con personas de otras culturas.
Dado que este libro tiene por objeto la organización de actos oficiales y empresariales, dejaremos las técnicas y habilidades relacionadas con el protocolo social para otra ocasión y nos centraremos en lo necesario para diseñar y llevar a cabo con éxito cualquier tipo de acto.
Sin embargo, parece obligado ofrecer una breve exposición de los aspectos relacionados con el protocolo social y las aplicaciones de este en el mundo de la empresa.
5.1. Las características del protocolo oficial, empresarial y social
La principal característica del protocolo oficial es su rigidez. El protocolo oficial se rige por normas legales que no pueden ser modificadas o interpretadas libremente. El protocolo oficial tiene por objeto poner orden entre los lugares que ocupan los cargos públicos en actos públicos, y esta circunstancia es inamovible. El protocolo oficial es, en este sentido, rígido.
En multitud de ocasiones he manifestado que en el protocolo oficial no existe, en mi opinión, la flexibilidad. Se puede ser flexible y creativo en la arquitectura de interiores, en la redacción de un discurso o en la elección y distribución de flores. Pero eso no es hacer protocolo oficial. Protocolo oficial es igual a determinación del “quién va antes de quién” o “quién va detrás de quién” a lo que se pueden sumar unos mínimos detalles contextuales que elaboren, orienten o refuercen un siempre predeterminado mensaje. La creatividad en protocolo oficial disminuye proporcionalmente con el grado de amplitud normativa que exista. A mayor detalle en la norma, mayor rigidez.
Poco se puede añadir con la imaginación de un responsable de protocolo a un acto oficial que no distorsione la verdadera misión del protocolo oficial: disponer las personas en el poder político tal y como la voluntad popular ha determinado y distribuir los símbolos conforme estipula la ley.
No puedo imaginar a ningún responsable de protocolo oficial que, en busca de la creatividad, coloque a un director general antes que a su ministro. Las precedencias son las que son y no admiten discusión o interpretación. Pero aun admitiendo que el protocolo oficial es rígido, en numerosas ocasiones se hace verdadera ingeniería para que, bordeando el límite de lo establecido por las precedencias oficiales, los que son más importantes en el momento ocupen los puestos más vistosos.
Por lo que respecta al protocolo de empresa, sí se puede ser absolutamente creativo, por la flexibilidad de todo orden que permite la organización de actos en este ámbito. Solo habría que decir que hoy preside el acto el director de marketing y mañana lo hará el subdirector de I+D, simplemente porque conviene así a los intereses empresariales.
A los empresarios no les interesa absolutamente nada lo que diga la norma oficial. Ellos entienden que el protocolo empresarial es la suma de “saber ser y estar”, técnicas de marketing y astucia en comunicación. Solo hablan de protocolo si ello es rentable en términos económicos, refuerza su imagen ante su público, posiciona su marca o aumenta sus posibilidades para hacer mejores negocios. Su pregunta recurrente es “¿Me sirve?”. Si la respuesta es “no”, ya se puede imaginar dónde irá a parar el protocolo.
Por la razón anterior es por la que muchos consultores se equivocan cuando pretenden hablar a un grupo de empresarios de ordenación de banderas y establecimiento de precedencias. Para la empresa, nada de esto es rentable. El protocolo, así explicado, para un empresario, no tiene ningún valor.
En lo que se refiere al protocolo social, cabe destacar que los modos de proceder públicos son fácilmente imitables, al menos en sus aspectos más visibles. Tener éxito en ambientes sociales exigentes o en culturas diferentes a la propia exige –además de un profundo conocimiento de usos y costumbres– respeto y adaptación a nuevas circunstancias y a diferentes formas de actuación pública. Aculturación y adaptación al cambio y a nuevas perspectivas culturales van de la mano.
Como conclusión, deberemos destacar que, por encima de espacios de aplicación y personas a las que puedan afectar, el protocolo es norma de obligado cumplimiento o de libre asunción pero, al fin y al cabo, norma.
5.2. Protocolo oficial
Cuando nos referimos al protocolo oficial, lo hacemos respecto a las normas escritas de obligado cumplimiento que regulan, entre otras cosas:
Las precedencias u orden de prevalencia de los cargos públicos en los actos oficiales.
Los himnos nacionales.
El uso oficial de tratamientos de honor y cortesía.
La concesión y uso de condecoraciones oficiales.
El uso de la bandera.
Los honores militares que corresponden a las autoridades.
Además de los anteriores, deben incluirse en la normativa que rige el protocolo oficial cuantas disposiciones legales afecten a la organización de actos, sus participantes, la seguridad de las personas e instalaciones o el uso de toda simbología oficial.
Cabría destacar aquí que la infracción de la norma jurídica puede ser constitutiva de sanción o pena en la que pueden incurrir quienes dirigen o son responsables de los actos oficiales y no cumplen con lo determinado por la ley. Por ello es imprescindible, para quienes se dedican al protocolo, el conocimiento de las normas jurídicas. La omisión o el desconocimiento no eximen de culpa. Lo anterior es extensible para los que tienen responsabilidad en la empresa.
Con independencia del dominio del conocimiento y la forma de aplicación de las leyes, siendo el protocolo oficial la “expresión plástica del poder”, es absolutamente