Własna firma krok po kroku. Grzegorz Krzemień
zleceń, na samym początku zapewne umowa o pracę dla kogoś, kto z tobą pracuje, to z twojej perspektywy nieosiągalny jeszcze szczyt marzeń. Najchętniej pracowałbyś z freelancerami, ponieważ wiesz, że możesz skorzystać z ich umiejętności we właściwym momencie, tylko wówczas, kiedy jest dla nich praca, więc odpada ważny koszt stały. Ale pieniądze to nie wszystko. Człowiek, który namalował graffiti w siedzibie Facebooka, dostał za to zlecenie akcje wtedy mało znanej firmy18. Jeśli znajdziesz takich samych jak ty napaleńców, można rozliczać się obietnicą przyszłych zysków, np. dzieląc się udziałami w firmie. To może się całkiem nieźle sprawdzić. I jest to bodaj jedyny okres w firmie, kiedy osoby przychodzące, mogą stać się jej współwłaścicielami. Później, gdy organizacja się rozwinie i ustabilizuje swój byt na rynku, nabierze kształtu, nie będzie to takie proste. Wtedy będziemy już dyskutować o konkretnych pieniądzach, a nie ich obietnicy.
Kontrolowanie kosztów może przybrać rozmiar paranoiczny, a na pewno będzie tak postrzegane przez osoby pracujące dla ciebie, przez tych, których w międzyczasie zatrudnisz czy w inny sposób zaangażujesz. Trudno. Lepiej być uznanym za świra bądź skąpca, niż obrosnąć w długi, które niechybnie pociągną całą firmę na dno.
Nie daj się jednak przekonać, że trzeba redukować koszty i ciąć wszystko, co popadnie. W trudniejszych dla firmy chwilach takie podejście to ostateczność. Na początku działalności nie raz i nie dwa byliśmy w finansowych tarapatach. W pierwszej kolejności zastanawialiśmy się przede wszystkim, co zrobić, żeby zwiększyć sprzedaż i jakie usprawniające działania operacyjne wdrożyć, żeby uzyskać wyższą marżę. W tej właśnie kolejności. W myśl zasady, że koszty to jedna strona huśtawki, którą trzeba zrównoważyć.
Cash flow na +
W biznesie można być milionerem, a jednocześnie aktualnie nie mieć pieniędzy. Zatory w płatnościach to coś, z czym w tej fazie rozwoju firmy musisz się nauczyć żyć. Jeżeli i ciebie dotknie ta choroba, staraj się nie chować głowy w piasek i być fair wobec ludzi – kooperantów i pracowników – i mówić o tym, że nie masz pieniędzy, ale będziesz miał je wtedy i wtedy. Większość to rozumie i choć z niecierpliwością, to zaczeka na swoje pieniądze.
Z mojej obserwacji wynika, że im większe firmy, z którymi pracujesz, tym problemy z płatnościami są mniejsze, ale terminy płatności, na które musisz przystać, są dłuższe. Obecnie, zgodnie z prawem, maksymalny termin płatności to 60 dni. Czyli po skończeniu pracy, czekasz te dwa miesiące na pieniądze. A zdarzyły się przypadki, kiedy firmy w ramach negocjacji próbowały wydłużyć ten termin; maksymalna propozycja, z którą się spotkałem, to 180 dni!
Co robić, żeby było lepiej z tym cash flow na +? Staraj się dzielić pracę na mniejsze etapy, by po każdym z nich wystawiać fakturę za zrealizowane właśnie zadanie. A optymalnie – staraj się rozliczać co miesiąc za przepracowane godziny lub negocjuj opłatę miesięczną za to, czego się podjąłeś. W dłuższej perspektywie daje ci to lepszą kontrolę nad przepływami pieniężnymi oraz większą przewidywalność w finansach firmy. Gdy minie termin płatności, a nie masz pieniędzy na koncie, nie bój się zadzwonić i upominać o nie19.
Na początku do ogarnięcia finansów wystarczy prosty arkusz kalkulacyjny, w którym będziesz zestawiać koszty i przychody oraz wpisywać przyszłe potencjalne przychody. Do dziś pamiętam to odpytywanie się nawzajem w firmowym gronie, kto, kiedy i na jaką kwotę wystawi fakturę oraz jakich spodziewa się kosztów.
Dużo stresu kosztowało nas pilnowanie, aby faktury kosztowe i przychodowe wystawić w tym samym okresie rozliczeniowym. Znam przypadki, gdy jednego miesiąca firmy chwaliły się olbrzymimi zyskami, by potem przymierać głodem, kiedy to przyszła faktura kosztowa. Początki firm obfitują w takie finansowe amatorstwo.
