Veranstaltungsorganisation. Marco Gödde
zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Begründungen
Lösungsansatz
- Besucherzählung und –dokumentation durch dafür abgestellte Mitarbeiter
- Besucherbefragung und Feedback-Dokumentation sowie –Auswertung durch Marktforschungsinstitut
- Dokumentierter Messe-Lead-Prozess mit Follow-Up-Szenario durch Standbesatzung und Vertriebsmannschaft
- Dokumentation der Kontakte und Vertragsabschlüsse sowie des Ordervolumens durch die Standleitung
- Analyse des Geräteverkaufs im Nachmesse-Zeitraum durch Vertriebsabteilung
Frage 7.2 (2 von 8 Punkten)
Es sollen zwei Möglichkeiten genannt werden, in welcher Form die Zielerreichung dem Auftraggeber dokumentiert werden kann.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 2 Nennungen
Lösungsansatz, z.B.
- Diagramme und aufstellende Abbildungen
- Zitierte Kundenaussagen
- Fotobericht, Videodokumentation
IHK-Abschlussprüfung Winter 2010/11 (Veranstaltungsorganisation 1.1)
Synopsis:
Die Juniversal-Event GmbH gehört seit drei Jahren einem Branchenverband an. Dieser plant für den Nikolaustag im nächsten Jahr (6. Dezember 2011) die jährlich stattfindende Verbandsgala in Hamburg, bei der ausgesuchte Business-Event-Konzepte des Vorjahres ausgezeichnet werden, die von Mitgliedsunternehmen in die Realität umgesetzt wurden. Eingeladen werden sollen zu dieser ausgelassenen Feier in der Regel bis zu 300 Besucher aus der Agenturenszene, von Zulieferern und aus der Fachpresse.
Die Ausrichtung wird im November 2010 verbandsintern als bezahlte Wettbewerbspräsentation (Pitch) an drei Mitgliedsagenturen ausgeschrieben. Als Projektmanagerin arbeiten Sie bei der Juniversal und sollen das Konzept für die Pitch-Präsentation zum 15. Januar 2011 vorbereiten. Hierbei treten noch zwei weitere Agenturen aus Köln und Hamburg an.
(Anmerkung des Autors: Realitätsnahe Vorlage für diesen IHK-Sachverhalt ist der damals noch existierende Verband FME – Forum Marketing Eventagenturen. Dieser richtete jährlich den EVA – Eventaward aus; hier wurden in verschiedenen Kategorien ausgewählte Eventmarketing-Konzeptionen von Mitgliedern prämiert. Tatsächlich wurde jedes Jahr ein interner Pitch ausgeschrieben und die jeweilige Gewinneragentur organsierte dann den entsprechenden Award.)
Das Kurzbriefing
Datum: 6.12.2011, ab 19 h
Teilnehmerzahl: ca. 300 Besucher
Ort: Hamburg, in angesagter Location
Programmwünsche: Moderatoren-Duo, Impulsvortrag durch Key-Note-Speaker, Preisverleihung in fünf Bereichen, Networking-Possibilities, kurze Künstlergigs, Cateringbuffet, fette Party am Schluss
Die ausgeschriebene Gala soll bereits zum zehnten Mal stattfinden.
Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, rechtliche Rahmenbedingungen, Nachbereitung von Veranstaltungen
1. Aufgabe (ca. 20 Minuten Bearbeitungszeit, 18 Punkte)
Frage 1.1 (6 von 18 Punkten)
Im Rahmen des Rückbriefings sollen sechs Charaktermerkmale möglicher Gäste genannt werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 6 Nennungen
Lösungsansatz
(Der Prüfer fragt hier eher allgemeine Zielgruppenmerkmale für diese Veranstaltung ab. Folgende Merkmale können genannt werden - sechs davon, ggf. strukturiert, nennen):
- Persönliche Merkmale: Lebensalter, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Religion
- Gesellschaftliche Merkmale: Milieu, Status, Bildungsstand
- Berufliche Merkmale: Branche, Funktion im Unternehmen, Eventbezug, Spezialisierung
Frage 1.2 (4 von 18 Punkten)
Es sollen zwei potenzielle Ziele für das Event aufgeschrieben werden, die der „SMART“-Formel entsprechen.
Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 2 Formulierungen
Lösungsansatz
SMART-Formel = Ziele sollen zu Projektbeginn spezifisch, messbar, angemessen, realistisch bzw. relevant und terminiert formuliert werden, dann im Rahmen des Projektmanagements laufend überprüft und anschließend nachbereitet werden.
Eine mögliche Lösung:
Spezifische Zielformulierung: Neben möglichst allen Mitgliedsagenturen sollen auch Entscheider von großen Kundenunternehmen sowie die relevante Fachpresse teilnehmen.
Messbare Ziele: Es sollen über 300 Teilnehmer angemeldet sein, von denen auch über 280 tatsächlich anwesend sind; selbst um Mitternacht sollen noch über 200 Besucher mitfeiern.
Angemessenes (erreichbares) Ziel: Als Top-Act soll ein angesagter deutscher Popstar auftreten.
Realistisches/relevantes Ziel: Das vorgegebene Budget soll nicht überschritten werden.
Terminierung: Ein Projektplan mit Meilensteinen wird erstellt, laufend aktualisiert und eingehalten.
Frage 1.3 (3 von 18 Punkten)
Es sollen drei Ausprägungen angegeben werden, die internationale Gäste betreffen.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe
Lösungsansatz, z.B.
- Bestimmte kulturelle Verhaltensweisen
- Besonderheiten beim Catering (Berücksichtigung lokaler und ggf. religiös bedingter Essgewohnheiten)
- Evtl. Dolmetschen oder Simultanübersetzung von Programmpunkten
- Lange Anreise, Anforderungen an die Unterbringung, Organisation von Transfers, ggf. Berücksichtigung der potenziellen Zeitverschiebung
Frage 1.4 (5 von 18 Punkten)
Es sollen fünf Fragen gestellt werden, die nach dem jetzigen Stand des Briefings noch offen, aber dennoch wichtig für das Konzept sind.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Frage
Lösungsansatz, z.B.
- Welche kommunikativen Ziele stehen im Mittelpunkt?
- Gibt es bereits ein Motto, einen Claim oder ein Leitmotiv für die Veranstaltung?
- Sind bereits Locations in der Vorauswahl?
- Soll sich auch um die Anreise und Unterbringung der Gäste gekümmert werden?
- Ist die künstlerische und inhaltliche Ausgestaltung frei, welche konkreten Vorgaben gibt es?
- Wie hoch ist das Budget und welche Leistungen umfasst es im Detail?
- Gibt es aufgrund des jährlichen Zyklus bereits feste Dienstleister oder Partner, z.B. bei der Veranstaltungstechnik oder