Veranstaltungsorganisation. Marco Gödde
Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit und des Dialogmarketings. Allerdings kann die Veranstaltung auch als Verkaufsförderungsmaßnahme im Rahmen des Handelsmarketing-Engagements des Unternehmens betrachtet werden.
Frage 2.2 (4 von 10 Punkten)
Es soll erklärt werden, worauf man unter Zugrundelegung des integrierten Kommunikationsansatzes im Besonderen achtgeben sollte.
Bis zu 4 Punkte für die richtige Erklärung
Lösungsansatz, z.B.
Als integrierte Kommunikation bezeichnet man gemeinhin die strategische und konkrete Abstimmung von Kommunikationsmaßnahmen aufeinander: die richtige Dosis zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Form für, die richtige Zielgruppe. Integrierte Kommunikation bedeutet konkret, die Kommunikationsmaßnahmen aufeinander abzustimmen, das heißt miteinander zu vernetzen, miteinander zu verzahnen und im Sinne der wechselseitigen Befruchtung zu gestalten, um ganzheitlich agierend eine höhere kommunikative Wirkung zu erzeugen.
Für unser Event bedeutet dies, die Veranstaltung räumlich, zeitlich, formal und inhaltlich mit anderen Maßnahmen in den anderen Kommunikationskanälen zu verbinden bzw. zu vernetzen. Typischerweise spielen dabei folgende Bereiche eine fruchtbare Rolle:
- Einbindung des Corporate Designs
- Einbettung in die klassische Werbung, das Onlinemarketing und die Öffentlichkeitsarbeit (PR)
- Einbeziehung der aktuellen Claims, Kampagnen und Kommunikationsschwerpunkte
3. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 12 Punkte)
Frage 3.1 (6 von 12 Punkten)
Im Rahmen des Rebriefings werden weitere offene Themen angesprochen. Zunächst sollen Teilzielgruppen für das Event definiert werden.
Bis zu 6 Punkte für drei oder sechs richtige Nennungen
(Anmerkung des Autors: Wie so oft in den offenen Teilen der IHK-Prüfungen soll hier lediglich eine Konkretisierung der bereits im Sachverhalt genannten Zielgruppen vorgenommen werden.)
Lösungsansatz, z.B.
- Wirte bzw. Eigentümer von lokalen, relevanten gastronomischen Betrieben
- Mitarbeiter von Event- und Promotionagenturen
- Vertreter der Getränkegroßhändler
- Vertreter des Einzelhandels
- Entscheider aus Politik und Wirtschaft
- Journalisten der Fach- und Publikumspresse
- Influencer, Blogger, Personen des öffentlichen Lebens
Frage 3.2 (6 von 12 Punkten)
Ein Montag im November 2011 wird als Termin präferiert. Es soll begründet werden, warum dieser Wochentag sich anbietet.
Bis zu 6 Punkte für die richtige Begründung
Lösungsansatz, z.B.
Der Montag ist in der Gastronomie häufig ein Ruhetag, so dass erstens zügig und kostengünstig ein freies Lokal als Veranstaltungsort gefunden werden kann und zweitens die Vertreter der Zielgruppe auch entsprechend Zeit haben dürften. Selbst bei geöffneten Lokalen (in Berlin durchaus üblich) ist der Montag in der Regel ein vergleichsweise umsatzschwacher Wochentag, so dass die Entscheider ihr eigenes Unternehmen auch mal verlassen können sollten.
4. Aufgabe (ca. 15 Minuten Bearbeitungszeit, 16 Punkte)
Frage 4.1 (6 von 16 Punkten)
Das Einladungsszenario soll sicherstellen, dass auch wirklich 200-wertige Besucher teilnehmen. Es sollen neben dem Corporate Design sechs Mindestinformationen eines Einladungsschreibens genannt werden.
Je bis zu 1 Punkt für jede von 6 richtigen Nennungen
Lösungsansatz, z.B.
(6 von den genannten Inhalten auswählen)
- Veranstaltungsdaten: Anlass, Datum, Uhrzeit, Dauer, Location, Adresse, Ablaufinformationen
- Rückmeldedaten: Fristen, Ansprechpartner, Kontaktinformationen, Anfahrtsbeschreibung
- Formulardaten mit Angaben zum Teilnehmer inkl. Stellung im Unternehmen
- Grafische Gestaltungselemente: Fotos, Logos, Layout
Frage 4.2 (4 von 16 Punkten)
Nun soll nachvollziehbar ermittelt werden, wie viele Zielgruppenvertreter bei einer Ausfallquote von ca. 30% eingeladen werden müssen, um 200 Teilnehmer zu generieren.
Bis zu 4 Punkte für die richtige nachvollziehbare Berechnung
Lösungsansatz
(Anmerkung des Autors: Bitte Rechenweg angeben und Antwortsatz bilden.)
Einzuladende Besucher (x) = 100 %, 200 Besucher = 70 %.
200 / 70 x 100 = 285,71
Es müssen mindestens 286 PAX geladen werden, damit bei einer Ausfallquote von ca. 30 % mindestens 200 Teilnehmer kommen werden.
Frage 4.3 (6 von 16 Punkten)
Es sollen zwei konkrete Maßnahmen beschrieben werden, wie auch bei einem nicht ausreichenden Rücklauf die angestrebte Teilnehmerzahl von 200 zusagenden Kontakten erreicht werden kann.
Je bis zu 3 Punkte für jede richtige Beschreibung
Lösungsansatz, z.B.
(2 Maßnahmen beschreiben)
- Eine höhere Zahl von möglichen Teilnehmern ansprechen
- Vorzeitige aktive Ansprache durch die Markenbotschafter
- Langfristiger Versand eines Terminblockers
- Persönliche telefonische Akquise (Nachtelefonieren)
Eine weitere Einladungswelle auslösen
5. Aufgabe (ca. 15 Minuten Bearbeitungszeit, 16 Punkte)
Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 5
Als Location wurde ein Restaurant ausgewählt, welches in dem angesagten Stadtbezirk Friedrichshain-Kreuzberg liegt. Der Gastraum könnte wie folgt gestaltet werden:
Frage 5.1 (4 von 16 Punkten)
Es sollen zwei Kriterien beschrieben werden, warum eine Machbarkeitsstudie vom Technik-Verantwortlichen anhand der Grundrisse und Konzeptionsvorschläge gemacht werden sollte.
Je bis zu 2 Punkte für jede von 2 richtigen Beschreibungen
Lösungsansatz, z.B.
- Es sollte im Rahmen einer technischen Machbarkeitsstudie vor allem fundiert geprüft werden, ob alle Sicherheitsbestimmungen der relevanten Verordnungen erfüllt sind bzw. werden können; hier sind vor allem die jeweils gültige Versammlungsstättenverordnung sowie die geltenden berufsgenossenschaftlichen Vorschriften zu nennen, im Speziellen die DGUV 17 (früher: BGV C1). Aspekte wie Fassungsvermögen, Fluchtwege, Brandschutzvorschriften, Sanitäranlagen und Bestuhlungspläne spielen dabei eine wichtige Rolle.
- In einer Machbarkeitsstudie spielt es in der Regel auch eine wichtige Rolle, zu überprüfen, ob die in den Konzepten und Aufrisszeichnungen gemachten Pläne auch mit der Wirklichkeit