W naszej branży – reklamy online, która wówczas raczkowała – mieliśmy finansowy spokój ducha, jeżeli widzieliśmy, że cash flow jest na plus na trzy miesiące do przodu. W razie potknięcia, wiedzieliśmy, że w ciągu tych miesięcy będziemy mieli czas na reakcję. W innych branżach może być inaczej, ale równoważenie kosztów i przychodów w dłuższym horyzoncie czasowym to kluczowa dla istnienia firmy umiejętność.
Przychody minus koszty, czyli jest zysk!
Zyskiem zamyka się pierwszy rozdział historii firmy. Z moich doświadczeń oraz licznych rozmów z podobnymi przedsiębiorcami wynika, że pierwszy stabilny zysk pojawia się mniej więcej po dwóch latach działania. Oczywiście zależy to od branży. Ale w większości przypadków te dwa lata są cezurą, po której albo to, co robisz, ma sens i pojawiają się pieniądze, albo trzeba poważnie pomyśleć, co z tym fantem zrobić.
Zaczynasz wypłacać sobie pensję, która nie powoduje, że musisz oszczędzać na jedzeniu (nie przesadzam!). Nadal jednak trzeba pamiętać, że ludzie, którzy dla ciebie pracują, stoją w kolejce po wypłatę i są przed tobą20, ponieważ brak poczucia stabilności wypłaty jest ważnym czynnikiem, który powoduje chęć zmiany pracy. Na tak wczesnym etapie rozwoju firmy więzi z pracownikami nie są aż tak silne, jak później. Pracownicy traktują cię jak wariata porywającego się z motyką na słońce. W takich okolicznościach każdy sygnał, że coś jest nie tak z kasą, dla większości ludzi stanowi silny impuls do zmiany.
Jeżeli nie znasz się na finansach, a właściwie – nawet jeśli się znasz, zatrudnij fachowca od księgowości. Przepisy zmieniają się tak szybko, że nie jesteś w stanie tego ogarnąć. Funkcjonujesz w firmie po to, by ją rozwijać, a nie pilnować numerów faktur. Pamiętaj o tym. Poza tym jest wtedy ktoś, kto wytłumaczy ci, że nie traktujesz VAT-u jako fajnej górki pieniędzy, która bierze się nie wiadomo skąd i którą możesz roztrwonić. Znam przypadek, kiedy początkujący przedsiębiorcy balowali, bo klient „przesłał więcej pieniędzy”, czyli fakturę powiększoną o VAT, a potem był problem z zapłaceniem podatku. A, niestety, urząd skarbowy nie zna się na żartach.
Bliżej trzeba się przyjrzeć rentowności tego, co robicie, i utrzymywać ją na takim poziomie, aby można było sobie pozwolić na odkładanie w kolejnych miesiącach oszczędności na przyszłe inwestycje. Inwestyje brzmią poważnie, więc od razu dopowiem, że na tym etapie nie chodzi o zakup ziemi pod nowy gazoport, a o bardziej codzienne problemy, jak np. zatrunienie nowego handlowca czy zakup potrzebnego oprogramowania. Oczywiście na początku niełatwo poznać rentowność innych firm i w związku z tym nie wiesz, jak wypadasz na tle branży. Do mnie ta informacja dotarła dopiero po kilku latach działalności. W moje branży wynosi ona kilkanaście procent. Jeśli osiągasz kilka procent, to otrzymujesz już sygnał, że z firmą jest coś nie tak. Z kolei rentowność sięgająca powyżej 20 procent oznacza, że firma jest dobrze zarządzana.
Ten etap to również fantastyczny czas, kiedy możesz wykazać się niesamowitą kreatywnością, żeby maksymalnie obniżyć koszty. Drukowanie na drugiej stronie zadrukowanych kartek? Proste. Wykorzystywanie darmowych wersji oprogramowania do oporu? No jasne. Naciąganie licencji na software? Tak, to proste. Ale też nielegalne. Więc są granice oszczędzania, których się nie przekracza.
W tym okresie w sferze finansowej dominuje spojrzenie krótkookresowe. Masz w sobie głębokie przekonanie, że jesteś tak dobry, jak twój ostatni kwartał. Jest w tym odrobina racji, bo bez oszczędności lub możliwości kredytowania z reguły sił i środków na działanie – kiedy koszty są wyższe niż przychody – wystarcza na kwartał.
Jak wspomniałem, na wielu polach potrzebna jest odwaga i determinacja. Powtórzę: nie bój się dzwonić do klientów i ponaglać do uregulowania zobowiązań, jeśli są przeterminowane. Im większa firma,
Por.:
Więcej o zatorach płatniczych i terminach co do zasady, np.:
O tym, jak bardzo tego rodzaju zasady mogą wpływać na współpracę i kulturę organizacyjną, zob. w: S. Sinek,