Международные B2B-продажи. Практические советы. Андрей Александрович Подпругин
правило хорошего электронного письма – это наличие Темы, соответствущей содержанию. То есть, если вы пишете про, к примеру, котлеты, тогда не нужно называть письмо «мухи». Больше половины успеха письма можно отнести к его теме. Ведь если тема неудачное, ваше письмо вряд ли даже откроют.
Современные программы предупреждают, если вы отправляете письмо без темы. Однако не все программы присылают подобное уведомление. Пожалуйста, не забывайте про этот важный аспект переписки.
Второе правило, обращение по имени к получателю. Выглядит это следующим образом. Dear Mr. John (более формально), Dear John, или Hi John в первой строчке письма.
Если имя получателя неизвестно, можно использовать Dear Sir/Madam.
Обратите внимание, что обращений может быть несколько Mr. (мужской пол), Mrs. (замужняя дама), Miss (незамужняя), Dr. (доктор, человек с ученой степенью).
Дальше напишите тело письма и плавно перейдите к завершению.
Ну, а заключительное третье правило – наличие подписи. Вместо прощания, что есть в разговорной речи, на письме используются специальные обороты. Если в русской речи это, зачастую, «С Уважением», тогда в английском обычно используют Best regards – с наилучшими пожеланиями. Дальше ваше имя, должность и контактные данные.
Вот пример структуры делового письма на английском языке.
Пример структуры делового электронного письма на английском языке
Тема: Краткое и информативное описание темы письма.
Приветствие:
Dear [Recipient’s Name],
Введение:
Begin by introducing yourself and your company, if necessary. State the purpose of the email and express gratitude for the recipient’s attention.
Тело письма:
Main Point 1: Explain the first key point in detail. Provide any necessary context or background information.
Example: We are writing to inquire about your company’s services for [specific service/product].
Main Point 2: Discuss the second main point. Include any relevant details or questions.
Example: We would also like to discuss potential collaboration opportunities and how your services can benefit our team.
Дополнительная информация: Provide any additional information that supports your main points.
Example: Please find attached our latest brochure and case studies for your reference.
Завершение:
Express gratitude for the recipient’s time and consideration, and request a response or further action.
Прощание:
Thank you for your attention to this matter. We look forward to hearing from you soon.
Подпись:
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company]
[Contact Information]
Как быстро нужно отвечать на электронное письмо?
Согласитесь, всегда приятно получать ответ быстро, а не ждать его часами или днями?
В международном бизнесе сложилось негласное правило – стараться отвечать в течение рабочего дня. Если есть разница в часовом поясе – тогда в течение 24 часов.
Наиболее ожидаемая реакция на письмо – ответ в течение часа. Но, конечно, скорость зависит от специфики бизнеса и самого ответа. Это могут быть срочные запросы или автоматизированные ответы, тогда реакция будет быстрее обычного.
Помните, что скорость не значит качество. Главное внимание должно быть уделено содержанию письма, а не скорости ответа.
Что делать если ваш собеседник