Veranstaltungsorganisation. Marco Gödde
Welche Leistungen sollen die Agentur konkret übernehmen bzw. arrangieren?
- Ist die Agentur Generalunternehmer oder berechnen die Zulieferer direkt an den Auftraggeber (Verband)?
Anmerkung: Es empfiehlt sich, Wiederholungen zu vorherigen Antworten zu vermeiden.
2. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)
Es sollen sechs Bestandteile eines Konzeptes angegeben werden. Zusätzlich soll der Bestandteil herausgestellt und begründet werden, der dafür ausschlaggebend sein könnte, dass unser Konzept sich durchsetzt.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe, bis zu 4 Punkte für die schlüssige Begründung
Lösungsansatz, z.B.
Ein Konzept, das als Grundlage für die Präsentation dient, kann folgendermaßen gegliedert
sein:
1. Deckblatt mit Inhaltsübersicht, eventuell auch Kurzvorstellung der Agentur
2. Ausgangslage
3. Zielgruppe
4. Aufgabe / (Kommunikations-)Ziel
5. Idee / Motto / Story / Leitmotiv
6. Strategie
7. Umsetzung / Programm (einzelne Maßnahmen)
8. Ablauf (inklusive Ablaufplan), ggf. Projektplan
9. Details (Location, Acts, Catering, Teilnehmermanagement)
10. ggf. Alternativen / Add-Ons
11. Budgetübersicht / Kalkulation
Bestimmender Bestandteil, z.B.:
Grobkalkulation: Hier ist ausschlaggebend, ob es der Agentur gelingt, mit ihrer Idee bereits in dieser frühen Budgetierungsphase im Kostenrahmen zu bleiben. Es sollte stets vermieden werden, die Kostengrenze z.B. aufgrund einer zu aufwendigen Inszenierungsidee zu überschreiten.
Story / Motto / Dramaturgie: Eine überzeugende Grundidee, die sich bestenfalls als roter Faden durch die Eventinszenierung zieht und sich in einem knackigen Motto oder in einem attraktiven Leitmotiv bündelt, ist eine gute Grundlage, um den Kunden zu überzeugen, unsere Konzeption auszuwählen.
Programm: Ein hochwertiger, stimmiger und den Kommunikationszielen entsprechender Programmablauf motiviert den Kunden dazu, uns den Zuschlag zu geben.
Locationauswahl: Das Anbieten eines exklusiven, passenden und attraktiven Veranstaltungsorts kann als gute positive Antwortgrundlage dienen.
3. Aufgabe (ca. 30 Minuten Bearbeitungszeit, 36 Punkte)
Frage 3.1 (15 von 36 Punkten)
Folgende Visualisierung des Projektablaufs wird vorgegeben:
Es sollen hierzu 15 wichtige Arbeitsschritte chronologisch aufgelistet werden.
Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 15 Eintragungen
Lösungsansatz, z.B.
Bis 15. Januar 2011 (Wettbewerbspräsentation)
- Briefing und Rebriefing
- Konzeption inkl. Kalkulation
- Programmplanung
- Konzeption inkl. Ressourcenrecherche (Lösungen, Kosten, Dienstleister und Lieferanten)
- Booklet und Handout erstellen und vorbereiten
- Präsentation inkl. erster Projekt- und Ablaufpläne
- Erstellung Angebot
- Option von Ressourcen/Lieferanten/Dienstleistern
Ende Januar bis Ende Februar 2011 (Phase nach Vertragsschluss, Feinkonzeption)
- Auftragsvergabe (Bestellung), Einsparpotentiale verhandeln, Auftragsbestätigung, Vertragsunterzeichnung
- Feinkalkulation
- Detailplanung inkl. sich konkretisierender Raum- und Ablaufplanung
- Vertragsabsprachen mit Locations, Künstlern, Referenten, Zulieferern
- Vorab-Begehung der Location
- Optionen absagen oder bestätigen
- Projektteam zusammenstellen, Projektplan erstellen
- Rück- und Absprachen mit dem Kunden
Bis Ende Juli 2011 (Planungsphase)
- Organisation/Produktion/Umsetzung inkl. Beauftragung der Lieferanten
- Fortlaufender Soll-Ist-Vergleich
- Einladungsszenario
- Erarbeitung des Beteiligten-Briefings (Produktionsriders)
Bis Anfang November 2011 (Organisationsphase)
- Regieplan erarbeiten
- Fortgeführte Absprachen mit Kunden und Dienstleistern
- Künstler- und Moderatorenbriefing
- Erstellen von audiovisuellen Elementen bzw. Einspielern
- Erstellen von Veranstaltungsmaterialien (Bühnenbild, Dekoration, Informationsunterlagen/Handouts)
Bis 1. Dezember (Vorbereitungsphase)
- Gesamtablaufbesprechung
- Vorbereitung Produktionsbesprechung, Kundenabnahme und Ablaufregie
- Proben
- Logistikvorbereitung
- Ggf. Aufbaubeginn
Frage 3.2 (9 von 36 Punkten)
Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 3.2
Der Kunde sich nun für die X-Hall entschieden.
Datenblatt X-Hall
Es sollen fünf Punkte angegeben werden, die bei einer Vorab-Begehung vor Ort abgestimmt werden müssen, davon sollen zwei ausführlich begründet werden.
Je bis zu 1 Punkt für jede richtige von 5 Nennungen, je bis zu 2 Punkte für jede richtige von 2 Begründungen
Lösungsansatz, z.B.
Folgende Punkte können angegeben werden (5 auswählen und 2 begründen):
- Abgleich von Lage und Qualität der vorhandenen technischen Ausstattung mit den Technical Ridern der gebuchten Dienstleister und Künstler
- Verortung Backstage inkl. Lagerflächen von Kisten und logistischem Material
- Stromausstattung: Lage und Absicherungshöhe der Stromanschlüsse und Sicherungen
- Veranstaltungstechnik: Bühnenlage und -größe, Hallenakustik, Lichtausstattung sowie Bestuhlungsvarianten und Möbelausstattung, Sichtbehinderungen
- Anlieferungsbedingungen, Ladewege, Etagen, Treppen und Wege
Ausgewählte ausführliche Begründung, z.B.:
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