Rachunkowość finansowa z uwzględnieniem MSSF. Отсутствует
w kasie podlega inwentaryzacji, która powinna być przeprowadzona przynajmniej na koniec każdego roku obrotowego, natomiast uzasadnione jest częstsze jej dokonywanie, o czym ostatecznie decyduje kierownik jednostki. Wszelkie powstałe w wyniku inwentaryzacji nadwyżki czy niedobory środków pieniężnych w kasie ujmowane są wstępnie na kontach „Rozliczenie niedoborów i szkód”, „Rozliczenie nadwyżek”. Ostateczne rozliczenie różnicy inwentaryzacyjnej następuje w chwili podjęcia przez komisję inwentaryzacyjną decyzji o sposobie jej rozliczenia. Ujawniona nadwyżka środków w kasie najczęściej jest traktowana jako element pozostałych przychodów operacyjnych, natomiast niedobór może zostać uznany jako zawiniony (co skutkuje zwiększeniem należności od pracowników) albo niezawiniony (wtedy ujęty zostaje jako element pozostałych kosztów operacyjnych).
Typowe zapisy na koncie „Kasa” przedstawia schemat 3.1.
Konto „Kasa” może wykazywać wyłącznie saldo Dt oznaczające stan gotówki w kasie. Ewidencjonowanie operacji gotówkowych na koncie „Kasa” wymaga prowadzenia ewidencji analitycznej [uor, art. 17 ust. 1 pkt 7]. Jej zadaniem jest umożliwienie ustalenia stanu gotówki z podziałem na poszczególne waluty oraz rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im środki pieniężne. Rolę ewidencji analitycznej najczęściej pełni raport kasowy, zawierający szczegółowy wykaz operacji gotówkowych dokonanych w danym okresie.
Należy podkreślić, że ustawa o rachunkowości nie nakłada obowiązku prowadzenia kasy. Decyzja w tym zakresie należy do kierownika jednostki i wynika z polityki rachunkowości jednostki. Jeżeli jednostka nie prowadzi kasy, to w planie kont z reguły nie wyodrębnia konta „Kasa” i nie ma też obowiązku sporządzania raportów kasowych.
Schemat 3.1. Ewidencja obrotu gotówkowego na koncie „Kasa”
Objaśnienia
(1) – podjęcie gotówki z rachunku bankowego do kasy (w tym na podstawie czeku gotówkowego),
(2) – przekazanie nadwyżki gotówki do banku,
(3) – wpływ innych środków pieniężnych,
(4) – wypłaty z kasy do banku,
(5) – spłata należności z różnych tytułów,
(6) – uregulowanie gotówką zobowiązań z różnych tytułów,
(7) – wpływ z tytułu sprzedaży gotówkowej,
(8) – opłata gotówką kosztów prostych,
(9) – stwierdzone nadwyżki kasowe,
(10) – stwierdzone niedobory kasowe,
(11) – zapłacone kary, odszkodowania,
(12) – dodatnie różnice kursowe (dotyczy środków pieniężnych w walutach obcych),
(13) – ujemne różnice kursowe (dotyczy środków pieniężnych w walutach obcych).
Rozwiązanie to jest zasadne w małych jednostkach, w których operacji gotówkowych dokonują wyłącznie właściciele bądź wspólnicy (w takich jednostkach nie istnieje oddzielne stanowisko kasjera). Brak konta „Kasa” nie oznacza rzecz jasna, że jednostka nie ewidencjonuje operacji gotówkowych. Korzystając z możliwości uproszczonego podejścia do ujmowania operacji gospodarczych8, jednostka może księgować operacje gotówkowe za pośrednictwem konta, np. „Rozrachunki z właścicielem”.
3.3.3. Obrót bezgotówkowy i jego ewidencja
Obrót bezgotówkowy obejmuje rozliczenia pieniężne, które dokonywane są za pośrednictwem i pod kontrolą banku (przy wykorzystaniu rachunków bankowych). Jednostki gospodarcze mogą posiadać w banku następujące rodzaje rachunków:
• rozliczeniowe bieżące (do gromadzenia środków i dokonywania bieżących rozliczeń w walucie krajowej),
• rozliczeniowe pomocnicze (do realizacji określonych płatności w innym banku lub innym oddziale banku, w którym prowadzony jest rachunek bieżący),
• dewizowe (do dokonywania rozliczeń wyrażonych w walutach obcych),
• oszczędnościowe, np. lokat terminowych (do przechowywania środków przez czas określony w umowie z bankiem),
• środków wyodrębnionych (np. rachunek zakładowego funduszu świadczeń socjalnych),
• powiernicze (służące zabezpieczaniu transakcji pomiędzy klientami banku i ich kontrahentami).
Podkreślenia wymaga fakt, że prawo gospodarcze [ustawa o swobodzie działalności, art. 22 ust. 1] wskazuje rodzaje płatności, które muszą być realizowane w formie bezgotówkowej. I tak za pośrednictwem rachunku bankowego (a nie w gotówce) obowiązkowo dokonywane lub przyjmowane są płatności związane z wykonywaną działalnością gospodarczą w każdym przypadku, gdy:
1) stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca9 oraz
2) jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 zł, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Wszelkie płatności spełniające powyższe warunki muszą być realizowane w formie bezgotówkowej, co ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa w obrocie pieniężnym.
Zmiany w stanie środków pieniężnych znajdujących się na rachunkach bankowych ewidencjonowane są na podstawie dokumentu bankowego – wyciąg bankowy (WB), do którego dołączone są odpowiednie dokumenty źródłowe (faktura, lista płac itp.). Dzięki temu możliwe jest sprawdzenie zgodności ewidencji prowadzonej przez jednostkę z ewidencją bankową. Wszelkie błędne zapisy podlegają korekcie na podstawie noty bankowej. Dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych, w tym potwierdzające płatność bezgotówkową, powinny spełniać formalne wymogi wskazane w art. 21 ustawy o rachunkowości.
Ze względu na różnorodność rachunków bankowych, jakie może posiadać jednostka, ewidencja środków pieniężnych na rachunkach bankowych powinna być tak prowadzona, by było możliwe ustalenie stanu środków na poszczególnych rachunkach. Stąd też w ewidencji syntetycznej często wyodrębnia się konto „Rachunek bieżący” oraz „Inne rachunki bankowe”, do których – w zależności od potrzeb jednostki – może być prowadzona dodatkowo ewidencja analityczna.
Przykłady typowych operacji gospodarczych ujmowanych na koncie „Rachunek bieżący” przedstawia schemat 3.2.
Schemat 3.2. Ewidencja środków pieniężnych i rozrachunków w banku
Objaśnienia
(1) – wpłata gotówki z kasy do banku,
(2) – pobranie gotówki z banku do kasy,
(3) – otrzymanie kredytu bankowego w postaci przelewu środków na rachunek bankowy,
(4) – spłata kredytu bankowego,
(5) – przekazanie środków na inny rachunek bankowy,
(6) – zwrot środków z innych rachunków bankowych,
(7) – uregulowanie różnego typu zobowiązań,
(8) – wpływ należności różnego typu,
(9) – wykup weksla obcego, realizacja czeku obcego,
(10) – opłata
Ustawa o rachunkowości dopuszcza możliwość stosowania uproszczeń (w ramach przyjętej polityki rachunkowości), o ile nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wynik finansowy [art. 4 ust. 4].
Przedsiębiorcą w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną – wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą [art. 4 ust. 1].