Aprovisionamiento y montaje para servicios de catering. HOTR0308. José Luis Sesmero Carrasco
la industria hostelera, y donde comienzan los servicios, pues en él se diseña, desarrolla y se elabora la oferta de los alimentos, transformando la materia prima en platos ya terminados. Para ello contará con locales destinados a almacén, dotados de la tecnología necesaria para conservar los materiales, y del contacto con una red de distribuidores que le surtirá de todo lo necesario.
La tendencia actual es hacer del departamento de producción una cocina central adaptada al tipo de oferta u ofertas diseñadas para su comercialización, con sus distintas secciones y una brigada dividida en partidas que conforman un sistema de producción adecuado a la clientela a la que se destina el trabajo. Toda la actividad en cocina se hará en dos tiempos: producción (en la cocina central) y servicio (en las instalaciones -efímeras o no- de destino).
Para ambas fases se usará el mismo personal base, pero para la fase de servicio se contratará un refuerzo que ultimará todo lo que venga de la cocina central y hará ‘in situ’ las tareas propias de dicha fase.
La oferta más básica de una empresa de catering es aquella que comprende la producción de los alimentos y su distribución junto con el resto de bienes necesarios para el servicio. Incluso si el servicio de transporte es externo (aunque no es lo habitual), se podría prescindir del personal encargado de la distribución y tener una empresa de catering que solo produjera los alimentos necesarios para un servicio contratado. La oferta puede ser bastante variada, incluyendo casi cualquier cosa que un cliente pueda requerir, para agasajar, entretener y/o avituallar a un grupo de invitados.
Importante
La oferta más básica de una empresa de catering es aquella que comprende la producción de los alimentos y su distribución junto con el resto de bienes necesarios para el servicio.
Cocina central para servicio de catering.
Logística
Este departamento abarca el grupo de tareas más complejo y variopinto de todos cuantos debe abordar un servicio de catering. Se puede dividir en muchas secciones, a saber: el servicio (camareros, marmitones, venenciadores, cortadores de jamón, etc.), el transporte (de alimentos y enseres), el montaje, las compras (que podrá negociar todas las adquisiciones tanto en régimen de compra como en alquiler) y la gestión del almacén de maquinaria y mobiliario, entre otras.
Su principal cometido será conseguir todos los bienes, útiles, maquinaria y otros recursos, tanto mecánicos como humanos, para que se lleve a cabo la organización de cualquier evento contratado, incluyendo todo aquello que vaya a ser usado, tanto por el personal como por los invitados y asistentes al montaje (cocinas, salones, escenarios para el baile, orquestas, discotecas, barras, etc.).
En algunos servicios de catering, este departamento recibe el nombre de ‘departamento de montaje’, ya que es esta tarea la que más importancia tiene de cuantas realiza en la organización de los eventos. La empresa de catering ofrece servicios de restauración a distancia que se pueden complementar con otros como el servicio de camareros, la instalación de una superficie para llevar a cabo el evento, la contratación de espectáculos, música, azafatas, etc., o el montaje de todo un evento en un contexto de trabajo, ocio, celebración o con-memoración. El departamento de logística debe dar respuesta a todo aquello que el cliente pueda demandar para su evento.
El departamento de logística debe proveer de todo lo necesario para el montaje de un evento.
Dirección (Diseño de eventos)
Es también un área compleja, aunque más especializada que la logística, ya que se ocupa de la dirección y la coordinación de todos y cada uno de los aspectos en que deriva la organización de un evento.
Si la producción es el corazón de la empresa, el diseño de eventos es el cerebro del servicio de catering, ya que se encargará, una vez se ha concretado el tipo de montaje que requiere el cliente, de redactar los ‘pedidos de servicio’ a cada uno de los departamentos implicados (que usualmente son todos): pasará a cocina un informe detallando con exactitud el tipo de servicio solicitado por el cliente (menú, número de comensales, tipo de servicio, necesidades especiales, junto con la fecha de realización y el presupuesto); desglosará a logística todo lo que se necesitará preparar para el día del evento (número de profesionales y tiempo que van a ser contratados para el servicio concreto, espacios a montar, servicios especiales, lugar y características donde se realizará el montaje y presupuesto para su departamento); pondrá en marcha al departamento comer-cial si se necesita promoción del evento (menús, cartelería, publicidad, mails, planos y todo lo que tenga que ver con comunicación); y además contratará los servicios externos que pueda requerir el cliente, tales como floristería, música, jardinería, espectáculos, asistentes, aparcacoches, etc.
Importante
Si la producción es el corazón de la empresa, el diseño de eventos es el cerebro del servicio de catering.
Como se puede apreciar, este departamento necesitará de profesionales con experiencia en varios campos, que conformen un grupo muy técnico, usual-mente multidisciplinar.
Comercial
En algunas empresas se denomina departamento externo. Se encarga de todo lo que tiene que ver con promoción, presentación y dar a conocer a la empresa y sus productos. Elabora la imagen de la empresa, capta clientes, les ofrece productos y servicios y se encarga de las tareas de comunicación entre los asistentes a los eventos organizados, si le es requerido por parte del departamento de diseño de eventos.
Generalmente son los que contactan con el cliente y ponen a toda la empresa ‘a funcionar’ para satisfacer sus necesidades. Este departamento debe estar continuamente informado de todo lo que ocurre en la empresa, para estar al día de qué puede ofertar y saber qué margen de maniobra puede tener para incorporar a dichas ofertas las peticiones de los clientes.
Las redes sociales son hoy en día muy importantes para la promoción de eventos.
Los departamentos de diseño de eventos y comercial deberán seguir una estrategia clara para promocionar sus productos y servicios y para crear una imagen de empresa, siendo coherente con ella en la forma tanto interna como externa de funcionar. La comercialización es un proceso sinérgico en que ambos departamentos deberán colaborar, siguiendo una serie de directrices:
1 Cuando se inicia la actividad empresarial se destinará una parte importante de la inversión hacia todo lo que tiene que ver con la publicidad de la misma, para dar a conocer los productos y servicios ofertados a la sociedad en la que se instala y a las empresas, entidades o particulares a los que considera clientes potenciales.
2 Para todas las empresas y también para las que pertenecen al sector hostelero será indispensable pensar bien hacia dónde dirigen su oferta antes de pensar en la comercialización del producto, y saber cuál será la ‘población diana’ con sus características propias. Con este estudio, que debe ser muy exhaustivo, y en el que se deberán tener en cuenta muchos factores, se empezará a desarrollar todo el diseño de su oferta y a organizar la actividad para destinarla al segmento poblacional que se supone es el más idóneo.
3.2. Aplicación práctica
Una empresa hostelera (restaurante en zona de playa) está pensando en desarrollar una línea de catering.