Metamanagement (Aplicaciones, Tomo 2). Fred Kofman

       CAPÍTULO 8

       CHECK-IN

       Demasiadas veces comenzamos una reunión y no nos damos cuenta de que dos tercios de los presentes no tienen idea de por qué están allí. Por supuesto, no hay tiempo para explicarles, estamos demasiado preocupados por cumplir la agenda.

       Al final de la reunión asumimos, sin verificarlo, que todos comprendieron los temas y se comprometieron con las decisiones.

       Después, no se cumple lo que acordamos. Es un desastre.

       Y nos sorprendemos, ya que pensábamos que la reunión había sido estupenda. De hecho, siempre pensamos que cuantas menos preguntas se hagan, mejor. Si no hay preguntas, inferimos que todo el mundo entendió y estuvo de acuerdo.

       David Meador,

      Vicepresidente de Finanzas, Compañía Eléctrica de Detroit

      ANA ENTRA DEPRISA EN LA OFICINA con diez minutos de atraso. “Perdonen la demora”, dice agitada. Con gesto nervioso se lanza a la tarea”. Veamos, ¿Dónde está la agenda? Ah, aquí está. Juan, ¿por qué no empieza con el informe de la política de su área respecto a las condiciones de pago para grandes clientes?”.

       Ana, Pedro, Estela y Juan están celebrando su cuarta reunión inter-áreas para coordinar la nueva estrategia de marketing. Los cuatro han sido designados para concurrir a juntas semanales en representación de sus departamentos. Hasta el momento, todos han encontrado estas reuniones estresantes y poco efectivas, pero a ninguno se le ocurren modificaciones que puedan mejorar el trabajo grupal.

       Ana conduce la reunión como de costumbre: primero los informes sobre temas pendientes, seguidos por un debate y un acuerdo sobre los pasos para resolverlos; finalmente, los planes de acción para la semana entrante. Los encuentros parecen eficientes, bien enfocados y orientados a la acción. Pero las decisiones rara vez son llevadas a cabo. “Misteriosamente” aparecen problemas que impiden a los departamentos ajustarse a las nuevas normas acordadas. A pesar del compromiso explícito de coordinar esfuerzos, cada área desea preservar su independencia. Tanto a nivel organizacional como a nivel personal, es mucho lo que queda sin decir, oculto por debajo de la superficie.

       Si uno pudiera ver qué está pasando por la mente de los participantes al inicio de la reunión descubriría que:

      • Ana llegó tarde porque su hijo estuvo tosiendo toda la noche. Está preocupada por él. También se pregunta cómo será capaz de trabajar todo el día habiendo dormido sólo un par de horas.

      • Juan se ha enterado ayer de que su padre tiene un tumor. Hubiera querido poder tomarse el día para acompañarlo a hacerse una biopsia. Está preocupado, distraído y triste.

      • Estela se siente frustrada. Cree que Ana es demasiado autocrática en su manejo de las reuniones y que empuja al resto de los participantes a donde ella quiere. Estela necesita definir ciertos parámetros sobre la campaña publicitaria, pero Ana viene posponiendo el tema desde hace tres semanas.

      • Pedro está resentido por tener que asistir a la junta. Tiene muchas cosas que hacer y considera que el encuentro con el grupo es una pérdida