Aprovisionamiento y montaje para servicios de catering. HOTR0308. José Luis Sesmero Carrasco
personal fijo debe ser muy versátil, ya que durante toda la fase de preproducción no suele existir mucho volumen de trabajo, solo para una tarea concreta, y sí sería necesario que el profesional en plantilla dedicara partes de su tiempo a muy diversas tareas.
Todo el personal que transporte los materiales y desarrolle el montaje de las instalaciones y maquinaria puede ser de muy diversas especialidades, desde carpinteros, electricistas o fontaneros, hasta decoradores, técnicos de sonido e incluso jardineros o floristas, si la ocasión así lo demanda. Por lo general, se contratan profesionales muy versátiles, con experiencia en mantenimiento de edificios, por ejemplo, que suelen tener todos esos conocimientos, y se buscan otros más específicos para determinados montajes que así lo requieran. En última instancia incluso se contratará un servicio externo para temas concretos (arreglo y decoración de un jardín, montaje de un escenario con todos sus equipos, sonorización de un espacio, climatización, etc.).
El jefe de logística se reunirá con los jefes del área comercial y de gestión de eventos para tener una idea clara de qué es lo que se pretende llevar a cabo en un determinado servicio, visitará las instalaciones donde se acometerá el servicio y empezará a diseñar todas las actuaciones que su departamento deberá emprender. Una vez calculado todo lo necesario y diseñado el conjunto de actuaciones a llevar a cabo, se emprenderá la búsqueda de todo ello, reservando el uso de aquella maquinaria y utensilios que se tienen en propiedad, y adquiriendo el resto de materiales con la suficiente antelación. Se reunirá con los encargados de cada una de sus áreas de trabajo y les planteará la actuación para proyectar el tiempo, coste y recursos que llevará su desarrollo.
El departamento de montaje tendrá materiales en propiedad de uso común en la mayoría de montajes.
Una vez que cada departamento implicado tiene su proyecto redactado, se volverán a reunir sus responsables para coordinar los tiempos de cada trabajo y hacer coincidir de esta manera todas y cada una de las actuaciones, como si de una coreografía bien ensayada se tratase.
La logística abarcará pues todas aquellas tareas cuyo material para acometerlas esté o pudiera estar en algún momento en sus almacenes, dejando para la gestión de eventos, los montajes que requieran personal y material muy especializados, que por lo general solo se necesitará en contadas ocasiones.
Digamos que esa puede ser una de las diferencias entre el área de logística y el de diseño de eventos, como departamentos de la empresa.
El primero se centrará en los montajes más usuales y comunes a todos los servicios que se ofertan y el segundo buscará las empresas o profesionales que acometan montajes más inusuales o que necesiten de un nivel de tecnificación mayor. El área comercial podrá durante los montajes ser el nexo de unión con los clientes para mantenerlos informados de todo lo que se está haciendo y acoger posibles cambios.
Recuerde
El departamento de montaje suele estar dentro del área de logística. En algunas ocasiones se usan los términos indistintamente y se hace referencia a la logística como ‘departamento de montaje’. Es una cuestión de organización interna de cada servicio de catering.
3. Formas de trabajo en el contexto profesional de catering
A la hora de plantear, organizar y llevar a cabo un servicio de catering habrá que considerar una serie de pasos, erradicando cualquier posible incidencia durante su desarrollo. Así se deberá tener en cuenta la imagen que se quiera transmitir de la empresa, los canales de distribución adecuados, así como la política de precios apropiada, las campañas a desarrollar para dar a conocer el producto, etc.
3.1. Establecer la imagen de la empresa y de cada producto/servicio
Una vez se tienen definidos los factores básicos de la actividad (oferta, marco de actuación, población a quien se dirige, etc.), se podrá empezar a crear la estrategia para diseñar la imagen que se le dará al negocio, y que estará condicionada por todas estas cuestiones.
Se buscarán los nombres comerciales de la empresa, los productos, los servicios, etc.; se elegirán los colores corporativos y se diseñarán logotipos, uniformes y demás elementos identificativos, que servirán para que los potenciales clientes puedan identificar todo aquello que tendrá que ver en un futuro con la empresa.
Por supuesto, todos y cada uno de los elementos pertenecientes a la empresa deberán seguir una línea acorde con la idea de negocio y con lo que el cliente pueda identificar como propio de la imagen corporativa elegida. Con todo ello es muy importante tratar de ‘dar en el clavo’ en las primeras promociones, ya que en cuestiones de crear imagen es muy difícil deshacer un camino ya andado.
Recordar que una imagen vale más que mil palabras.
3.2. Encontrar los canales de distribución más adecuados
En el servicio de catering este es uno de los aspectos más variables ya que no siempre se usa el mismo canal de distribución para el producto/servicio. A menudo se da el caso de que es el propio cliente el que proporciona el lugar donde se realizará el evento, o quien lo consigue con sus medios, y solo demanda de la empresa la preparación y desarrollo del servicio en el lugar por él elegido.
En este punto, los servicios de catering pueden ofrecer tres vías de distribución, y por lo general las contemplan todas:
1 En un espacio aportado por la propia empresa, que puede ser en propiedad o adquirido para la ocasión.
2 En algún local, finca u otro lugar asociado, con el que se tiene algún tipo de acuerdo -incluso en exclusividad- para organizar los eventos a sus clientes.
3 En un espacio elegido por los clientes, ya sea de su propiedad, cedido por un tercero o alquilado para la ocasión.
En la actualidad muchos son estos espacios que se ofertan como lugares para la organización de eventos (fincas, palacetes, edificaciones históricas, hoteles, cortijos, parques, jardines, etc.), por lo que será tarea del departamento comercial contactar con el máximo número de ellos para ofertarles algún acuerdo de colaboración. Usualmente tanto al servicio de catering como a los dueños de estos espacios les interesa que unos oferten sus productos como ‘recomendables’ para la organización de eventos en dicho lugar, y que los otros puedan recomendar la organización del evento requerido en algún lugar con el que tienen acuerdo a cualquier cliente que necesite de ambos servicios.
Boda celebrada en finca privada
En los términos de ese acuerdo se puede llegar al primero de los supuestos antes expuestos, y es que la empresa de catering se instale de forma fija en las instalaciones de alguno de los espacios con los que se llega a un acuerdo, estableciendo allí su centro de producción y otras dependencias fijas.
Los posibles menús deben estar en los principales lugares que se ofertan para eventos.
3.3. Diseñar una política de precios apropiada
Es muy importante conocer cómo operan las demás empresas de la zona para adecuarse a los precios en los que se suelen mover, y para ofrecer algún extra bien en la calidad de la oferta o bien en el ajuste de dichos precios.
Esto es algo que debe ir como parte de la estrategia de imagen o ‘política de empresa’, ya que